"Se avessi un'ora per salvare il mondo, spenderei cinquantacinque minuti per definire il problema e solo cinque minuti per trovare la soluzione."
– Albert Einstein, Fisico
Processi di business progettato per risolvere i problemi sono fondamentali per un business efficiente. Il processo aziendale manuale attira errori umani, servizi in ritardo, qualità scadente e costi enormi. È possibile evitare questi problemi rivedendo periodicamente il processo o automatizzandolo.
L'automazione dei processi aziendali (BPA), nota anche come automazione aziendale o trasformazione digitale, è destinata a crescere un tasso di crescita annuo del 13% 1 . Gartner prevede a Riduzione del 69% del carico di lavoro dei manager 2 con l'aiuto dell'automazione entro il 2024. Sfrutta il potenziale del BPA per ridurre i costi operativi del 60% 3 .
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Process Designer sfrutta i processi correnti per automatizzare flussi di lavoro complessi e ripetitivi di marketing, business, servizio clienti e risorse umane. Approfitta di One View per ottenere una visualizzazione unificata dei dati, eliminare i silos di dati tra reparti e offrire una visualizzazione unificata in tutta l'organizzazione. Implementa il BPA basato sui dati per aumentare l'efficienza, ridurre al minimo i costi, semplificare e ottimizzare i processi.
Che cos'è l'automazione aziendale?
Automazione aziendale è l'uso della tecnologia per automatizzare attività e processi aziendali ricorrenti, riducendo o eliminando lo sforzo manuale. IBM definisce l'automazione dei processi aziendali come l'applicazione della tecnologia digitale a "L'automazione dei processi aziendali (BPA) è una strategia che utilizza il software per automatizzare processi aziendali complessi e ripetitivi.” L'automazione aziendale si concentra sul miglioramento della coerenza dei processi, sulla riduzione degli interventi manuali e sull'aumento della visibilità operativa tra sistemi e team.
Un'azienda automatizzata si basa su flussi di lavoro e regole predefiniti per garantire che le attività procedano in modo coerente e controllato. Ciò include approvazioni, notifiche, aggiornamenti dei dati e integrazioni tra le applicazioni. Automazione dei processi aziendali consente alle organizzazioni di progettare, eseguire e monitorare i flussi di lavoro anziché affidarsi al coordinamento manuale.
L'obiettivo principale di BPA è semplificare le operazioni quotidiane per garantire il corretto funzionamento dell'azienda. Queste attività di "gestione aziendale" sono i processi fondamentali che generano fatturato e contribuiscono a garantire l'efficienza aziendale, come l'elaborazione degli ordini e la gestione dei conti clienti.
L'automazione aziendale supporta la scalabilità consentendo alle organizzazioni di gestire carichi di lavoro più elevati senza aumentare la complessità operativa.
Perché l'automazione aziendale è importante
L'automazione aziendale è importante perché i processi manuali aumentano il rischio operativo e limitano l'efficienza.
Applicando automazione dei processi aziendaliLe organizzazioni acquisiscono un maggiore controllo sui flussi di lavoro e sui risultati. I processi automatizzati semplificano il monitoraggio dei progressi, l'identificazione dei colli di bottiglia e l'applicazione di un'esecuzione coerente tra i reparti. Questo livello di visibilità è fondamentale per i team operativi che devono monitorare le prestazioni, gestire le eccezioni e mantenere la governance senza dover ricorrere a follow-up manuali. L'automazione aiuta inoltre a standardizzare i processi tra sedi e unità aziendali, riducendo la dipendenza dalle singole procedure.
L'automazione consente alle organizzazioni di riallocare gli sforzi dalle attività ripetitive ad attività a più alto valore aggiunto, come l'analisi, il processo decisionale e il miglioramento dei processi. Questo cambiamento migliora la produttività della forza lavoro e consente ai team di concentrarsi sui risultati anziché sull'esecuzione. Nel tempo, l'automazione supporta anche migliori previsioni e pianificazione della capacità, fornendo dati affidabili a livello di processo.
Come BPA, RPA e BPM interagiscono
Business Process Automation (BPA), Robotic Process Automation (RPA) e Business Process Management (BPM) affrontano diversi livelli di automazione all'interno di un'organizzazione. IBM spiega che questi approcci si completano a vicenda e offrono i risultati migliori se applicati insieme come parte di una strategia di automazione strutturata, piuttosto che come iniziative autonome.
Il BPM ne costituisce la base. Si concentra sulla progettazione, modellazione e ottimizzazione dei processi aziendali end-to-end. Il BPM definisce il flusso di lavoro tra sistemi, team e dati, garantendo che i processi siano standardizzati e governati prima dell'introduzione dell'automazione. Questo passaggio è fondamentale per mantenere controllo, conformità e coerenza man mano che l'automazione si espande.
BPA si basa su BPM automatizzando i flussi di lavoro definiti. Gestisce approvazioni, instradamento delle attività e integrazioni di sistema per garantire l'esecuzione coerente dei processi su larga scala. BPA consente l'esecuzione end-to-end dei processi coordinando persone, sistemi e dati all'interno di un unico flusso di lavoro.
L'RPA opera a livello di attività e supporta l'automazione laddove l'integrazione diretta del sistema è limitata. Automatizza le attività ripetitive basate su regole interagendo con le applicazioni nello stesso modo in cui lo farebbe un utente.
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Operatività Efficiente
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Precisione
Dati imprecisi comportano un aumento dei costi operativi e problemi complessi. Affidarsi a processi manuali introduce errori umani e ritardi. Process Designer riduce l'opportunità di dati imprecisi, duplicati e isolati.
Vista unificata
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Scalabilità
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Componenti chiave dell'automazione aziendale
L'automazione aziendale è costituita da componenti fondamentali che aiutano le organizzazioni a creare, eseguire e gestire flussi di lavoro automatizzati su larga scala. Questi componenti garantiscono che i processi operino in modo strutturato e misurabile, anziché come attività isolate. Combinati tra loro, consentono all'automazione di funzionare come una funzionalità aziendale controllata e ripetibile.
Processo di orchestrazione
L'orchestrazione dei processi definisce il modo in cui le attività si muovono tra sistemi, team e dati. Garantisce che le attività seguano una sequenza definita e operino secondo regole stabilite. Senza orchestrazione, l'automazione rimane limitata alle singole attività e diventa difficile da gestire quando i processi coinvolgono più reparti o applicazioni.
System Integration
L'integrazione di sistema consente a diverse applicazioni aziendali di scambiare dati automaticamente. Collegando sistemi come CRM, ERP e piattaforme finanziarie, l'automazione riduce l'inserimento manuale dei dati e i ritardi tra i team. L'integrazione è necessaria per i flussi di lavoro che coinvolgono più reparti e si basano su dati condivisi.
Monitoraggio e analisi
Monitoraggio e analisi forniscono visibilità sull'esecuzione dei processi automatizzati. Tracciano lo stato di esecuzione, i tempi di elaborazione e le eccezioni. Queste informazioni aiutano i team a identificare i problemi, misurare le prestazioni e apportare modifiche consapevoli ai processi.
Governance e controllo
Governance e controllo definiscono il modo in cui l'automazione viene gestita man mano che cresce. Ciò include la proprietà, i controlli degli accessi e le pratiche di gestione del cambiamento. Queste misure contribuiscono a garantire che i flussi di lavoro automatizzati rimangano conformi e allineati ai requisiti aziendali.
Ambito di automazione aziendale
L'automazione non è più limitata alle attività operative. Secondo GartnerL'80% dei dirigenti ritiene che l'automazione possa essere applicata a qualsiasi decisione aziendale. Questo cambiamento accresce l'importanza di disporre di solide capacità di orchestrazione, integrazione, monitoraggio e governance per supportare l'automazione in tutta l'organizzazione.
Tipi di automazione aziendale
L'automazione aziendale può essere implementata in diversi modi, in base alla complessità dei processi, ai sistemi esistenti e alla preparazione organizzativa. Comprendere queste tipologie aiuta le aziende a scegliere un approccio che si adatti alle proprie esigenze operative, anziché applicare lo stesso modello di automazione ovunque.
Automazione a livello di attività
L'automazione a livello di attività si concentra su attività ripetitive e basate su regole. È comunemente utilizzata per l'inserimento e la convalida dei dati, il trasferimento di file e gli aggiornamenti di sistema. Questo tipo di automazione offre rapidi guadagni di efficienza, ma opera in un ambito limitato, poiché non gestisce le dipendenze tra attività o processi più ampi.
Automazione dei flussi di lavoro
L'automazione del flusso di lavoro coordina le attività tra team, utenti e sistemi. Gestisce approvazioni, instradamenti e passaggi di consegne per supportare l'esecuzione di processi completi tra i reparti. Questo approccio viene spesso utilizzato per l'onboarding dei clienti, l'approvazione delle fatture e le richieste di assistenza dei dipendenti, dove sono richieste coerenza e visibilità dei processi.
Automazione intelligente
L'automazione intelligente combina l'automazione con la logica decisionale basata sull'intelligenza artificiale e l'interpretazione dei dati. Consente ai sistemi di lavorare con dati non strutturati, applicare regole in modo dinamico e rispondere a input variabili. Questo tipo di automazione è adatto ai processi in cui i risultati non possono essere completamente definiti in anticipo e richiedono una valutazione contestuale.
Progressione nell'adozione dell'automazione
Le organizzazioni solitamente adottano l'automazione in più fasi, piuttosto che in una volta sola. Molte iniziano con l'automazione di attività isolate e procedono gradualmente verso un'automazione intelligente basata sul flusso di lavoro. Gartner riporta che entro il 2026Il 30% delle aziende automatizzerà più della metà delle proprie attività di rete, rispetto a meno del 10% a metà del 2023. Questa tendenza dimostra l'importanza di scegliere approcci di automazione che possano essere scalabili in tutte le operazioni.
Esempi di automazione dei processi aziendali
Capire quale automazione aziendale In pratica, è utile esaminare come le organizzazioni applicano l'automazione ai flussi di lavoro operativi quotidiani. Questi esempi mostrano come automazione dei processi aziendali standardizza l'esecuzione, migliora la visibilità e riduce il coordinamento manuale tra i team.
Automazione dell'onboarding dei clienti
In molte organizzazioni, l'onboarding prevede la raccolta di dati, le approvazioni e la configurazione degli account su più sistemi. Automazione dei processi aziendali Coordina queste fasi attraverso flussi di lavoro predefiniti. Una volta approvato un cliente, le attività vengono automaticamente avviate per i team interessati, garantendone un'esecuzione coerente. Questo è un esempio comune utilizzato per spiegare cosa automazione dei processi aziendali è nelle operazioni rivolte al cliente.
Automazione dell'elaborazione delle fatture
L'elaborazione delle fatture spesso include la convalida, l'approvazione e la registrazione nei sistemi finanziari. I flussi di lavoro automatizzati acquisiscono i dati delle fatture, applicano regole aziendali e indirizzano le eccezioni per la revisione. Ciò riduce i ritardi di elaborazione e migliora l'accuratezza, mantenendo al contempo le tracce di controllo.
Automazione della gestione delle vendite e dei lead
L'automazione è ampiamente utilizzata per gestire l'assegnazione e il follow-up dei lead. Quando i lead soddisfano i criteri definiti, i flussi di lavoro li assegnano automaticamente ai rappresentanti commerciali e attivano le azioni successive. In questo contesto, che business automatizzato diventa chiaro, poiché i processi di vendita vengono eseguiti con un intervento manuale minimo e una migliore visibilità della pipeline.
Automazione delle richieste e delle approvazioni dei dipendenti
Processi come le richieste di ferie, le approvazioni delle spese e le richieste di accesso vengono gestiti tramite flussi di lavoro automatizzati. Le richieste seguono percorsi di approvazione predefiniti, riducendo i tempi di elaborazione e garantendo la conformità alle policy interne.
Automazione delle richieste di servizio IT
I team IT utilizzano automazione dei processi aziendali per gestire le richieste di servizio, come il provisioning dell'accesso e la risoluzione dei problemi. Le regole di routing e di escalation automatizzate contribuiscono a garantire che le richieste vengano gestite in modo coerente e entro i livelli di servizio definiti.
Vantaggi dell'automazione aziendale
Il valore dell'automazione aziendale diventa evidente quando si esamina il suo impatto sulle operazioni quotidiane. L'automazione aiuta le organizzazioni a standardizzare le modalità di esecuzione del lavoro, ridurre l'impegno manuale e mantenere il controllo sui processi chiave. Questi vantaggi sono particolarmente importanti per le aziende che gestiscono grandi volumi di transazioni su più sistemi.
Riduzione dei costi
L'automazione riduce la dipendenza dal lavoro manuale, riducendo i costi di manodopera e limitando le rilavorazioni causate da errori. I flussi di lavoro automatizzati eliminano anche i ritardi associati ad approvazioni, instradamenti e passaggi di consegne, con conseguente completamento più rapido dei processi e controllo dei costi più prevedibile.
Efficienza operativa
Quando l'automazione viene applicata in modo coerente, i processi vengono eseguiti in modo definito e ripetibile. Ciò migliora la produttività e consente ai team di concentrarsi sulla gestione delle eccezioni anziché sulle attività di routine. In questo senso, l'automazione favorisce l'affidabilità e la coerenza dei processi, non solo un'esecuzione più rapida.
Supporto alla scalabilità
L'automazione consente alle organizzazioni di gestire carichi di lavoro più elevati senza dover aumentare il personale allo stesso ritmo. Con l'aumento dei volumi, i processi automatizzati possono assorbire la domanda aggiuntiva con un coinvolgimento manuale minimo. Ciò consente alle aziende di scalare le operazioni senza dover fare affidamento esclusivamente sul lavoro umano.
Impatto sulle prestazioni finanziarie
Una ricerca di Gartner mostra l'impatto finanziario dell'automazione su larga scala. Predice Gartner Entro il 2029, l'intelligenza artificiale agentica risolverà autonomamente l'80% dei problemi più comuni del servizio clienti, senza l'intervento umano, con una riduzione del 30% dei costi operativi. Ciò dimostra come l'automazione avanzata contribuisca direttamente al controllo dei costi e alle prestazioni operative.
Nel complesso, l'automazione aziendale aiuta le organizzazioni a migliorare l'efficienza, gestire i costi e mantenere un'esecuzione coerente in tutti i processi.
Sfide dell'automazione aziendale
Sebbene l'automazione aziendale offra chiari vantaggi, implementarla su larga scala comporta diverse sfide. Molte organizzazioni non hanno difficoltà a implementare strumenti di automazione, ma a convertire gli output automatizzati in azioni a supporto delle decisioni aziendali.
Frammentazione del processo
Le iniziative di automazione spesso si concentrano su singole attività anziché su flussi di lavoro end-to-end. Quando l'automazione dei processi aziendali viene implementata senza una proprietà e un'orchestrazione definite, aumenta la complessità operativa anziché migliorare l'efficienza.
Usabilità dei dati
I sistemi automatizzati generano grandi volumi di dati, ma spesso le organizzazioni non riescono a tradurli in informazioni fruibili. Gartner evidenzia chiaramente questa lacuna.
"Con l'analisi dei dati si aspetta un processo decisionale trasformativo, ma la realtà è che molte organizzazioni hanno difficoltà a produrre informazioni fruibili in merito alle loro decisioni più importanti", ha affermato Kelly Fischbein, Senior Principal, Research presso Gartner Sales Practice.
Problemi di integrazione del sistema
L'automazione dipende da un flusso di dati coerente tra le applicazioni. Quando i sistemi sono scarsamente integrati, i flussi di lavoro automatizzati si interrompono e richiedono un intervento manuale, riducendo l'affidabilità dei processi.
Change Management
L'adozione da parte dei dipendenti rimane una sfida quando i processi non sono chiari o la formazione è insufficiente. Per le organizzazioni che mirano a implementare operazioni automatizzate, il successo dipende dall'allineamento di tecnologia, processi e persone, piuttosto che dal solo affidamento sugli strumenti.
Strumenti utilizzati per l'automazione aziendale
Gli strumenti di automazione aziendale forniscono la struttura operativa per l'esecuzione, l'integrazione e la gestione di flussi di lavoro automatizzati in tutta l'organizzazione. Questi strumenti non sono strumenti autonomi. Lavorano insieme per gestire la logica dei processi, la connettività di sistema, l'esecuzione delle attività e il monitoraggio delle prestazioni. Se implementati correttamente, consentono un'implementazione coerente e controllata. automazione dei processi aziendali attraverso funzioni e sistemi.
Piattaforme di automazione dei processi aziendali
Queste piattaforme costituiscono la base delle iniziative di automazione. Consentono alle organizzazioni di progettare, eseguire e gestire flussi di lavoro end-to-end che abbracciano reparti e applicazioni. Le piattaforme BPA gestiscono approvazioni, routing e gestione delle eccezioni, fornendo struttura e governance a automazione dei processi aziendali .
Strumenti per l'automazione robotica dei processi (RPA).
Gli strumenti RPA automatizzano attività ripetitive basate su regole interagendo con le applicazioni a livello di interfaccia utente. Sono comunemente utilizzati laddove l'integrazione diretta dei sistemi è limitata, supportando l'automazione a livello di attività nell'ambito di strategie di automazione più ampie.
Strumenti di integrazione e gestione API
Gli strumenti di integrazione consentono lo scambio di dati tra sistemi come CRM, ERP e piattaforme finanziarie. Un'integrazione affidabile garantisce il funzionamento dei flussi di lavoro automatizzati end-to-end senza intervento manuale, essenziale per le organizzazioni che si muovono verso cos'è un'attività automatizzata modello.
Strumenti di analisi e monitoraggio
Questi strumenti forniscono visibilità sulle prestazioni dei processi automatizzati. Monitorano lo stato di esecuzione, i tempi di ciclo e le eccezioni, aiutando i team a identificare i colli di bottiglia e a migliorare i risultati nel tempo.
Strumenti di automazione low-code e no-code
Gli strumenti low-code e no-code consentono agli utenti aziendali di configurare flussi di lavoro con il minimo sforzo di sviluppo. Supportano un'implementazione più rapida, mantenendo il controllo tramite regole predefinite.
Automazione aziendale vs trasformazione digitale
| Aspetto | Automazione aziendale | Trasformazione Digitale |
| Focus principale | Semplificazione e automazione dei processi aziendali esistenti | Riprogettare modelli di business, operazioni ed esperienze dei clienti utilizzando le tecnologie digitali |
| Obbiettivo | Più ristretto e specifico del processo | Ampio e a livello di organizzazione |
| Obiettivo primario | Migliorare l'efficienza, la precisione e la coerenza nei flussi di lavoro | Consentire cambiamenti aziendali a lungo termine e vantaggi competitivi |
| Orientamento al processo | Si concentra sull'automazione di processi definiti e ripetibili | Spesso comporta la ridefinizione o la sostituzione dei processi esistenti |
| Utilizzo della tecnologia | Utilizza strumenti quali piattaforme di automazione dei processi aziendali, RPA e motori di flusso di lavoro | Utilizza un mix di automazione, cloud, analisi dei dati, intelligenza artificiale e piattaforme digitali |
| Orizzonte temporale | Miglioramenti a breve e medio termine | Iniziativa strategica a lungo termine |
| Impatto sulle operazioni | Riduce lo sforzo manuale e i ritardi operativi | Cambia il modo in cui l'organizzazione opera e fornisce valore |
| Livello di rischio | Inferiore, poiché si basa su processi esistenti | Più alto, a causa del cambiamento organizzativo e culturale |
| Ruolo in un'azienda automatizzata | Consente l'esecuzione strutturata e il controllo dei processi scalabili | Fornisce una visione e un quadro più ampi per la maturità digitale |
Domande frequenti sull'automazione dei processi aziendali
Che cos'è l'automazione dei processi aziendali?
L'automazione dei processi aziendali consiste nell'uso della tecnologia per automatizzare flussi di lavoro aziendali ripetibili e basati su regole. Consente alle organizzazioni di standardizzare l'esecuzione, ridurre lo sforzo manuale e migliorare la visibilità dei processi tra sistemi e team, mantenendo al contempo il controllo operativo e la coerenza.
Quali sono le 5 fasi del BPM?
Le cinque fasi del BPM sono progettazione, modellazione, esecuzione, monitoraggio e ottimizzazione dei processi. Queste fasi aiutano le organizzazioni a definire i flussi di lavoro, automatizzare l'esecuzione, monitorare le prestazioni e migliorare costantemente i processi sulla base di dati e risultati operativi.
Come funziona l'automazione dei processi aziendali?
L'automazione dei processi aziendali funziona definendo flussi di lavoro, regole e trigger che guidano l'esecuzione delle attività tra sistemi e utenti. Una volta configurata, la piattaforma di automazione instrada le attività, applica la logica, integra le applicazioni e monitora i risultati con un intervento manuale minimo.
Quali sono alcuni esempi di processi aziendali che possono essere automatizzati?
Esempi comuni includono l'onboarding dei clienti, l'elaborazione delle fatture, la gestione dei lead, le approvazioni dei dipendenti, le richieste di assistenza IT e i flussi di lavoro di conformità. Questi processi sono in genere ripetitivi, basati su regole e coinvolgono più sistemi o team, il che li rende adatti all'automazione.
Quali sono i principali vantaggi dell'automazione dei processi aziendali?
I principali vantaggi includono maggiore efficienza, riduzione degli errori, tempi di ciclo più rapidi, migliore visibilità dei processi e minori costi operativi. L'automazione consente inoltre alle organizzazioni di scalare le operazioni senza aumentare proporzionalmente l'impegno manuale o l'organico.
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Referenze
1. 32 Statistiche di automazione aziendale per il 2021
2. Gartner prevede che il 69% del lavoro di routine attualmente svolto dai manager sarà completamente automatizzato entro il 2024.
3. L'automazione altera la forza lavoro globale
