Bentornati alla serie di blog Big Little Things, in cui mettiamo in evidenza alcune delle funzionalità e dei miglioramenti meno conosciuti e talvolta trascurati in Vtiger CRM che danno un grande pugno.
Questo capitolo si concentrerà sull'organizzazione all'interno del tuo CRM attraverso l'uso della creazione di elenchi personalizzati. Cominciamo dalle basi.
Che cos'è una lista?
Un elenco è una selezione di record all'interno di un modulo che hanno uno o più attributi identificativi condivisi tra di loro. Gli elenchi vengono utilizzati per organizzare i tuoi record in un modo vantaggioso sia per te che per la tua azienda.
Se stai attualmente utilizzando Vtiger, potresti aver notato che ogni modulo ha già alcuni elenchi predefiniti disponibili. Ad esempio, nel modulo Contatti, hai l'elenco "Tutti i contatti", che mostra ogni singolo record di contatto nel CRM.
Dovresti anche avere un elenco chiamato "I miei contatti" che visualizzerà solo i record dei contatti assegnati direttamente a te come utente.
Ora facciamo un ulteriore passo avanti. Supponi di voler avere un elenco disponibile per i Contatti che si trovano negli Stati Uniti. È qui che cercherai di creare un elenco personalizzato.
Creazione di una nuova lista
La creazione di un nuovo elenco seguirà lo stesso processo per ogni modulo all'interno del CRM.
Dovrai prima fare clic sul menu a discesa dell'elenco. In quel menu, dovresti vedere un'icona blu "+" nell'angolo in alto a destra. Qui è dove puoi creare un nuovo elenco per il modulo corrente in cui ti trovi.
La creazione di un nuovo elenco è suddivisa in quattro sezioni:
- Informazioni sull'elenco
- Condizioni dell'elenco
- Scegli colonne e ordina
- Elenco condivisioni
Esaminiamo l'elenco in ordine. Il nuovo elenco che creerò sarà dall'esempio che ho fornito in precedenza, quindi vogliamo inserire tutti i contatti con sede negli Stati Uniti.
Informazioni sull'elenco
La sezione Informazioni elenco è dove aggiungerai il nome dell'elenco che stai creando, da quale colonna (Campo) verranno ordinate le informazioni per impostazione predefinita e se verranno ordinate in ordine crescente o decrescente per quella colonna.
Puoi vedere sopra che ho assegnato un nome all'elenco, Contatti con sede negli Stati Uniti, e ho impostato l'elenco in modo che venga ordinato per cognome in ordine decrescente. Questo ordinamento è solo ciò in base al quale i record verranno ordinati inizialmente. È possibile riordinare i record nell'elenco utilizzando la funzionalità di ricerca per colonna disponibile in ciascun modulo.
Condizioni dell'elenco
La seconda sezione, Condizioni dell'elenco, è dove definirai quali record verranno aggiunti al tuo nuovo elenco.
Ci sono due tipi di condizioni che possono essere aggiunti. Tutte le condizioni richiedono che ogni condizione aggiunta in questa sezione corrisponda a ciascun record. Qualsiasi condizione richiede che almeno una delle condizioni aggiunte nella sezione sia soddisfatta da ciascun record.
Le condizioni stesse sono informazioni sul campo che impostano i parametri che i record inseriti nell'elenco devono corrispondere.
Nell'esempio sopra, vogliamo inserire i contatti che hanno sede negli Stati Uniti. Quindi sappiamo che il Paese elencato nei Contatti deve essere uguale agli Stati Uniti. Il nome del campo per quello nel record Contatto è Paese di spedizione. Di seguito è riportata la condizione ora aggiunta all'elenco che stiamo creando.
Scegli colonne e ordina
La sezione Scegli colonne e ordine è dove puoi selezionare le colonne che appariranno nell'elenco che stai creando e in quale ordine verranno visualizzate.
Per aggiungere un nuovo campo come colonna, puoi cercare quel campo nella barra di ricerca nella parte superiore di questa sezione e aggiungerlo come colonna. Puoi eliminare una colonna che è stata aggiunta selezionando l'icona 'x' sul lato destro del nome della colonna. Puoi regolare l'ordine delle colonne facendo clic e trascinando sul lato sinistro della colonna che è stata aggiunta per spostarla nella posizione in cui desideri che sia.
Condividi elenco
La sezione Elenco condivisi è dove puoi condividere l'elenco con altri utenti, ruoli o gruppi. Una volta che l'elenco è stato condiviso, quegli utenti potranno vedere anche l'elenco nel loro elenco a discesa.
Al termine, puoi salvare il tuo nuovo elenco e verrà aggiunto al menu a discesa dell'elenco.
I creatori dell'elenco possono sempre tornare indietro e modificare le colonne per aggiungere o rimuovere campi o riorganizzare l'ordine delle colonne in un secondo momento.
L'uso di elenchi personalizzati è un modo incredibile per segmentare e ordinare le informazioni all'interno di ciascun modulo, consentendo a te e al tuo team di accedere ai dati di cui avete bisogno in modo rapido ed efficiente.
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