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Piccole grandi cose: la prevenzione dei duplicati

Bentornati alla serie di blog Big Little Things, in cui mettiamo in evidenza alcune delle funzionalità e dei miglioramenti meno conosciuti e talvolta trascurati in Vtiger CRM che danno un grande pugno. Questo post mette in evidenza la funzione Prevenzione duplicati, che aiuta a prevenire la creazione di nuovi record duplicati nel CRM. Immergiamoci e scopriamo di più su questa piccola ma potente funzionalità.

Che cos'è la funzione di prevenzione dei duplicati?

La funzione Prevenzione duplicati consente agli amministratori di un account di selezionare fino a tre campi univoci per modulo su cui il sistema verificherà automaticamente i record appena creati per i valori duplicati. Se i valori dei campi selezionati corrispondono a un record esistente, il sistema impedirà all'utente di creare il nuovo record.

Dove possono trovare gli utenti la funzione di prevenzione dei duplicati?

Gli amministratori di un account possono accedere alla funzione Prevenzione duplicati accedendo alla pagina Impostazioni → Gestione modulo → Layout e campi modulo.

Prevenzione dei duplicati di grandi piccole cose (immagine 1, pagina delle impostazioni)

Una volta che gli utenti fanno clic su Layout e campi del modulo, verrà loro chiesto di selezionare il modulo con cui desiderano lavorare (contatti, offerte, organizzazioni, ecc.).

Prevenzione dei duplicati di grandi piccole cose (immagine 2, modulo di selezione)

Dopo aver selezionato il modulo desiderato, gli utenti possono fare clic sulla scheda Prevenzione duplicati per iniziare a modificare e personalizzare questa funzione per garantire che non vengano creati nuovi record duplicati nel CRM.

Prevenzione dei duplicati di Big Little Things (immagine 3, scheda Prevenzione dei duplicati)

Come utilizzare la prevenzione dei duplicati

Dopo aver selezionato la scheda Prevenzione duplicati, assicurati prima di tutto che il pulsante "Abilita controllo duplicati" sia attivato.

Prevenzione dei duplicati delle piccole cose (immagine 4, pulsante di attivazione/disattivazione)

Da lì, agli utenti verranno presentate varie opzioni per assicurarsi che stiano utilizzando Prevenzione duplicati per soddisfare le loro esigenze. Analizziamo queste opzioni una per una e approfondiamo questa funzione:

Seleziona i Campi Unici

Il primo passaggio consiste nel selezionare fino a tre campi univoci su cui verranno controllati i record. I campi univoci sono tutti i campi esistenti che hanno valori che appartengono a un solo record nel CRM (questo include i campi personalizzati che sono stati creati da un amministratore sull'account). Ad esempio, se gli utenti stanno configurando Prevenzione duplicati nel modulo Contatti, non desiderano selezionare i campi Nome o Cognome da controllare da Prevenzione duplicati. Nomi e cognomi sono spesso condivisi da molte persone e non sono campi identificativi univoci.

Alcuni esempi di campi da utilizzare per evitare duplicati nel modulo Contatti sono i campi Email principale e Telefono. I valori in questi campi saranno univoci per il contatto che li detiene e sono ottimi campi per fare in modo che il sistema controlli la prevenzione dei duplicati.

Prevenzione dei duplicati delle piccole cose grandi (immagine 5, campi univoci)

Considerazione duplicata

Successivamente, l'utente dovrebbe determinare quale considerazione viene presa dal sistema per determinare che i record appena creati non sono duplicati. Ci sono due opzioni tra cui scegliere in questo passaggio, dettagliate di seguito:

  1. Considera come duplicato solo se tutti i campi univoci corrispondono – Il sistema controllerà tutti i campi univoci selezionati nel passaggio uno e impedirà la creazione di un record solo se tutti i valori dei campi corrispondono ai valori di un record esistente.
  2. Considera come duplicato se almeno uno dei campi univoci corrisponde – il sistema controllerà tutti i campi univoci selezionati nel passaggio uno e se uno qualsiasi dei valori di campo corrisponde ai valori di un record esistente, il sistema impedirà la creazione del nuovo record.

Prevenzione dei duplicati di piccole cose grandi (immagine 6, considerazione sui duplicati)

Controlla i record chiusi per i duplicati e Ignora i valori vuoti

Le prossime due opzioni della casella di controllo consentono agli utenti di accedere ulteriormente alla loro Prevenzione duplicati:

  1. Il Controlla i record chiusi per i duplicati l'opzione, se abilitata, farà in modo che il sistema esegua la ricerca in tutti i record nel sistema inclusi i record chiusi per cercare i valori dei campi corrispondenti per impedire la creazione di record duplicati.
  2. Il Ignora i valori vuoti l'opzione, se abilitata, ignorerà i valori dei campi vuoti quando il sistema controlla i campi univoci selezionati. Ciò significa che consentirà al sistema di creare nuovi record se i campi vuoti (vuoti) corrispondenti corrispondono nel CRM. Ad esempio, se gli utenti utilizzano il campo "E-mail principale" nel modulo Contatti per la prevenzione dei duplicati e la casella di controllo "Ignora valori vuoti" è abilitata, il sistema consentirà comunque la creazione di nuovi record anche se tecnicamente i campi univoci corrispondono perché sono vuoti.

Prevenzione dei duplicati di grandi piccole cose (immagine 7, controllo chiuso, ignora gli spazi vuoti)

Opzioni di azione sui record duplicati creati durante una sincronizzazione

L'ultima opzione che gli utenti hanno durante l'impostazione della prevenzione dei duplicati è "Azione da intraprendere se viene trovato un record duplicato durante la sincronizzazione con applicazioni esterne". Questo è un passaggio importante nel processo di Prevenzione duplicati poiché è qui che gli utenti possono istruire il sistema su come gestire un record duplicato trovato durante una sincronizzazione con un'applicazione esterna. Ci sono tre opzioni tra cui scegliere in questo passaggio, dettagliate di seguito:

  1. Preferisci l'ultimo record – I dati del record modificati più di recente verranno conservati
  2. Preferisci la registrazione interna – Il record esistente nel CRM verrà mantenuto così com'è
  3. Preferisci la registrazione esterna – I dati dell'applicazione esterna verranno copiati

Prevenzione dei duplicati di Big Little Things (immagine 8, Azioni sui duplicati durante la sincronizzazione)

Comprendere meglio questa funzionalità e implementarla rapidamente è un passaggio essenziale nella configurazione del CRM, ma a volte viene trascurato. L'uso di Prevenzione duplicati non solo aiuterà gli utenti a mantenere l'integrità dei dati, ma li eviterà anche di sprecare tempo prezioso per ripulire i record duplicati creati durante il loro percorso CRM.

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