Bentornato a Big Little Things, dove mettiamo in evidenza alcune delle funzionalità e dei miglioramenti meno conosciuti e talvolta trascurati in Vtiger CRM che danno un grande pugno. Analizzando ed esponendo più a fondo alcune di queste funzionalità, il nostro obiettivo è garantire che i nostri utenti traggano il maggior numero possibile di vantaggi durante l'utilizzo del nostro CRM.
Questo blog mette in evidenza il modulo Trova duplicati. Entriamo e scopriamo in cosa consiste la funzione Trova duplicati e come può essere utilizzata per ripulire il database, assicurando al contempo che gli utenti dispongano dei dati aggiornati più rilevanti nel loro CRM. Discuteremo anche alcuni altri modi per trovare duplicati nel CRM utilizzando le ricerche della visualizzazione elenco, una visualizzazione e la ricerca globale.
Che cos'è il modulo Trova duplicati?
Il Trova duplicati il modulo è disponibile in tutte le edizioni di Vtiger e può essere trovato nell'app Strumenti nella categoria Gestione dati. Consente agli utenti di cercare e identificare facilmente i record duplicati in base ai valori dei campi in moduli specifici. Dopo aver identificato i record duplicati, gli utenti possono decidere come gestirli al meglio.
Utilizzo di Trova duplicati
Una volta aperto il modulo Trova duplicati, agli utenti verrà richiesto di selezionare un modulo, un elenco e i valori dei campi che desiderano cercare per identificare i record duplicati. Gli utenti hanno anche la possibilità di ignorare i valori dei campi vuoti e controllare i record chiusi per i duplicati.
Dopo aver inserito tutti i criteri e aver premuto la ricerca, il sistema identificherà e presenterà rapidamente tutti i record duplicati trovati, in una visualizzazione elenco. Da lì, gli utenti possono selezionare i record rilevanti e decidere come desiderano gestirli, utilizzando le opzioni Elimina o Unisci.
Unione di record duplicati
Quando si utilizza l'opzione di unione, gli utenti possono selezionare fino a tre record contemporaneamente per poi unirli in uno solo. I record selezionati vengono visualizzati in un formato griglia che consente all'utente di selezionare i singoli campi che desidera conservare nel record finale unito. È incredibilmente utile essere in grado di ottenere una visione chiara di tutti i record duplicati con i loro campi disposti fianco a fianco. Ciò garantisce che gli utenti conservino le informazioni più accurate e aggiornate da tutti i record duplicati, eliminando e ripulendo il database.
Eliminazione di record duplicati
L'eliminazione dei record duplicati è semplificata utilizzando il modulo Trova duplicati. Gli utenti possono semplicemente selezionare i record duplicati che desiderano eliminare e con pochi clic eliminare più record contemporaneamente. I record che vengono eliminati verranno inoltre archiviati nel cestino per 30 giorni prima di essere completamente eliminati, consentendo agli utenti di recuperare eventuali record e i loro dati eliminati per errore.
Altri modi per trovare record duplicati
Esistono altri tre modi per trovare duplicati nel CRM. Li ho riassunti ulteriormente, di seguito:
Una vista
Dopo aver installato Vtiger's Calcolo AI Estensione, gli utenti saranno in grado di vedere e accedere rapidamente ai record di offerta duplicati visualizzati durante la visualizzazione di un record di offerta in Una vista. Per impostazione predefinita, Calculus AI controlla il campo "Nome affare" per il testo duplicato, ma visualizzerà anche i record duplicati in base a tutti i campi che hai impostato utilizzando Prevenzione dei duplicati nel modulo Offerte.
Visualizzazione elenco Cerca
Gli utenti possono utilizzare la ricerca in Visualizzazione elenco per trovare record duplicati immettendo valori univoci nelle caselle di ricerca. Una volta individuati i record duplicati, gli utenti possono selezionare più record e utilizzare Azioni visualizzazione elenco per unire o eliminare i record.
Ricerca globale
Simile alla ricerca con visualizzazione elenco, gli utenti possono inserire valori univoci come indirizzi e-mail, numeri di telefono, ecc Ricerca globale casella di ricerca per trovare record duplicati. Esistono limitazioni su come gestire i record duplicati dopo averli individuati utilizzando Ricerca globale. Ad esempio, non è possibile unire o eliminare record utilizzando la funzione di ricerca globale. È possibile accedere ai record solo individualmente per eliminare i record o ripristinare l'utilizzo delle funzioni Visualizzazione elenco o Trova duplicati per unire o eliminare più record contemporaneamente.
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