Benvenuti nel primo blog della nostra nuova miniserie, "Big Little Things", in cui mettiamo in evidenza alcune delle funzionalità e dei miglioramenti più piccoli in Vtiger CRM che danno un grande pugno.
Sentire parlare di una nuova grande funzionalità o di un aggiornamento di versione è un evento comune per gli utenti della tecnologia Cloud. Ciò di cui le persone normalmente non sentono parlare sono le piccole funzionalità oi miglioramenti che hanno un enorme impatto sulle aziende che li utilizzano.
Questo blog metterà in evidenza il List View menu e le azioni individuali o di massa che possono essere eseguite sui record senza uscire dalla Visualizzazione elenco.
Di seguito ho suddiviso le funzionalità una per una e entrerò in ulteriori dettagli su come possono essere utilizzate e sulle azioni che possono essere eseguite. Ma prima, impariamo un po' di più su cosa sono le azioni della Visualizzazione elenco.
Cosa sono le azioni di visualizzazione elenco (registrazione)?
Le azioni della visualizzazione elenco sono le azioni individuali o di massa che possono essere eseguite nella visualizzazione elenco. Gli utenti hanno la possibilità di selezionare singoli o più record contemporaneamente ed eseguire diverse azioni come Modifica, Commenta, Esporta, Stampa/Esporta PDF, Tag, Trasferisci proprietà, Invia e-mail, Cambia proprietario, Unisci record selezionati ed Elimina.
Approfondiamo ogni caratteristica di seguito:
Modifica
La funzione Modifica nella Visualizzazione elenco è un modo efficiente per modificare i campi in singoli record o in più record contemporaneamente, senza dover accedere manualmente a ciascun record per apportare le modifiche. Per impostazione predefinita, molti campi in Vtiger sono disponibili per la modifica di massa. Gli amministratori possono anche attivare e disattivare questa opzione, dando il controllo completo su quali campi possono essere modificati in questo modo. Gli amministratori hanno anche la possibilità di creare nuovi campi personalizzati e abilitare l'opzione Modifica di massa. Ciò consente una personalizzazione e un controllo ancora maggiori.
Immagina di dover riassegnare centinaia di record a un utente diverso in base al valore di un determinato campo. Puoi semplicemente creare un nuovo elenco utilizzando le condizioni o utilizzare la ricerca vista elenco per filtrare record specifici. Da lì puoi selezionare tutti i record nell'elenco e riassegnarli in un colpo solo.
Questa funzione consente agli utenti di apportare modifiche di massa ai record in un batter d'occhio, aiutando a liberare tempo prezioso in modo che gli utenti possano concentrarsi su questioni più importanti.
Commento
La funzione Commento nella visualizzazione elenco consente agli utenti di pubblicare messaggi, allegare file e collaborare con i propri team su record singoli o multipli senza uscire dalla visualizzazione elenco. Gli utenti possono anche utilizzare @Mentions per inviare e-mail e notifiche a colleghi specifici se qualcosa richiede la loro attenzione.
Esaminiamo uno scenario in cui un responsabile delle vendite potrebbe utilizzare questa funzione per pubblicare un commento su tutti i record Lead con stato "Freddo", chiedendo ai propri rappresentanti di vendita di effettuare chiamate di follow-up utilizzando un nuovo script. Il responsabile delle vendite può creare un elenco personalizzato utilizzando filtri e condizioni per generare un elenco di tutti i lead con stato "Freddo". Da lì, il responsabile delle vendite può semplicemente utilizzare @Mentions menzionando @salesteam per effettuare le chiamate e allegare il nuovo file di script direttamente alla sezione Commenti sul record Leads. Tutti gli utenti che fanno parte del gruppo @salesteam verranno quindi avvisati via email e una notifica nel CRM, avvisandoli che il loro manager ha fatto questa richiesta. Avranno anche un facile accesso per scaricare il nuovo file di script.
Internamente, in Vtiger, facciamo molto affidamento sulle funzionalità Commenti e @Mention durante l'aggiornamento dei record o la collaborazione con i nostri diversi team. Dare agli utenti la possibilità di commentare più record contemporaneamente è un modo semplice ma efficace per risparmiare tempo.
Esportare
Quando si esportano i dati dei record dalla Visualizzazione elenco, agli utenti verranno presentate tre diverse opzioni elencate di seguito:
- Esporta record selezionati: consente agli utenti di selezionare ed esportare record specifici dall'elenco abilitando o disabilitando la casella di controllo accanto ai record.
- Esporta dati nella pagina corrente: Consente agli utenti di esportare tutti i dati sulla pagina (20 record alla volta).
- Esporta tutti i dati: Esporta tutti i record su tutte le pagine associate al modulo.
Queste tre opzioni offrono agli utenti la flessibilità di controllare con precisione quali record desiderano esportare dalla Visualizzazione elenco. Ciò è estremamente utile se gli utenti desiderano esportare alcuni o molti record specifici in un file CSV per apportare modifiche prima di reimportare e aggiornare i record nel proprio sistema.
Stampa/Esporta PDF
L'opzione Stampa/Esporta PDF consente agli utenti di selezionare rapidamente record singoli o multipli per stampare o esportare tali record in formato PDF. Gli utenti possono selezionare i dati che desiderano esportare come PDF:
- Creazione di modelli di stampa personalizzati
- Utilizzo dei modelli predefiniti forniti da Vtiger
Un altro grande attributo della funzione Stampa/Esporta PDF è che consente agli utenti di inviare un'e-mail a Contatti nel CRM, Utenti o indirizzi e-mail ad hoc e allega automaticamente i file PDF selezionati.
tag
L'utilizzo dei tag è un ottimo modo per etichettare i record applicando una parola o una breve frase chiamata "tag". Gli utenti possono organizzare o trovare record specifici in base alla parola o alla frase con cui sono taggati. Nella visualizzazione elenco, gli utenti possono anche utilizzare questi tag per contrassegnare più record contemporaneamente, consentendo loro di raggruppare rapidamente e facilmente record specifici. I tag possono essere utilizzati anche in condizioni per molte attività, inclusa la creazione di elenchi di moduli, elenchi di marketing, ecc.
Trasferimento di proprietà
Questa funzione è disponibile solo nel modulo Contatti e può essere utilizzata per trasferire i record correlati a un utente o gruppo nel CRM. Ad esempio, se un contatto ha casi, preventivi, offerte e così via correlati, gli utenti possono utilizzare la funzione Trasferisci proprietà per trasferire e assegnare tutti i record correlati da moduli specifici a un utente o gruppo specifico nel CRM.
INVIO
La funzione Invia e-mail in Visualizzazione elenco è disponibile nei moduli Contatti, Organizzazioni e Lead ed è un potente strumento da utilizzare quando si inviano e-mail a contatti o potenziali clienti specifici. Questa funzione consente agli utenti di inviare fino a 10 e-mail contemporaneamente senza impostare e pianificare una campagna e-mail. Quando si inviano e-mail utilizzando questa funzione di visualizzazione elenco, gli utenti possono selezionare da un modello e-mail esistente o creare un'e-mail al volo prima di inviarla ai contatti desiderati o ai potenziali clienti. Gli utenti possono anche selezionare se desiderano includere tutti i destinatari in un'unica e-mail o inviare e-mail separate a ciascun destinatario.
Cambiare proprietario
Questa azione Visualizzazione elenco è disponibile nel modulo Attività. Consente agli utenti di modificare il proprietario ("Assegnato a") su record di attività individuali o multipli con pochi clic, anche se i record sono nello stato "Chiuso".
Un buon esempio di come potrebbe essere utilizzato è se un utente lascia la tua azienda e devi riassegnare le sue attività a un altro utente. Tutto quello che devi fare è:
- Apri l'elenco Tutte le attività nel modulo Attività
- Utilizzare la ricerca in visualizzazione elenco per filtrare le attività assegnate all'utente che lascia
- Seleziona tutte le attività in base ai risultati della ricerca
- Riassegna queste attività a un altro utente
Questo può essere fatto in meno di 30 secondi, risparmiando enormi quantità di tempo che verrebbero sprecate entrando in ogni record per riassegnarli manualmente.
Unisci record selezionati
Le azioni di visualizzazione elenco consentono inoltre di unire fino a tre record selezionati in uno, il che è estremamente utile quando si tratta di record duplicati. Una volta che un utente seleziona i record nella visualizzazione elenco e fa clic sul pulsante Unisci record selezionati, viene visualizzata una finestra a comparsa. Richiede loro di selezionare i campi che desiderano conservare quando i record vengono uniti. Ciò consente all'utente di individuare e selezionare i dati nei singoli campi che desidera conservare. Inoltre, tutte le attività come Commenti e Touchpoint e tutti i record di modulo correlati verranno automaticamente uniti e conservati dopo l'unione.
Un esempio potrebbe essere se avessi due record Contatto per la stessa persona, ma uno dei record ha un indirizzo email che non è più in uso. L'utente può unire i record e assicurarsi di conservare l'indirizzo email corrente utilizzato dal suo contatto. Non è necessario rimbalzare tra i record e copiare/incollare le informazioni nei campi prima di eliminare uno dei record.
La funzione Unisci record selezionati rende questo processo semplice, rapido e preciso, risparmiando tempo ed energia e conservando dati accurati e pertinenti.
Elimina
La funzione Elimina nelle azioni della Visualizzazione elenco è un modo estremamente efficiente per eliminare uno o più record contemporaneamente.
Ad esempio, supponiamo che tu abbia importato centinaia di record Lead nel CRM con dati errati o mancanti, ad esempio con valori vuoti nei campi Nome, Cognome ed E-mail. Puoi facilmente creare un nuovo elenco utilizzando le condizioni per filtrare e selezionare questi record e inviarli direttamente al cestino. I record eliminati vengono conservati nel Cestino per 30 giorni prima di essere eliminati definitivamente. Questa funzione aiuta gli utenti:
- Pulisci i record nel loro CRM
- Riduci rapidamente la quantità di spazio di archiviazione utilizzato
Ora che abbiamo esaminato tutte le funzionalità disponibili nelle azioni di Visualizzazione elenco, è chiaro che queste funzionalità sono state create per rendere l'esecuzione di operazioni di massa sui record efficiente, senza interruzioni e facile. In definitiva, consentendo agli utenti di Vtiger CRM di risparmiare tempo, energia e denaro.
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