Bentornati in un altro capitolo della serie di blog Big Little Things, in cui evidenziamo alcune delle funzionalità e miglioramenti meno conosciuti e talvolta trascurati in Vtiger CRM che danno un grande pugno. Questo post mette in evidenza gli elenchi di selezione basati sui ruoli, che consentono agli utenti di creare valori di campo dell'elenco di selezione accessibili solo a determinati ruoli nel CRM. Immergiamoci e scopriamo di più su questa funzione.
Cos'è un ruolo?
Per capire meglio cos'è un elenco di selezione basato sui ruoli e come può essere utilizzato, in primo luogo, è necessario capire cos'è un ruolo nel CRM. Un ruolo viene applicato a ogni utente nel CRM e definisce dove si trova quell'utente nella gerarchia aziendale. Inoltre, i ruoli svolgono un ruolo importante nel controllo degli accessi. Gli amministratori possono assegnare autorizzazioni da un profilo a un ruolo o assegnare autorizzazioni direttamente a un ruolo. Per ulteriori informazioni sui ruoli, fare clic su qui.
Che cos'è un campo Elenco di selezione?
Ci sono molti diversi tipi di campi disponibili in Vtiger, inclusi i campi elenco di selezione. Un campo Elenco di selezione consente agli amministratori di creare un elenco predefinito di valori che gli utenti possono quindi selezionare durante la modifica del campo. I campi dell'elenco di selezione possono aiutare a rendere l'immissione dei dati coerente tra tutti gli utenti e forniscono un modo eccellente per garantire che tutti i valori inseriti in un campo siano pertinenti e appropriati.
Che cos'è un campo Elenco di selezione basato sui ruoli?
Un campo Elenco di selezione basato sui ruoli consente agli amministratori di portare i campi dell'elenco di selezione al livello successivo e di effettuare il controllo dell'accesso consentendo loro di assegnare determinati valori di un elenco di selezione a determinati ruoli.
Ad esempio: supponiamo che un'azienda abbia due diversi livelli di agenti di supporto e abbia creato un ruolo per ogni livello: "Supporto di livello 1" e "Supporto di livello 2". Non vogliono consentire agli utenti con il ruolo di "Supporto di livello 1" di poter contrassegnare lo stato di priorità di un caso come "Urgente". Questo stato del caso dovrebbe essere assegnato da un ruolo di "Supporto di livello 2" solo dopo aver esaminato il caso.
Poiché il campo "Priorità" nel modulo Casi è un campo Elenco di selezione basato sul ruolo, l'amministratore può assegnare tutti i valori di stato del campo "Priorità" tranne "Urgente" al ruolo "Supporto di livello 1".
Successivamente, l'amministratore può assegnare tutti i valori di stato, incluso il valore "Urgente" al ruolo "Supporto di livello 2".
Ciò garantirà che un utente a cui è stato assegnato il ruolo "Supporto di livello 1" non abbia la possibilità di selezionare "Urgente" durante la modifica del campo "Priorità" di un caso. Il valore dell'elenco di selezione "Urgente" sarà disponibile solo per la selezione da parte degli utenti con un ruolo di "Supporto di livello 2" o altri ruoli a cui è stato assegnato questo valore.
Come creare un campo elenco di selezione basato sul ruolo
La creazione di un nuovo campo Elenco di selezione basato sui ruoli è molto semplice e richiede solo un clic in più durante il processo di creazione. Dopo aver nominato il campo personalizzato e inserito i suoi valori iniziali, è sufficiente abilitare la casella di controllo "Elenco di selezione basato sui ruoli" prima di salvare.
Nota* I campi elenco di selezione esistenti che non sono stati creati come elenco di selezione basato su ruolo non possono essere convertiti in un campo elenco di selezione basato su ruolo dopo la creazione.
Come assegnare i valori dell'elenco di selezione a un ruolo
Per impostazione predefinita, dopo la creazione di un campo Elenco di selezione basato sui ruoli, tutti i suoi valori saranno accessibili a tutti i ruoli nel CRM. Per assegnare i valori dell'elenco di selezione a un ruolo, gli amministratori dovranno accedere alla pagina Impostazioni e nella colonna Configurazione selezionare "Valori campo elenco di selezione". L'amministratore dovrà quindi selezionare il campo Modulo e Elenco di selezione con cui vorrebbe lavorare e fare clic sulla scheda "Valori assegnati a un ruolo".
Una volta aperta la scheda "Valori assegnati a un ruolo", l'amministratore avrà la possibilità di scegliere tra tutti i ruoli esistenti e quindi assegnare o rimuovere i valori dall'elenco di selezione selezionato ai ruoli. Infine, l'amministratore può scegliere di applicare i valori solo al ruolo selezionato, ai ruoli subordinati del ruolo selezionato o a tutti i ruoli prima di fare clic su Salva.
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