Bentornati a un altro capitolo della serie di blog Big Little Things, in cui mettiamo in evidenza alcune delle funzionalità e dei miglioramenti meno conosciuti e talvolta trascurati di Vtiger CRM che danno un grande impatto. Questo post mette in evidenza i rapporti pianificati, che consentono agli utenti di creare, generare e inviare rapporti in base a una pianificazione a loro scelta. Immergiamoci e impariamo di più su questa funzione.
Cosa sono i rapporti pianificati?
I report programmati sono disponibili nelle nostre edizioni One Professional e One Enterprise e possono essere implementati dopo la creazione di qualsiasi report. Con pochi clic e dopo aver inserito alcuni dettagli, gli utenti possono programmare la generazione automatica dei report e l'invio tramite e-mail in una data specifica o con cadenza giornaliera, settimanale, mensile o annuale. I report possono essere inviati in formato CSV, Excel o PDF a utenti, gruppi e ruoli (interni), con l'opzione di Cc indirizzi e-mail specifici a destinatari non utenti (esterni).
Report programmati – Casi d'uso
Esistono infiniti scenari per l'utilizzo della funzione Rapporti pianificati che possono avvantaggiare organizzazioni di tutte le dimensioni e settori. Di seguito sono riportati alcuni casi d'uso su come i nostri clienti utilizzano questa funzione:
- Un'organizzazione che produce e fornisce dispositivi medici a ospedali e cliniche utilizza i report programmati per analizzare il numero di ospedali visitati settimanalmente dai singoli agenti di vendita. Per fare ciò, hanno creato un rapporto sul modulo Eventi che specifica quanti eventi sono stati assegnati per utente nei 7 giorni precedenti. Ogni lunedì, questo rapporto pianificato viene generato automaticamente e inviato tramite e-mail al proprio manager per un'ulteriore revisione.
- Una società di soluzioni ingegneristiche e tecnologiche voleva vedere quanti utenti attivi non hanno effettuato l'accesso al CRM negli ultimi 7 giorni. Pianificano che il "Rapporto sull'ultimo accesso" venga inviato ogni lunedì alla direzione per garantire che i propri utenti accedano al CRM come previsto.
- Molte organizzazioni utilizzano i report per ottenere informazioni sul numero di vendite mensili suddivise per anno. Queste organizzazioni vogliono vedere in un anno finanziario quante entrate vengono generate al mese (in base alle offerte). Usano i rapporti pianificati per inviare questi dati alla fine di ogni mese che mostrano alla direzione il numero di vendite e l'importo generato nell'ultimo anno 1 suddiviso per mese.
Di seguito sono riportati alcuni scenari aggiuntivi per l'utilizzo dei rapporti pianificati:
- Aggiorna i tuoi colleghi su record specifici
- Genera e invia report prima delle riunioni per ottimizzare la produttività
- Informare i clienti e gli utenti delle azioni scadute
- Invia report automatici sulle prestazioni ai tuoi dipendenti e manager
- Invia rapporti di fatture scadute alla direzione e ai clienti
- Avvisare i proprietari di record sulle offerte che sono in fase di stallo
- Invia report più ravvicinati ai rappresentanti di vendita e alla direzione
- Aggiorna i rappresentanti e la direzione dell'assistenza sul numero di ticket di assistenza aperti per agente.
Questi sono solo alcuni dei modi in cui alcuni dei nostri clienti utilizzano i rapporti pianificati per risparmiare tempo, fornire informazioni preziose e aumentare la produttività senza dover dedicare ulteriore tempo all'invio manuale dei rapporti.
Come creare un rapporto programmato
La creazione di un report pianificato è un processo semplice che richiede solo pochi passaggi. Segui i passaggi seguenti per iniziare a programmare i tuoi rapporti in Vtiger:
- Dopo aver creato un report, aprilo e fai clic sui tre puntini (pulsante Altro) nell'angolo in alto a destra del record. Seleziona "Programma rapporto".
- Successivamente, gli utenti dovranno compilare e selezionare i dettagli di chi verrà inviato il rapporto, la frequenza con cui verrà inviato, l'ora di inizio e il formato del file in cui verrà inviato il rapporto. Inoltre, c'è un'opzione per inviare il rapporto via e-mail anche se il rapporto è vuoto.
- Dopo aver fatto clic su Salva, nell'angolo in alto a destra dello schermo verrà visualizzato un pop-up che notifica all'utente che il rapporto è stato pianificato correttamente.
- Dopo che il rapporto è stato pianificato correttamente, gli utenti possono apportare modifiche ai destinatari, alla frequenza, all'ora di inizio e al formato del file del rapporto aprendo il rapporto e facendo nuovamente clic sul pulsante "Altro".
* Nota – Se viene selezionato un formato di file PDF, nel report verranno inviati solo 1,000 record. Gli utenti devono pianificare in formato CSV o Excel se il rapporto supera o si prevede che superi i 1,000 record.
Gli utenti possono anche vedere quando è pianificata l'attivazione successiva del rapporto e hanno l'opzione di "rimuovere" il rapporto dalla pianificazione nella stessa schermata di modifica.
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