Bentornati alla serie di blog Big Little Things, in cui mettiamo in evidenza alcune delle funzionalità e dei miglioramenti meno conosciuti e talvolta trascurati in Vtiger CRM che danno un grande pugno.
Per questo capitolo, mi concentrerò sul Cestino. Ora, so che inizialmente può sembrare strano concentrarsi su una tale funzionalità, ma ci sono diverse attività che puoi eseguire tramite il Cestino di cui potresti non essere a conoscenza al momento.
Cos'è il Cestino?
In parole povere, il Cestino è un archivio di record CRM cancellati. Tutti i record che sono stati eliminati manualmente all'interno del CRM o automaticamente tramite una sincronizzazione bidirezionale o un'unione di importazione finiranno nel Cestino. I record vengono ordinati nel Cestino in base al modulo in cui sono stati creati.
I record che sono stati eliminati verranno quindi archiviati nel Cestino per trenta giorni. Trascorsi trenta giorni, i record eliminati verranno rimossi definitivamente dal Cestino e non saranno più disponibili per essere recuperati.
Il Cestino ha due caratteristiche principali: l'eliminazione permanente e il ripristino dei record eliminati. È meglio pensare al Cestino come il passaggio finale per l'eliminazione permanente delle informazioni dal CRM.
Dov'è il Cestino?
Il Cestino è disponibile nel menu principale all'interno dell'app Strumenti.
Rimozione di elementi dal Cestino
Rimuovere gli elementi dal Cestino è facile come eliminare prima i record stessi. Naturalmente, i record verranno rimossi automaticamente entro trenta giorni. Tuttavia, se hai normative di sicurezza che devono essere seguite o devi liberare spazio di archiviazione aggiuntivo all'interno del CRM, questo sarà il processo da seguire.
Puoi cancellare tutti i record nel Cestino da tutti i moduli facendo clic sul pulsante rosso "Svuota Cestino".
Per i record in un modulo specifico, dovrai prima selezionare il modulo dei record che desideri eliminare.
Da qui, puoi selezionare uno o tutti i record selezionando le caselle a sinistra di ciascun record e quindi fare clic sull'icona rossa del cestino ora disponibile come icona di azione.
Ripristina i record dal Cestino
Se hai commesso un errore durante l'eliminazione di un record, indipendentemente dal fatto che provenga da record uniti durante l'importazione o dall'eliminazione manuale di record, quel record può essere ripristinato dal cestino.
Per ripristinare i record, dovrai prima selezionare il modulo dei record che desideri ripristinare e quindi selezionare uno o tutti i record facendo clic sulle caselle a sinistra di ciascun record. Una volta selezionati i record, fai clic sull'icona di ripristino del record per riportare i record nel CRM.
Come nota a margine, se il record è stato cancellato a causa di unione di record duplicati, le informazioni precedentemente collegate non verranno ripristinate in quanto ora saranno collegate al record che è stato conservato durante l'unione dei due record.
Il Cestino è una funzione spesso trascurata che può aiutare te e il tuo team a gestire ulteriormente i dati nel CRM e ripristinare facilmente i record che sono stati eliminati involontariamente.
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