Piccole grandi cose: diari temporali

Bentornati alla serie di blog Big Little Things, in cui mettiamo in evidenza alcune delle funzionalità e dei miglioramenti meno conosciuti e talvolta trascurati in Vtiger CRM che danno un grande pugno. Questo post mette in evidenza il modulo Timelog, che può tenere traccia del tempo speso in attività da utenti o gruppi. Cominciamo dalle basi.

Cosa sono i Timelog?

Sia che la tua fatturazione si basi sul monitoraggio accurato del tempo minuto per minuto o se desideri monitorare meglio il tempo dedicato alle attività interne, il modulo Timelog si adatta alle tue esigenze.

I registri temporali ti consentono di documentare il tempo speso in attività specifiche. Il modulo offre la possibilità di selezionare l'ora e la data di inizio e l'ora e la data di fine dell'attività e aggiungere ulteriori dettagli secondo necessità.

I registri temporali sono disponibili in Attività, Casi, Ticket interni e Ordini di lavoro. Puoi trovare i registri temporali nella sezione One View di ogni record, come mostrato di seguito.

Puoi anche creare i registri temporali in altre due posizioni: il modulo Registri temporali e il menu Creazione rapida.

Dal modulo Timelog, puoi creare nuovi timelog secondo necessità. Puoi trovare il modulo aprendo il Menu principale > Progetti > Abilitazione progetti > Cronologia.

Se devi creare un registro temporale da una sezione non correlata del CRM, puoi farlo dal menu Creazione rapida nella parte superiore dello schermo etichettato come l'icona '+'.

Creazione di registri temporali con la funzione timer

Potresti scoprire che fornire stime per ogni timelog che crei non è accurato. Per un preciso rilevamento del tempo, è disponibile una funzione timer all'interno dei singoli record compatibili con il modulo Timelogs.

Il timer ti consentirà di avviare, mettere in pausa e interrompere un timer che conta ogni secondo che passa. Una volta interrotto il timer, viene creato un registro temporale che contiene il tempo registrato.

Per trovare il timer, vai nella vista di riepilogo di un'attività. Nell'attività è presente un'icona di avvio nell'angolo in alto a destra della sezione dei registri temporali. Cliccando su questa icona si avvierà il timer.

Cliccando ancora una volta sull'icona, anche se ora avrà la forma di un cronometro, verrà creato un pop-up contenente il tempo totale trascorso, la possibilità di mettere in pausa e l'opzione per fermare il timer.

La sospensione del timer ti consentirà di riavviare il tempo secondo necessità senza creare un nuovo record di registrazione del tempo. L'arresto del timer creerà il record del registro temporale con l'ora finale aggiunta al record.

Fatturazione tramite Timelog

Se gestisci la fatturazione per ora o altro intervallo di tempo, puoi anche impostare un registro temporale come fatturabile tramite il relativo record. Questo può essere ottenuto attraverso alcuni passaggi.

Innanzitutto, quando crei o modifichi il record, imposta il record come "Fatturabile". Questo può essere selezionato nel blocco Dettagli servizio del record. Quindi, collega un servizio correlato e imposta la tariffa alla quale addebiterai il servizio.

Nell'esempio seguente, ho impostato un caso in sospeso su "È fatturabile" e ho collegato il servizio relativo al tempo trascorso a lavorare sul caso. È necessario collegare un servizio correlato per impostare il record come fatturabile.

Dopo aver apportato la modifica, avrai la possibilità di impostare anche un registro temporale come fatturabile.

Una volta che il record è stato impostato come Chiuso o Risolto, è quindi possibile creare una fattura dal record. Questa fattura estrarrà le informazioni direttamente dai registri temporali impostati come fatturabili in base alla tariffa impostata all'interno del record.

Seguendo questo processo, puoi monitorare con precisione il tuo tempo fatturabile speso per le attività e fatturare rapidamente i tuoi clienti dallo stesso record.

Timelog in azione

La funzione Timelog è meglio compresa in uno scenario reale.

Ad esempio, una società che offre servizi di consulenza per società in fase di avvio addebita sessanta dollari l'ora per il tempo trascorso con uno dei loro specialisti. I clienti prima contattano tramite e-mail. Questa azione genera un caso nel CRM che il team può esaminare.

L'e-mail inviata dal cliente viene inoltrata nella Mailroom del CRM, che genera quindi una nuova pratica.

Da lì, un membro del team inizierà a lavorare sulla richiesta di consulenza, che spesso include più incontri con il cliente insieme a lavoro interno aggiuntivo con altri dipartimenti. Sapendo che la richiesta era di consultazione, l'utente doveva prima impostare il record come fatturabile e collegare il relativo servizio.

Le riunioni e il tempo interno trascorso possono essere calcolati tramite timelog e contrassegnati come fatturabili all'interno di ciascun timelog. Al termine della consultazione, possono generare e inviare una fattura al cliente per l'importo totale delle ore lavorate. Anche con più registri temporali collegati al caso, verranno tutti aggiunti automaticamente alla fattura quando viene creata per la prima volta.

Ora, questo è solo un approccio generalizzato al processo. Forse invii prima un preventivo o gestisci la fatturazione attraverso un processo diverso. Puoi modificare il CRM e il modo in cui lo utilizzi secondo necessità per adattarlo meglio al tuo processo aziendale.

Sebbene Timelogs sia una piccola funzionalità, è un potente strumento in grado di tenere traccia del tempo speso per attività interne ed esterne.