Vantaggi della base di conoscenza

Base di conoscenza: centralizzare le informazioni per guidare la crescita aziendale


Sam possiede una società di e-learning denominata "DataBridge" che offre programmi di formazione online sulla scienza dei dati. Questi corsi sono disponibili per studenti e dipendenti aziendali, che desiderano perfezionarsi.

Di recente, ha visto un calo del numero di iscrizioni che lo preoccupa. Si rende conto che i clienti che chiedono informazioni sul corso non si stanno iscrivendo. Scopre inoltre che il team di vendita non fornisce un quadro preciso della pertinenza e dei vantaggi dell'adozione di un programma di scienza dei dati. Inoltre, non sono in grado di fornire informazioni approfondite alle aziende e invitarle a seguire il corso.

Il team di vendita gli dice che non hanno materiale rilevante sul prodotto. Inoltre, non dispongono delle informazioni più recenti sui programmi condotti da DataBridge. Alcuni clienti chiedono anche corsi su misura.

Allora, cosa pensi che manchi qui?

Il team di vendita non dispone di informazioni complete e complete sui programmi.

Cosa pensi che dovrebbe fare Sam?

Pensiamo che Sam dovrebbe esaminare il repository della documentazione che ha e se soddisfa le esigenze del suo team di vendita. In sostanza, dovrebbe avere una base di conoscenza aggiornata ed esauriente per DataBridge.

Al giorno d'oggi, le aziende mantengono un archivio di conoscenze per consentire a tutti di accedere alle informazioni in movimento. Se disponi di informazioni a 360 gradi sulla tua organizzazione, non sarebbe facile per i tuoi clienti, dipendenti e neoassunti conoscere la tua attività?

In che modo una base di conoscenza aiuterà Sam?

Una base di conoscenza, come è popolarmente conosciuta, è una libreria digitale che contiene documentazione di aiuto, guide didattiche, domande frequenti, manuali per l'utente, articoli introduttivi, video, presentazioni e così via su un'azienda. Con una base di conoscenza, puoi creare, organizzare e condividere informazioni per scopi interni (dipendenti) ed esterni (clienti).

Che tipo di contenuto dovrebbe avere Sam nella sua knowledge base?

Per il team di vendita di Sam: Dovrebbero esserci video di micro-apprendimento o presentazioni PowerPoint che forniscono una panoramica e parlano dei vantaggi di seguire un programma di scienza dei dati.

Per l'assistenza clienti di Sam: Dovrebbe esserci un glossario che definisca termini importanti come SQL, machine learning, ecc., una guida didattica per accedere alla piattaforma di apprendimento, ecc.

Per i clienti di Sam: Dovrebbero esserci corsi personalizzati adatti alle loro esigenze e materiali didattici gratuiti che li attirino a iscriversi al programma.

Vantaggi della base di conoscenza

A questo punto devi aver compreso l'idea alla base dell'implementazione di una base di conoscenza. Ora, esaminiamo i cinque principali vantaggi dell'utilizzo della knowledge base per un'organizzazione. Ricorda, una base di conoscenza è vantaggiosa sia per i tuoi dipendenti che per i tuoi clienti.

Promuove l'autoapprendimento (esterno)

Al giorno d'oggi, la maggior parte delle persone preferisce leggere e conoscere un argomento da sola.

Una base di conoscenza ti aiuta a fornire informazioni coerenti ai tuoi clienti. Puoi anticipare le esigenze dei tuoi clienti e fornire loro il giusto tipo di informazioni prima che ti contattino. Fornisce ai tuoi clienti l'opportunità di risolvere le loro domande senza richiedere l'aiuto del supporto.

Con un solido database di auto-aiuto, sarai in grado di fornire ai tuoi clienti un'esperienza di risoluzione dei problemi senza interruzioni. Quando i punti deboli del tuo cliente vengono affrontati regolarmente, sarai in grado di costruire relazioni a lungo termine. Contenuti coerenti e di qualità migliorano la fiducia e la fedeltà al marchio.

Riduce la dipendenza dall'assistenza clienti

Un rapporto E-consulenza afferma che il 51% dei clienti preferisce che le proprie domande vengano risolte dalle domande frequenti. Significa sicuramente che non vogliono fare affidamento sui team di assistenza clienti per ottenere risposte rapidamente.

Vedrai una riduzione del numero di chiamate ricevute dal team di assistenza clienti con una base di conoscenza efficace. Il tuo team di supporto non deve essere sempre disponibile. I clienti possono accedere alle informazioni in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo. Le basi di conoscenza sono anche compatibili con i piccoli dispositivi come tablet e cellulari.

Ad esempio, se il tuo cliente è residente negli Stati Uniti e i tuoi servizi hanno sede in India, possono risolvere le loro domande in pochi clic se hanno accesso al tuo hub di informazioni. Ridurrà anche i costi di assunzione del personale di supporto.

Centralizza le informazioni

Con le informazioni più recenti, come i documenti che registrano le esperienze dei clienti, gli aggiornamenti dei prodotti, le nuove funzionalità e così via, disponibili su un'unica piattaforma, tutti i team che si occupano di clienti possono accedere facilmente alle informazioni. Ciò riduce la dipendenza tra i team e fornisce informazioni a 360 gradi a tutti i membri dell'organizzazione.

Facilita una risoluzione più rapida

Analizza il modello di query che ricevi dai clienti e aggiorna la tua knowledge base con quei tipi di contenuti. Avere questo contenuto preparerà l'assistenza clienti a rispondere prontamente alle domande.

Ad esempio, se la maggior parte delle tue domande riguarda l'utilizzo del prodotto, includi la documentazione di aiuto pertinente e le domande frequenti. Il tuo team di supporto non deve far aspettare a lungo i tuoi clienti per la risoluzione dei problemi, ottenendo così la soddisfazione dei clienti.

Aiuta con l'onboarding e la formazione

Sfrutta la tua base di conoscenze per un'integrazione agevole, internamente per i tuoi dipendenti ed esternamente per consentire ai tuoi clienti di conoscere il prodotto. Puoi utilizzare una base di conoscenza solida e ben organizzata per creare risorse di apprendimento personalizzate per nuovi assunti, team interni, clienti o partner della tua azienda. I contenuti riutilizzabili su un'unica piattaforma riducono la tua dipendenza dai formatori e riducono i costi di formazione.

Una base di conoscenza è un must per la crescita della tua azienda e se non vuoi essere in una posizione come Sam, crea una base di conoscenza per tutti coloro che sono associati alla tua attività per trasferire le conoscenze in modo fattibile.

Controlla il nostro blog precedente per conoscere il concetto di base di conoscenza.

Come si crea una base di conoscenza per la propria organizzazione

Uno dei modi più semplici per creare una base di conoscenza è utilizzare un'applicazione Learning Management System (LMS). LMS sono utilizzati per fornire e gestire le risorse di apprendimento. Forniscono un modo efficace per costruire e classificare la tua base di conoscenze. Consentono di trasmettere informazioni senza interruzioni all'interno e all'interno dell'organizzazione.

Puoi anche utilizzare un LMS per estendere la knowledge base aggiungendo contenuto in una varietà di formati. Ad esempio, webinar registrati, infografiche sulle domande frequenti, presentazioni PowerPoint, programmi di formazione personalizzati, corsi di apprendimento ludici, ecc. Consigliamo a tutte le aziende di disporre di una base di conoscenze e di utilizzare LMS per espandere le informazioni nel proprio hub informativo. Inoltre, Vtiger lancerà molto presto il proprio LMS.

Resta sintonizzato per conoscere Vtiger LMS nei prossimi blog.

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