Quando si lavora con clienti e documenti, la maggior parte dei team di vendita e marketing piccoli e persino grandi lo fanno in modo dolorosamente inefficiente. I dipendenti archiviano i documenti su dischi rigidi e li scambiano tramite e-mail. Se sono fortunati, hanno accesso a strumenti come Dropbox o Google Drive per centralizzare i documenti internamente, ma questo lascia ancora molto a desiderare quando si tratta di lavorare con i clienti. Ad esempio, condividere documenti con i clienti significa scaricare documenti e caricarli su e-mail. La collaborazione con i clienti su tali documenti avviene tramite catene di posta elettronica che sono estremamente lunghe. Identificare la parte di un documento che un cliente ha effettivamente letto per accertare cosa dire in una conversazione di follow-up è impossibile. E collaborare internamente ai documenti per migliorarne l'utilizzo, o i documenti stessi, è un processo troppo complicato per realizzarsi realmente. Queste sono solo alcune delle sfide che le aziende con una mentalità di crescita devono affrontare, ma spesso non hanno soluzioni eleganti in vista.
Quando abbiamo deciso di ripensare al modo in cui le aziende dovrebbero utilizzare i documenti, queste tra le molte altre erano le sfide che ci eravamo prefissati di affrontare. È stato qualche mese fa. Oggi siamo lieti di toglierci le carte e annunciare il futuro della gestione dei documenti di vendita e marketing in Vtiger con la soluzione di gestione dei documenti.
Soluzione di gestione dei documenti in Vtiger CRM
vtiger di soluzione di gestione dei documenti affronta una serie di sfide chiave che erano un affronto all'alto valore potenziale dei documenti quando si lavora con i clienti. Esaminiamo l'elenco.
Trova i documenti che stai cercando più velocemente, con la nuova libreria di documenti
Quando i documenti non sono tutti nello stesso posto, trovarli e usarli è difficile. Questa è la prima sfida affrontata dalla soluzione di gestione dei documenti. Gli utenti possono caricare i documenti nella raccolta documenti centralizzata direttamente o da strumenti come Dropbox e Google Drive. Una volta che un documento è in Vtiger, può essere organizzato in cartelle, ad esempio per diversi prodotti o servizi. Quindi, i documenti possono essere cercati in base a tutti i metadati del documento, come il titolo assegnato, la data di caricamento, un tag personalizzato o anche un commento sul record del documento (ne parleremo più avanti).
Una volta che un documento di vendita o di marketing è in Vtiger, è pensato per essere condiviso, ed è qui che risplende la potenza della nuova soluzione di gestione dei documenti.
Condividi i documenti direttamente dal compositore e-mail
Quando sei pronto per condividere un documento con un contatto, puoi farlo dal documento o direttamente nel tuo flusso di lavoro quando ti contatti tramite e-mail. Per fare ciò, apri il compositore di posta elettronica di Vtiger dove vedrai il pulsante "inserisci link al documento". Facendo clic su di esso è possibile selezionare un documento per incorporare l'URL del documento nell'e-mail. Questo collegamento elimina alcune delle principali frustrazioni legate alla condivisione dei documenti. Innanzitutto, se condividi un documento con molti clienti, non avrai bisogno di ricaricare il documento su più email poiché è già in Vtiger: il link è tutto ciò che devi condividere. In secondo luogo, il destinatario non ha bisogno di scaricare il documento per visualizzarlo. Il collegamento apre il documento nel visualizzatore di documenti nel browser di Vtiger e se il destinatario deve scaricare il documento, può farlo da lì.
Collabora online con i clienti su documenti sensibili, con sale per documenti e commenti.
Il visualizzatore di documenti di Vtiger è uno spazio tracciato e collaborativo per la visualizzazione e la discussione di documenti. Ciò è particolarmente utile quando le vendite devono ottenere il consenso dei clienti su un contratto o un accordo. I clienti che visualizzano il documento possono commentare direttamente su di esso nel visualizzatore di documenti, che invia una notifica in-CRM al venditore che ha condiviso il documento. Le vendite possono quindi rispondere al telespettatore, informando il cliente via e-mail della risposta. Ciò mantiene tutti nel loop e la conversazione organizzata in modo conciso in un unico punto. Se più persone devono essere coinvolte nella conversazione in qualsiasi momento, possono essere aggiunte alla sala dei documenti privata tramite un pulsante di condivisione. Complessivamente, il nuovo visualizzatore di documenti guida le offerte più velocemente.
Dietro le quinte nella sala dei documenti, Vtiger tiene traccia di tutte le interazioni dei destinatari con un documento. Questo aiuta a guidare la prossima serie di conversazioni con approfondimenti basati sui dati.
Avere conversazioni di vendita più produttive, con metriche di coinvolgimento dei documenti al secondo e a livello di pagina
Le conversazioni di vendita sono più produttive quando sono guidate dal coinvolgimento del cliente con i documenti. Per ogni cliente con cui viene condiviso un documento, Vtiger visualizza le aperture in tempo reale e il coinvolgimento del secondo su ogni pagina. Quindi, se un potenziale cliente non ha aperto un documento, la successiva conversazione di vendita potrebbe concentrarsi sull'esplorazione dell'utilità del documento. Nel frattempo, se hanno aperto il documento e hanno trascorso la maggior parte del tempo su una pagina su un particolare prodotto, la conversazione successiva potrebbe invece concentrarsi sull'esplorazione delle esigenze che il prodotto soddisfa. La storia raccontata dai dati spetta a te interpretare e promuovere il tuo coinvolgimento.
Mentre le statistiche del documento vengono mostrate sul record del documento per tutti i contatti con cui è stato condiviso un documento, un widget di documenti mostrato nei record dei contatti mostra un elenco di documenti condivisi con quel contatto, nonché le relative statistiche di ingaggio.
Collaborare internamente per migliorare i documenti, con commenti di documenti interni
Man mano che le persone usano i documenti, si ottengono utili conoscenze interne su come questi documenti possono essere meglio utilizzati e migliorati. Tale conoscenza potrebbe essere di uno scenario cliente ideale in cui utilizzare un documento di marketing o una nuova idea su come il documento può essere migliorato per migliorare l'impegno del cliente. La casella dei commenti del record del documento consente agli utenti di CRM di aggiungere note e @mention persone o team per attirare la loro attenzione sulla conversazione, aiutando il documento a realizzare appieno il suo potenziale valore.
Dal miglioramento di come le persone trovano i documenti, alla condivisione, alla visibilità dei consumi e alla collaborazione sia con i clienti che alle trattative, sia internamente per migliorare i documenti, la nuova soluzione di gestione dei documenti aumenta radicalmente il valore delle vendite e dei team di marketing dai documenti. Prova la soluzione di gestione dei documenti in una prova gratuita 15 di Vtiger. Se avete domande a riguardo, leggi i documentio contattaci a [email protected].
Per capire come Vtiger CRM aiuta il tuo team di vendita, guarda questo video:
