Mia madre creava continuamente liste di controllo: per la spesa, le spese mensili, la spesa e così via. Le sue liste di controllo di viaggio erano leggendarie. A seconda di dove viaggiavamo, elencava tutti gli articoli che dovevano essere imballati, inclusi un set di scacchi magnetici, pastelli e fumetti per noi bambini. Le sue liste di controllo, tuttavia, erano flessibili e soggette a modifiche secondo i suoi capricci.
D'altra parte, le liste di controllo all'ospedale di mio padre sono state redatte meticolosamente e seguite diligentemente. Essendo un chirurgo, si è assicurato che fossero create liste di controllo per diverse procedure: prima, durante e dopo l'intervento chirurgico.
Uno studio statunitense ha rilevato che gli ospedali che hanno utilizzato la checklist per la sicurezza chirurgica dell'Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS) hanno ridotto la mortalità post-operatoria del 22%. 1
Puoi creare liste di controllo per le tue attività personali e professionali. Lo sapevi che una checklist è una delle tecniche di gestione più antiche ed economiche (se non ti dispiace la parola) e più semplici? Sebbene Benjamin Franklin sia considerato il padre della moderna lista di controllo, sono sicuro che le liste di controllo sono state utilizzate per secoli.
In questo blog parlerò di come le liste di controllo possono aiutarti ad aumentare la tua produttività sul lavoro, ma prima...
Che cos'è una lista di controllo?
Una lista di controllo è un aiuto al lavoro che elenca le attività o le attività che devono essere completate entro una determinata durata. Gli elenchi di controllo avanzati includono anche vari requisiti, come strumenti, dipendenze e comportamenti, che richiedono il completamento delle attività.
In che modo le liste di controllo aiutano?
Ci preoccupiamo tutti di "spostare i pali" al lavoro. A volte una corsa di cento metri può trasformarsi in una maratona.
Siamo anche ostacolati dal fatto che la memoria umana è limitata. Inoltre, molti di noi tendono a procrastinare, trascurare o omettere i propri compiti. Le liste di controllo ti aiutano nella gestione del progetto, non importa quanto piccolo sia un progetto. Può essere semplice come scrivere un blog o complesso come implementare una soluzione software.
Le liste di controllo ti aiutano a:
- Avere il controllo sui tuoi compiti.
- Identificazione e priorità dei passaggi che devono essere parte del processo.
- Suddividi i tuoi compiti nei minimi dettagli, assegna persone e date.
- Garantire che i compiti cruciali non vengano saltati.
- Concentrandosi sui compiti a portata di mano.
- Garantire che le attività siano completate nell'ordine riconosciuto.
- Eseguire in modo coerente per completare le attività per ottenere i risultati desiderati.
Come si crea una lista di controllo?
Ora che sai in che modo le liste di controllo ti aiutano, cosa pensi debba far parte della lista di controllo? Di seguito sono riportati alcuni punti da tenere in considerazione quando si crea una checklist per una procedura:
- Definire perché è necessario creare una lista di controllo.
- Identificare tutte le attività e le attività secondarie che devono essere completate.
- Determina come, quando e chi utilizzerà la checklist.
- Identificare le persone responsabili di ogni compito.
- Specificare le dipendenze per le attività.
Vantaggi dell'utilizzo di una lista di controllo
Le liste di controllo offrono molteplici vantaggi all'organizzazione e agli individui, in particolare il benessere mentale dei dipendenti. Vediamo come.
Vantaggi per l'organizzazione
Migliore allocazione di tempo e fatica
Liste di controllo accurate ti aiutano a identificare tutti i passaggi necessari per un processo. Sarai in grado di identificare i compiti vitali e dare loro la priorità. Sarai in grado di distogliere la tua attenzione, il tuo tempo e i tuoi sforzi per completarli prima degli altri.
Riduzione degli errori
Un elenco di controllo ti aiuta a elencare tutte le attività e le attività per un processo o progetto per una data o una durata prestabilita. Poiché tutte le attività sono elencate, le possibilità di errori sono ridotte e c'è poco spazio per i dipendenti di perdere un'attività.
Aumento dell'efficienza
Con le liste di controllo, i dipendenti si sentono a proprio agio nel lavorare su un processo nel suo insieme. Gli errori sono ridotti. Anche il tempo e lo sforzo necessari per completare un'attività sono ridotti. Questi portano ad un aumento dell'efficienza. A volte, le liste di controllo ti aiutano anche a identificare passaggi ridondanti o ripetitivi, che ti aiuteranno a eliminare i passaggi ridondanti o a migliorare un processo.
Identificazione di compiti ripetitivi
Le liste di controllo ti consentono di identificare facilmente le attività ripetitive o quelle che richiedono tempo. Per quelli di voi con processi digitalizzati o se si utilizza un software, è il primo passo verso l'automazione di queste attività. Immagina il tempo che risparmierai grazie all'automazione.
Aumento della produttività
Leggi di nuovo quanto sopra. Non pensi che portino tutti ad un aumento della produttività? Dopotutto, fai di più in meno tempo.
Benefici per il dipendente
Rispetto ad altre tecniche o strumenti di gestione, una lista di controllo può essere un semplice strumento di gestione, ma offre vantaggi ai dipendenti in molti modi.
Aumenta la motivazione
Le liste di controllo aiutano a raggiungere piccoli obiettivi. Con ogni attività completata, i dipendenti provano un senso di realizzazione. Quando sono soddisfatti del lavoro, sono motivati a investire in se stessi e nell'organizzazione.
Aumenta la creatività
Il nostro cervello è predisposto per pensare e ripensare ai compiti che richiedono la nostra attenzione, creando una situazione stressante. Poiché le liste di controllo menzionano tutte le attività che devono essere svolte, i dipendenti si sentono liberi e meno stressati. Li aiuta a essere creativi sul lavoro. Verranno con nuove idee che potrebbero effettivamente aiutare a migliorare i processi utilizzati.
Crea doti di leadership
Il completamento delle attività su base regolare provoca un senso di realizzazione nei tuoi dipendenti. Crea fiducia e li aiuta a cercare compiti impegnativi. Le liste di controllo aiutano a sviluppare le qualità di leadership nei tuoi dipendenti.
Tipi di liste di controllo
Ora ti starai chiedendo se ci sono diversi tipi di liste di controllo! Molti hanno provato a classificarli, ma tutto dipende dal tipo di processo o attività vuoi creare una lista di controllo per. Può essere una checklist di progetto, una checklist di sicurezza, una checklist di qualità, ecc. Possono essere create per i team o per gli individui e possono essere realizzate per qualsiasi tipo di professione.
Può essere una semplice lista di controllo in cui elenchi le dieci cose che devi fare e le spunta quando le completi. Oppure può essere una lista di controllo per processi complicati con date e dipendenze menzionate.
Ci sono una varietà di liste di controllo che puoi creare. Sono sicuro che hai creato una o due liste di controllo. Uso un foglio EXCEL per creare semplici liste di controllo che mi aiutano a stabilire le priorità e completare le mie attività ogni giorno. Le attività in sospeso vengono spostate al giorno successivo. Mi aiutano a identificare compiti cruciali che richiedono la mia attenzione e spingono gli altri in fondo alla lista.
Alcuni dei miei elenchi di controllo contengono anche attività distribuite su una settimana poiché la data di completamento non è immediata.
Vai avanti e crea una lista di controllo all'inizio della tua giornata lavorativa. Guarda tu stesso: come otterrai di più in meno tempo.
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Rif: 1 – https://www.bmj.com/content/357/bmj.j1935
