Sei un individuo che cerca di capire il tuo ruolo in un progetto? O forse sei stato assegnato come un progetto guidato all'improvviso e una grande promozione è in linea.
Comprendiamo che la gestione dei progetti può sembrare intimidatoria. Ma una volta padroneggiati i fondamenti e portato un elemento di intuizione nel mix, nessuno può impedirti di condurre progetti di successo in tutte le circostanze.
Questo blog offre una breve panoramica della gestione del progetto e dei dettagli chiave coinvolti in modo da poter prendere decisioni intelligenti.
Entriamo nelle basi.
Cos'è un progetto
In generale, un progetto è una sequenza di attività per raggiungere un obiettivo particolare. Tutti i progetti hanno dei limiti, come il tempo, le persone e le risorse necessarie per completare il progetto. Tutti questi fattori dipendono da quali risultati vuoi ottenere e da quando vuoi ottenerli.
Cos'è il Project Management?
Il Project Management è il processo di applicazione di metodi e competenze per raggiungere obiettivi in condizioni predefinite ed entro un determinato lasso di tempo. Implica la gestione delle risorse tecniche e umane per raggiungere l'obiettivo del progetto.
Importanza della gestione del progetto
Una gestione efficiente del progetto garantisce il successo del progetto. Un project manager svolge un ruolo significativo in questo in quanto deve gestire contemporaneamente quattro elementi essenziali di un progetto. Tutti questi elementi sono correlati.
- Ambito: riguarda le dimensioni, gli obiettivi e i requisiti del progetto.
- Risorse – Avrai bisogno di persone, attrezzature e materiali sul posto.
- Tempo: comporta il calcolo della durata delle attività, altre dipendenze e percorsi critici, determinando quanto tempo impiegherà il progetto.
- Denaro – Tieni sotto controllo i costi, gli imprevisti e i profitti.
Senza un'adeguata gestione del progetto, il team si muoverà senza direzioni, controllo o scopo. Questo, a sua volta, potrebbe comportare una riduzione della produttività e rischi elevati.
Passi nella gestione del progetto
In genere, la gestione del progetto è un semplice processo in cinque fasi come elencato di seguito:
- Iniziazione – Determinare il motivo per cui è necessario un progetto
- Pianificazione: definire tutti gli aspetti del progetto
- Esecuzione – Lancio del progetto
- Monitoraggio: osservazione e analisi dei progressi
- Chiusura – Completamento e revisione del progetto
Impariamo di più su di loro.
Iniziazione
I progetti sono assegnazioni pianificate in cui definisci e identifichi gli obiettivi che devono essere raggiunti all'interno di parametri come date di inizio, date di fine, budget, risorse, ecc.
In questa fase si definiscono l'ambito, gli obiettivi, la struttura, i casi d'uso, i vincoli, le parti interessate, i rischi e così via del progetto.
Pianificazione
La pianificazione di un progetto implica la definizione di tutti gli aspetti del progetto in termini di risorse, rischi e limitazioni.
In questa fase, crei un piano per gestire le attività, le pietre miliari, le scadenze e le risorse necessarie per completare il progetto in tempo. Per realizzare il piano, devi sviluppare una tabella di marcia per portarti dal punto A al punto B.
Una volta pianificate e definite le pietre miliari, sei pronto per lanciare il progetto e portare a termine il lavoro! Un progetto prende il via con l'attuazione del piano di progetto.
Controllo
È essenziale tenere d'occhio lo stato di avanzamento di un progetto. Il monitoraggio ti aiuta a gestire le risorse, rivedere le prestazioni del team, aggiungere o modificare obiettivi e, se necessario, riprogrammare il progetto.
Dovrai mettere in atto procedure per monitorare i progressi. Assicura che un progetto funzioni senza intoppi. Lavora per controllare e risolvere le difficoltà prima che diventino problemi che si bloccano o deviano da un piano di progetto prestabilito.
Chiusura
Una volta raggiunte tutte le pietre miliari e completato con successo tutte le attività, è il momento di rivedere le altre fasi del progetto.
Un progetto non si esaurisce con la semplice generazione di risultati finali. Avrai documenti da cancellare, risorse da riallocare e concludere altre questioni in sospeso. È inoltre essenziale archiviare tutta la documentazione relativa al progetto per riferimenti futuri e premiare la diligenza dei membri del team.
Infine, puoi condurre una valutazione post-completamento per analizzare cosa è stato fatto e cosa si sarebbe potuto fare meglio.
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Gestione delle attività in breve
Poiché un progetto è diviso in attività, parti più piccole e più gestibili, una buona gestione dei progetti richiede un'eccellente gestione delle attività. Le attività sono attività a breve termine con un limite di tempo o una scadenza prestabilita.
Timelogs è uno strumento prezioso che ti aiuta a tenere traccia del tempo speso per le tue attività e a riconoscere quale attività occupa la maggior parte del tuo tempo. Ti aiuterà a distribuire il tuo tempo e a raggiungere le scadenze senza intoppi.
La buona notizia è che Vtiger CRM è un'eccellente piattaforma per la gestione dei progetti. Ha tutti gli strumenti necessari che aiuterebbero a rendere il tuo progetto un successo.
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