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GDPR e CRM (Parte 2): GDPR e strumenti per la privacy di Vtiger: portare Zen alla gestione dei consensi su larga scala

Parte 1 della nostra serie su GDPR e CRM (Che cos'è GDPR e come influisce sul CRM?) ha spiegato le basi del GDPR, dal motivo per cui la legge è stata emanata, al modo in cui crea un nuovo paradigma per interagire legalmente con i dati dei cittadini europei. Fai riferimento a quel post per un manuale sul GDPR e sui suoi mandati. In questa parte, esamineremo come le modifiche in arrivo a Vtiger ti aiuteranno a rispettare la legge a differenza di qualsiasi altra soluzione CRM.

Le sfide della gestione dei consensi

Una delle parti più difficili della nuova legge da rispettare è ottenere il consenso verificato per ciascun utilizzo dei dati di una persona. Questo è particolarmente difficile per quattro motivi:

Gestire i consensi può essere un enorme ostacolo sul tempo

Avrai a che fare con innumerevoli contatti, ciascuno in una fase diversa della loro relazione con te, e quindi dover fornire il consenso per uno scopo diverso. Potresti chiedere un nuovo lead per il consenso a condividere le informazioni con il tuo partner e un nuovo cliente per il consenso a memorizzare il numero di carta di credito. Ogni volta, dovrai chiedere il consenso, attendere la loro risposta, registrare la loro risposta e poi agire. Ognuno di questi richiede tempo, e scalato su molti lead e clienti al mese può diventare un enorme ostacolo sul tempo.

Una volta fornito, il consenso deve essere facile per i contatti da revocare

GDPR richiede che sia reso facile per qualcuno revocare il consenso come lo è per loro. Ciò aumenta il tempo necessario per gestire i consensi.

Non puoi lasciare che alcun consenso passi attraverso le fessure

Attendere troppo a lungo per agire su un consenso può eliminare l'utilità di ottenere il consenso a tutti. Ciò è particolarmente vero quando si condividono i dati di piombo con i partner, che devono colpire quando il ferro è caldo. Inoltre, è legalmente indispensabile non lasciare che le scelte di un contatto scivolino attraverso le fessure. Se un contatto revoca il consenso all'utente che utilizza i propri dati, ma lo condivide accidentalmente con un partner dopo il fatto perché non l'ha notato, si sta violando GDPR.

I consensi devono essere difficili da falsificare

La ragione per registrare i consensi di un contatto, in primo luogo, è proteggerti se affermano di non averlo mai fornito. È molto meno probabile che ciò accada se ottenete il consenso in un modo che è difficile da rinnegare. Puoi farlo chiedendo un modulo di ID o richiedendolo da un indirizzo email o portale verificato a cui solo loro hanno accesso. Un consenso molto meno utile è quello ottenuto attraverso una risorsa accessibile al pubblico, come un modulo sul tuo sito Web, perché chiunque può inviarlo affermando di essere qualcun altro.

Oltre a tutti gli altri obblighi legali che devi rispettare, GDPR sembra aver bisogno di così tanto microgestione che non avrai il tempo di fare qualsiasi altra cosa.

Gestire il consenso non deve essere così difficile

Con questo come introduzione, siamo lieti di annunciare i nuovi strumenti di conformità e privacy al GDPR di Vtiger, che verranno lanciati entro il 9 maggio. Sono il modo più semplice per rispettare molte delle disposizioni del GDPR, su larga scala. Impiegando solo pochi minuti per la configurazione, consentono ai tuoi clienti di vedere la tua politica e le richieste pertinenti per loro, fornire in modo sicuro il consenso ed esercitare altri diritti concessi dal GDPR, il tutto semplificando la visualizzazione e l'azione dei loro consensi.

I nuovi strumenti consistono in tre enormi cambiamenti che insieme costituiscono la più grande revisione della privacy e della sicurezza nella storia di Vtiger. Loro sono:

  1. Una nuova pagina delle preferenze di contatto
  2. Un nuovo campo di dati crittografati
  3. Nuove campagne email conformi GDPR

Ed ecco il gioiello della corona di queste modifiche GDPR:

Presentazione della nuova pagina delle preferenze di contatto di Vtiger

Manage_privacy_preferences

La pagina dei consensi è dove i lead e i contatti vanno a fare quanto segue:

  1. Gestire le loro sottoscrizioni alla lista email
  2. Ulteriori informazioni sull'utilizzo dei dati e altre politiche
  3. Controlla il consenso per i dati che memorizzi su di loro
  4. Controlla il consenso per essere rintracciato
  5. Controlla il consenso per le altre autorizzazioni che desideri chiedere
  6. Chiediti di smettere di usare i loro dati
  7. Chiedigli di cancellare i loro dati personali di identificazione

La pagina è completamente personalizzabile: da chi può vederla, a ciò che vede e su cui agisce, fino a come vengono informati dei nuovi consensi richiesti da loro. Le preferenze dichiarate da lead e contatti in questa pagina vengono eseguite automaticamente da Vtiger quando possibile (più su questo in un secondo) o disponibili nei record dei contatti da utilizzare in filtri di elenchi, rapporti e automazione del flusso di lavoro, riducendo al minimo i dipendenti bisogno di assumersi nuove responsabilità.

In che modo verranno a conoscenza dei miei contatti e contatti e accederai alla pagina delle preferenze?

Dopo aver abilitato la pagina e scelto chi può accedervi, chi ha il permesso di usarlo riceve automaticamente un'e-mail che li informa. Questo li rende facili da chiedere.

Puoi abilitare un accesso futuro più facile a questa pagina aggiungendo un collegamento alla loro pagina delle preferenze al piè di pagina delle email inviate dagli utenti Vtiger. Questo footer può essere personalizzato.

Inoltre, il link "annulla iscrizione" nelle campagne email inviate da Vtiger ora punta alla pagina delle preferenze del destinatario. Se un destinatario non ha accesso alla pagina delle preferenze, vedrà solo le opzioni delle preferenze email nella parte superiore della pagina.

A quali consensi posso chiedere i miei contatti e contatti?

Oltre a una dichiarazione scritta personalizzabile, ci sono i tipi di consenso 5 che puoi aggiungere alla loro pagina.

Archiviazione e utilizzo dei dati

Se archivi dati sensibili, come il numero ID nazionale o il numero di carta di credito di un contatto, puoi scegliere di dare ai contatti il ​​controllo su quel campo richiedendo l'autorizzazione attraverso la loro pagina dei consensi. Se il contatto concede il permesso, fantastico! Se revocano l'autorizzazione, il campo CRM viene automaticamente cancellato e bloccato, garantendo la tua conformità.

Tracciamento degli impegni

Quando invii un'email o un documento a un contatto di Vtiger, le loro interazioni vengono tracciate in modo che i team di vendita, marketing e supporto possano apprendere di più sugli interessi dei contatti e adattare le comunicazioni future a loro. Se lo desideri, puoi consentire ai tuoi contatti di controllarli indipendentemente dal tracciamento degli impegni.

Consensi personalizzati

Se fai cose come condividere dati di contatto con una terza parte, o usarli nel processo decisionale automatico, puoi aggiungere un campo di consenso personalizzato per ottenere il permesso per tale uso. Se un contatto concede o revoca il consenso, vedrà la sua decisione nel proprio record dei contatti e potrà utilizzare la propria risposta per creare elenchi filtrati, report compilati o persino nelle automazioni del flusso di lavoro.

Interrompere l'elaborazione

Il GDPR richiede che tu dia ai contatti la possibilità di rinunciare completamente al trattamento. È possibile consegnare loro le chiavi del record di un contatto aggiungendo un pulsante "Interrompi elaborazione" alla pagina delle preferenze. Se lo fanno clic, Vtiger blocca automaticamente il record CRM in modo che gli utenti non possano modificare i valori dei campi e li escludono dalle campagne e-mail, non è richiesto alcun intervento manuale.

Cancellatura

Puoi consentire ai contatti di chiederti di eliminare i loro dati di identificazione personale aggiungendo un pulsante "Cancella i miei dati" alla loro pagina delle preferenze. Se fanno clic, attiva una casella di controllo denominata "cancellazione richiesta" nel loro record. Per agire su di esso, puoi filtrare questi contatti ed eliminare i loro interi record, ma per alcuni questo è un approccio troppo ampio. Per essere più chirurgici nel rendere i record non identificativi, puoi utilizzare la nuova opzione "Cancella dati personali" nel menu "Altro" del record per cancellare i campi Vtiger che hai contrassegnato come identificativi personali.

Come uso i loro consensi?

A meno che i consensi non siano facili da attuare, diventano più costosi da gestire che utili. È qui che Vtiger brilla davvero.

Oltre all'archiviazione e all'utilizzo dei dati, al tracciamento degli impegni e all'arresto delle automazioni di cancellazione di cui sopra, tutte le risposte di consenso vengono salvate in un nuovo blocco "Consensi" nel loro record CRM affinché gli utenti possano vedere quando interagiscono con lead e contatti .

Blocco di consenso

Puoi utilizzare questi consensi per creare elenchi o rapporti. Inoltre, possono essere utilizzati come condizioni nei flussi di lavoro automatizzati, quindi, ad esempio, nel momento in cui un contatto acconsente a essere contattato da un partner, Vtiger può inviare automaticamente e istantaneamente le proprie informazioni a un partner senza il tuo intervento.

Se il mio contatto inoltra un'e-mail contenente le sue preferenze collegate a qualcun altro, l'altra persona può modificare le sue preferenze?

Le modifiche alla pagina delle preferenze di un contatto richiedono una conferma tramite posta elettronica, ed è questo che le rende verificabili. Quando viene apportata una modifica alle preferenze, il contatto riceverà un'e-mail di follow-up che chiede di fare clic su un collegamento per confermare tali modifiche. Anche le modifiche alle preferenze e-mail ora richiedono una conferma, quindi i tuoi contatti possono inoltrare in sicurezza le tue e-mail senza preoccuparsi che qualcuno possa modificare le proprie preferenze.

Come posso impostare la pagina dei consensi?

Le nuove impostazioni della pagina delle preferenze di contatto e di contatto sono configurate dalla pagina Consensi nell'area Impostazioni CRM. Da qui, puoi configurare:

  • Chi riceve le notifiche per l'accesso e le modifiche alla pagina delle preferenze (ad esempio: notifica solo i contatti con regione = "UE")
  • Il piè di pagina email che collega alla pagina delle preferenze del contatto nelle e-mail dell'utente
  • Quali consensi vengono visualizzati nella pagina delle preferenze di un contatto in base alle informazioni nel proprio profilo (ad es. Chiedi solo CC # per i contatti con stage = "pronto all'acquisto").
  • Selezione predefinita di ciascun consenso

La pagina di consenso consente di raggiungere la conformità con GDPR con un'esperienza che è eccezionale per i tuoi clienti, e per te è semplice.

Campi di dati crittografati

Se memorizzi dati sensibili come un numero di carta di credito o un numero ID nazionale, ora hai la possibilità di contrassegnare il campo come sensibile in Vtiger.

Questo raggiunge tre obiettivi:

  1. Cripta il campo nei database di Vtiger. Una volta completato, nessuno senza la tua autorizzazione può vedere i dati. Non hacker (non siamo a conoscenza di violazioni fino ad ora!), Non di noi e non degli altri utenti.
  2. Offusca il valore del campo mostrato ai tuoi utenti. Ad esempio, è possibile nascondere tutte tranne le ultime cifre 4 di un numero di carta di credito. Ciò significa, ad esempio, che è ancora utilizzabile dagli agenti di supporto per verificare l'identità di un contatto, ma che non può vedere il valore completo, riducendo il rischio che venga compromesso.
  3. Ti consente di autorizzare determinati utenti a vedere il valore completo del campo. Ad esempio, i membri del team di fatturazione autorizzati potrebbero rivelare un numero completo di carta di credito con un semplice clic. Tale azione viene registrata e ricercabile tramite un nuovo registro di accesso al campo crittografato nell'area delle impostazioni.

I campi crittografati presentano alcune limitazioni da considerare prima di abilitarli:

  1. Elenca viste, report e dati esportati può mostrare solo valori crittografati
  2. La ricerca globale cerca solo caratteri esposti
  3. Una volta abilitato per un campo, la crittografia non può essere disabilitata

Questo è tutto per i campi criptati per ora.

GDPR Compliant Email Campaigns

Ultimo, ma sicuramente non meno importante, sono le nuove campagne email GDPR di Vtiger.

Il GDPR ora richiede che ora si ottenga un'autorizzazione chiara e inequivocabile per inviare e-mail di marketing: in pratica significa ottenere un doppio opt-in (descritto nella parte 1 di questo blog).

Con Vtiger, la doppia scelta di cavi e contatti è facile. Se hanno inviato una casella di controllo con la casella di controllo "Inviami email di marketing" abilitata, riceveranno una doppia e-mail di attivazione chiedendo loro di confermare il loro desiderio di ricevere l'email di marketing facendo clic su un collegamento. Se non sono arrivati ​​tramite un modulo Web, è possibile inviare questa email a un lead o contattare manualmente dal proprio record CRM o a un intero elenco dal modulo Liste di marketing (a meno che non abbiano disattivato).

Se conosci qualcuno che non si trova nell'Unione Europea o hai ricevuto un altro modulo di autorizzazione accettabile per inviarlo tramite e-mail, puoi ignorare la necessità di un doppio consenso optando per il contatto in te stesso. Per capire come farlo, vediamo come funziona il resto dei nuovi opt-in di posta elettronica.

I nuovi stati di attivazione dell'email

Invece del nostro vecchio campo "Opt Out", i lead e i contatti ora hanno ciascuno un campo "E-mail Opt-In Status" che sostituisce la vecchia casella "Opt Out". In esso ci sono i valori 6.

  1. Nessuna
  2. Single opt-in (utente)
  3. Single opt-in (webform)
  4. Double opt-in
  5. Opt-out (utente)
  6. Opt-out (contatto)

Questi valori possono essere impostati in uno dei pochi modi. Se un contatto fa clic su un collegamento in un'e-mail di doppio consenso ricevuta, Vtiger imposta il valore "Doppio consenso esplicito". Se un contatto invia il tuo modulo web con la casella di controllo "Voglio ricevere email marketing" abilitata, Vtiger imposta il valore "Single opt-in (webform)". L'attivazione singola (utente) viene impostata solo dagli utenti e può essere eseguita durante la creazione di un contatto individualmente o durante un caricamento. In caso contrario, tutti i nuovi contatti iniziano con uno stato "Nessuno".

Questi stati sono importanti perché puoi dire a Vtiger quali sono gli opt-in che ritieni accettabili per l'invio di un'email di contatto dal sistema delle campagne email. Le tue opzioni sono:

  • Double opt-in only
  • Double opt-in e single opt-in (utente)
  • Double opt-in, single opt-in (utente) e single opt-in (webform)

Quale impostazione dovresti scegliere dipende da molti fattori. Raccomandiamo sempre Double opt-in solo come la scelta più sicura legalmente, perché è sempre difficile discernere se un contatto è un cittadino dell'UE.

Come vengono disattivati ​​i contatti delle mie campagne?

I tuoi contatti possono disattivare le tue campagne email in due modi. Se ti contattano per richiedere la disattivazione delle tue campagne, puoi modificare lo stato di attivazione su "Disattiva (utente)". È possibile invertire questo stato nel caso in cui chieda di essere riconsegnato. Se il contatto visita la pagina delle preferenze e si disconnette, tuttavia, la loro opt-out è irreversibile, tranne nel caso in cui inviino nuovamente un modulo web per ricominciare.

Che cosa influiscono gli opt-out?

Per garantire che le preferenze dei contatti di non ricevere email commerciali siano rispettate, le opt-out impediscono che tutte le nuove email vengano recapitate al contatto. Ciò include campagne e-mail, autorisponditori, e-mail del flusso di lavoro e e-mail ad-hoc.

Per impedire che gli opt out interrompano le relazioni esistenti o le conversazioni avviate dai tuoi contatti, a entrambi è sempre possibile rispondere anche tramite la disattivazione del contatto.

Riassumendo

La conformità a GDPR è un argomento complicato che richiede di fornire ai cittadini europei i cui dati vengono utilizzati, con alcuni nuovi diritti. Questi diritti possono essere difficili da fornire in un modo che non disturba la tua attività.

Il nuovo GDPR di Vtiger e gli strumenti di gestione della privacy ti consentono di rispettare facilmente GDPR dando ai tuoi contatti un posto dove andare a gestire il loro consenso, o esercitare i loro diritti GDPR, in non più tempo di quanto necessario per impostare la pagina.

Se abbiamo il tuo interesse, tieniti aggiornato sul prossimo post sul blog su come configurare i nostri nuovi strumenti GDPR e privacy e le campagne email, per aiutarti a ottenere rapidamente il consenso e la conformità.

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