Di tanto in tanto, dovrai rimborsare a un cliente qualcosa per cui gli hai già fatturato. Forse su quella fattura hai aggiunto uno sconto del 5% invece di uno sconto del 10% come promesso in una conversazione. Oppure hai elencato la città sbagliata sulla loro fattura, che ha impostato l'aliquota fiscale al 10% anziché all'8%. Per avviare il processo di riaccredito del denaro, ti consigliamo di creare un file nota di credito.
Vtiger ora ti permette di gestire facilmente note di credito proprio all'interno del CRM. Con pochi clic crea una nota di credito che specifica l'importo dovuto al cliente. E mentre fatturhi il cliente la prossima volta, applica la nota di credito sulla fattura per regolare automaticamente l'importo di fatturazione. È possibile applicare una nota di credito sulla fattura di un cliente più volte fino a quando il denaro dovuto è completamente ripagato.
Quando gestisci note di credito in Vtiger, puoi:
Crea una nota di credito da una fattura con un clic
Quando fatturate un cliente sbagliato o perdete una spedizione, dovete rimborsare l'intero importo della fattura. In questi casi, con un clic, è possibile creare una nota di credito da una fattura. Quando si sceglie di creare una nota di credito da una fattura, Vtiger preleva automaticamente le informazioni sull'ordine dalla fattura. Poiché il cliente riceve il rimborso completo, non è necessario apportare modifiche alla nota di credito. Una volta creata una nota di credito, è possibile riconciliarla con la fattura per bilanciare la transazione. Questo processo non solo consente di risparmiare tempo di immissione dei dati, ma elimina anche eventuali errori manuali.
In caso di credito parziale, Vtiger ti consente di modificare la quantità e il prezzo nella nota di credito. Supponiamo che un cliente abbia annullato il 40% dell'ordine. Pertanto, durante la creazione della nota di credito dalla fattura, è possibile ridurre il valore della quantità per riflettere il 40% dell'ordine.
Automatizzare le approvazioni delle note di credito
Le note di credito emesse contro enormi quantità di denaro spesso richiedono l'approvazione del manager prima di essere inviate al cliente. Con il processo di approvazione di Vtiger in atto, puoi gestire facilmente l'intero processo di approvazione del credito. Tutto quello che devi fare è dedicare un minuto a impostare il flusso di lavoro di approvazione sulle note di credito. una volta che flusso di lavoro è a posto, ogni volta che le condizioni sono soddisfatte, Vtiger instrada automaticamente la nota di credito all'approvatore impostato nel flusso di lavoro. Questo processo garantisce che nessuna nota di credito venga persa sotto una pila di e-mail non lette.
Per capire meglio questo scenario, consideriamo un esempio. Diciamo che per emettere una nota di credito del valore di $ 5000 o superiore, devi ottenere l'approvazione dal manager di livello uno. E per emettere una nota di credito del valore di $ 10000 o superiore a te, devi ottenere l'approvazione dal manager di secondo livello. Per questo, è necessario configurare il workflow di approvazione che definisce i limiti e gli approvatori. Una volta eseguita questa operazione, supponiamo che crei note di credito 2 di valore $ 8000 e $ 12000 ciascuna. Vtiger instrada automaticamente la nota di credito del valore $ 8000 al gestore al livello uno e la nota di credito del valore $ 12000 al gestore al livello due. Poiché il gestore interessato riceve la notifica di approvazione in tempo reale, può intraprendere rapidamente le azioni necessarie.
Genera rapporto sulle note di credito emesse
Vtiger consente di generare rapporti personalizzati sulle note di credito per comprendere i motivi più comuni per la creazione di una nota di credito, di una fattura per il rapporto delle note di credito, il numero di note di credito generate ogni mese o anno e altro ancora. Con gli approfondimenti che ottieni da questi rapporti personalizzati, migliora il tuo processo interno. Ad esempio, è possibile generare un rapporto dettagliato per analizzare il motivo della creazione di note di credito in un mese. Se noti che sono state create più note di credito a causa di un ritardo nella consegna, puoi adottare misure per ridurre il ritardo di spedizione o aumentare i tempi di consegna per garantire che gli ordini raggiungano i clienti in tempo. Oppure, se ritieni che gli errori di fatturazione siano la ragione principale per generare note di credito, puoi approfondire le informazioni per comprendere le ragioni di questi errori di fatturazione e fornire le risorse e la formazione necessarie.
Vuoi imparare come creare una nota di credito in Vtiger CRM? Leggi il documentazione. Sentiti libero di lasciare un commento se hai domande relative a note di credito o qualsiasi altra cosa in Vtiger CRM.
