Immagina questo scenario:
In qualità di field sales manager, hai scoperto che il tuo field sales rep avrebbe dovuto partecipare a un incontro con il cliente in loco per dimostrare un prodotto appena lanciato. Tuttavia, hai scoperto che il rep non ha partecipato all'incontro con il cliente, ma ha contrassegnato l'attività come "Completata" nei record CRM.
Questa è una chiara violazione delle regole. Potrebbe influire sulle relazioni con i clienti, creare voci errate per i livelli di stock e persino mostrare che l'agente di vendita ha completato i suoi compiti quando non l'ha fatto.
Se questa è una sfida che stai affrontando da molto tempo, dovresti creare un sistema in cui i check-in errati presso il sito del cliente o gli inserimenti errati nel CRM possano essere evitati. È tempo di fare una chiacchierata sulle One Time Password (OTP) Rules and Validation feature in Vtiger CRM.
Che cosa sono le regole e la funzionalità di convalida OTP di Vtiger?
C'è una crescente necessità di proteggere il tuo CRM da aggiornamenti fraudolenti e di mantenere l'integrità delle operazioni aziendali. Vtiger's Regole e convalida OTP è una funzionalità aggiuntiva che aggiunge un ulteriore livello di sicurezza alle attività del tuo CRM.
Le regole OTP di Vtiger ti aiutano a combattere queste sfide, fornendo un modo efficace per proteggere le tue operazioni. Prima di approfondire, cerchiamo di capire i concetti chiave:
- OTP: Si tratta di un codice monouso, generato solitamente a scopo di autenticazione.
- Regole OTP: Si tratta di impostazioni personalizzabili che determinano quando e come è necessaria la verifica OTP per determinate azioni.
- Validazione OTP: Questo serve a confermare l'autenticità di un'azione eseguita che verifica l'OTP immesso con quello generato.
In poche parole, le regole OTP in Vtiger CRM consentono agli amministratori di impostare condizioni per attivare la verifica basata su OTP per specifici record e azioni CRM. Ora, potresti chiederti come le regole OTP di Vtiger possano aiutarti a risolvere il problema di cui sopra.
Applicando le regole OTP, invii un OTP alla piattaforma di messaggistica del cliente (ad esempio, l'OTP viene inviato tramite SMS al telefono del cliente). Il tuo rappresentante di vendita sul campo può quindi richiedere l'OTP al cliente e inserirlo nel CRM per contrassegnare l'attività come completata.
Ciò garantisce che le attività siano eseguite correttamente e registrate senza errori nel CRM. Garantisce inoltre la trasparenza tra la tua attività e i tuoi clienti.
Navigazione delle regole OTP in Vtiger CRM
Considera un esempio reale per capire come funzionano le regole OTP in Vtiger. Supponiamo che tu gestisca un'attività di consegna e utilizzi Vtiger CRM per gestire le tue attività quotidiane. Vuoi assicurarti che le conferme di consegna siano autentiche e impedire la falsa marcatura delle consegne come completate.
Ecco 9 passaggi che potresti voler conoscere per impostare le regole OTP per questo scenario:
- Creazione della regola OTP: Crea una nuova regola denominata 'Delivery Confirmation OTP' e assegna Vtiger Delivery Notes come modulo di destinazione. Personalizza il tuo OTP definendo il tipo, la lunghezza, il tentativo massimo di reinvio, i tentativi di convalida, ecc.
- Opzione OTP: Configurare l'OTP come codice numerico a cinque cifre, valido per cinque minuti.
- Condizioni di attivazione: Imposta la condizione per attivare l'OTP quando il campo viene modificato in "Consegnato".
- Canale di distribuzione: Seleziona il canale di consegna per inviare l'OTP al destinatario tramite e-mail, SMS o WhatsApp, in modo automatico o manuale.
Ora, quando un fattorino prova a contrassegnare una consegna come "Consegnata":
- Vtiger genererà e invierà un OTP al canale di distribuzione scelto dal tuo cliente.
- Il destinatario dell'OTP condividerà l'OTP con l'agente di consegna.
- Sarà necessario che l'addetto alla consegna inserisca questo OTP prima che lo stato possa essere modificato in "Consegnato".
- Il sistema convalida l'OTP immesso confrontandolo con quello generato.
- Lo stato verrà aggiornato automaticamente nel record CRM.
Si tratta di processi semplici ma efficaci per garantire il completamento delle consegne, riducendo notevolmente gli aggiornamenti CRM fraudolenti.
Tuffati nel articolo per saperne di più.
Vantaggi delle regole OTP in Vtiger CRM
Le regole OTP offrono numerosi vantaggi, tra cui:
Robusta integrità dei dati
Implementando la verifica OTP per le attività cruciali, le aziende possono garantire che vengano apportate solo modifiche autenticate ai record CRM. In questo modo, puoi mantenere l'accuratezza dei dati aziendali.
Fiducia dei clienti migliorata
Quando i tuoi clienti vedono che stai facendo il possibile per proteggere le loro informazioni, si crea fiducia. Questa fiducia può favorire relazioni a lungo termine, incoraggiare la ripetizione degli affari e avere un impatto positivo sulla reputazione del tuo marchio.
Aggiornamenti falsi ridotti
Le aziende possono ridurre significativamente gli aggiornamenti falsi e raggiungere la soddisfazione del cliente. Quando ai clienti viene assicurato che le attività vengono contrassegnate come completate solo dopo la conferma dell'OTP, l'esperienza del cliente migliora.
Il futuro della sicurezza CRM
Guardando al futuro, una cosa è certa: il ruolo delle regole OTP è destinato a evolversi in modi entusiasmanti. In futuro, i CRM potrebbero iniziare a utilizzare la verifica OTP insieme all'autenticazione biometrica, come l'impronta digitale o il riconoscimento facciale. Preparatevi perché il futuro si avvicina rapidamente.
Se vuoi migliorare la tua situazione attuale rafforzando la sicurezza dei tuoi processi CRM, adotta subito le regole OTP di Vtiger.
