Quando i dipendenti di un'azienda si scambiano documenti tra loro, se ciò non avviene attraverso un sistema di gestione dei documenti, è più che probabile che accadano via e-mail o sotto forma di copie stampate. Ciò potrebbe accadere quando un addetto alle vendite richiede una garanzia di marketing per aiutare a chiudere un affare, o un associato all'assistenza clienti richiede un manuale del prodotto aggiornato da condividere con un cliente. Sfortunatamente, questo può, e spesso porta al richiedente ore di attesa per giorni per ricevere il documento, e anche dopo averlo ricevuto, il documento si perde in traboccanti caselle di posta o vassoi carta (fatto divertente: una enorme 7.5% di file di carta diventa completamente mancante).
Vtiger risolve le sfide più significative associate alla gestione e alla condivisione di documenti in un'organizzazione. Ogni account Vtiger ottiene tra 5GB e 25GB di spazio per i caricamenti diretti. Questo può essere esteso sincronizzando direttamente con le soluzioni di archiviazione più popolari Box, Dropbox e persino Google Drive. Una volta che i documenti sono in Vtiger, visualizzano metadati utili come le date di caricamento e possono essere organizzati in cartelle pertinenti, possono essere ricercati internamente, collegati ai record di contatto o di vendita o condivisi esternamente con terze parti in pochi clic.
Tre vantaggi principali di gestione dei documenti all'interno di Vtiger:
1. Dedica meno tempo alla ricerca di documenti
Le squadre che utilizzano Vtiger per la gestione dei documenti passano meno tempo a organizzare lo scambio di documenti. I team di vendita non devono più inviare richieste di marketing per il materiale di marketing aggiornato. I team di marketing non devono più occuparsi delle richieste di documenti individuali da parte dei collaboratori di vendita. I team di assistenza clienti trovano e condividono facilmente la documentazione del prodotto e altre informazioni richieste dai clienti. E chiunque lavori con un cliente può vedere i contatti e trattare documenti rilevanti, come le specifiche del prodotto, front-and-center all'interno del record di un contatto.
2. Sii sicuro che tu sia con l'ultima versione
Vtiger mostra metadati come l'ultima volta modificata di un documento e ti consente di memorizzare i numeri di versione con i documenti. In questo modo sai sempre che stai lavorando con le giuste informazioni. Se carichi nuovi documenti, le versioni precedenti vengono automaticamente salvate come riferimento.
3. Risparmia tempo e denaro spesi per la creazione di un sistema di gestione dei documenti separato
L'impostazione di un sistema di gestione dei documenti separato comporta altri costi di attivazione, canoni mensili e altre spese di manutenzione che possono costare da centinaia a migliaia di dollari in base al numero di utenti. Vtiger ti consente di gestire fino a 25GB di documenti gratuitamente e, per un maggiore spazio disponibile, si integra con i più diffusi provider di file sharing come Box, Google Drive e Google Drive. Ciò facilita anche la condivisione di file con persone esterne all'organizzazione.
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