Cos'è la produttività?
La produttività determina lo standard dei risultati. La produttività si riferisce generalmente alla capacità di un individuo, di un team o di un'organizzazione di lavorare in modo efficiente entro quel tempo al fine di massimizzare l'output.
Il lavoro è un ciclo di definizione e raggiungimento di obiettivi o scadenze: individui e aziende richiedono sistemi e strumenti di produttività per rimanere al passo con il proprio gioco e fornire risultati.
Ricercatori ha studiato i lavoratori della conoscenza nel 2013 e di nuovo durante il blocco della pandemia del 2020 e ha riscontrato cambiamenti significativi nel modo in cui lavorano.
Ecco i risultati chiave:
- Il lockdown ci aiuta a concentrarci sul lavoro che conta davvero. Dedichiamo il 12% in meno di tempo alle riunioni di grandi dimensioni e il 9% in più a interagire con clienti e partner esterni.
- Il lockdown ci aiuta ad assumerci la responsabilità dei nostri programmi. Facciamo il 50% in più di attività per scelta personale, perché le consideriamo importanti, e la metà perché qualcun altro ce lo ha chiesto.
- Durante il blocco, consideriamo il nostro lavoro più utile. Valutiamo le cose che facciamo come preziose per il nostro datore di lavoro e per noi stessi. Il numero di attività classificate come noiose scende dal 27% al 12% e il numero che potremmo facilmente trasferire ad altri scende dal 41% al 27%.
La produttività è funzione di molti fattori: organizzazione, ambiente di lavoro, motivazione, gestione del tempo e salute.
Ecco gli strumenti che possono aiutarti a migliorare la tua produttività sul lavoro:
Strumenti organizzativi
L'organizzazione è importante per la produttività. Tradizionalmente, elenchi di cose da fare, fogli di calcolo, diari, pianificatori e note adesive aiutano a organizzare le attività. Gli strumenti organizzativi digitali possono fare molto di più.
I diari digitali come Penzu, i pianificatori di contenuti come Hootsuite e i fogli di calcolo digitali come Airtable semplificano l'aggiunta, la gestione, la collaborazione, l'organizzazione e l'accesso a dati e conoscenze. Evernote, Microsoft OneNote e Dropbox paper aiutano a prendere appunti mentre Sanebox e Unroll.me aiutano a organizzare e riordinare le email.
Strumenti di gestione del progetto
La gestione del progetto è necessaria per realizzare gli obiettivi di un progetto con limiti di portata, tempo e budget. Strumenti come Process Bliss e ClickUp aiutano a gestire i processi e il flusso di lavoro.
Project Libre, Rational Plan e GanttPRO svolgono attività aggiuntive come la pianificazione delle risorse, la gestione del budget e il monitoraggio dei progressi. Anche altri strumenti di gestione dei progetti come ProofHub, Infinity e Wrike aumentano la produttività del lavoro.
Strumenti di comunicazione
Il controllo delle e-mail influisce sulla produttività e aumenta i livelli di stress. Uno studio rivela che ci vogliono in media 60 secondi per tornare al lavoro dopo aver controllato le e-mail. Tuttavia, è altrettanto importante mantenere le comunicazioni di lavoro soprattutto se stai lavorando con un team o un'attività collettiva.
Strumenti di comunicazione come Shift, Fleep e Litmus aiutano a gestire più account, e-mail, app Web e strumenti. Email Finder e Right Inbox rendono anche le comunicazioni e-mail più facili e veloci. Zoom, Skype e Gotomeeting sono strumenti eccellenti per riunioni di gruppo e videoconferenze.
Strumenti di e-learning
La produttività aumenta una volta che migliori in modo significativo le tue abilità. Una nuova abilità o conoscenza sostitutiva aumenta il tuo sviluppo personale e lavorativo. CodeNest ti consente di apprendere facilmente anche i corsi tecnologici più complessi e di migliorare la tua produttività.
Strumenti di monitoraggio del tempo
La gestione del tempo produce un'elevata produttività perché gli obiettivi o gli obiettivi vengono raggiunti entro il periodo di tempo assegnato. Anche con un programma o un elenco di cose da fare, è possibile perdere la cognizione del tempo e dedicare più ore del previsto a un'attività.
Gli strumenti di monitoraggio del tempo tengono traccia della quantità di tempo speso per un progetto e assicurano che tu sia sempre all'interno delle tue attività. Questi strumenti di produttività sono consigliati per i team remoti. Gli esempi includono Toogl, Harvest, Everhour, Hubstaff e Time doctor.
Strumenti di collaborazione
Il lavoro di squadra aumenta la produttività perché individui diversi mettono insieme le risorse per realizzare un obiettivo. Gli strumenti di collaborazione più utilizzati sono Slack, Google Docs, Bit.ai e Trello. Permettono a più persone di lavorare su un progetto.
Gli strumenti di collaborazione sono essenziali per la comunicazione, il contributo e il monitoraggio nei progetti di gruppo. Aiutano a riordinare il carico di lavoro supportando la delega poiché più persone possono gestire attività diverse in un'area di lavoro.
Strumenti di gestione dell'archiviazione
L'archiviazione su cloud può essere un metodo economico ed efficiente in termini di tempo per archiviare ed eseguire il backup di un sistema. Tuttavia, le sue funzionalità aggiuntive includono l'hosting di siti Web, l'hosting di posta elettronica, gli spazi di lavoro mobili e la condivisione di file semplice.
Gli strumenti di archiviazione cloud per aumentare la produttività personale e sul posto di lavoro includono: iCloud, Google Drive e Microsoft OneDrive. Forniscono un facile accesso e protezione ai file. Gli strumenti di gestione della conoscenza come Tettra semplificano la ricerca e l'aggiornamento delle informazioni.
Strumenti di pianificazione
Seguire un programma ti aiuta a provare a fare di più in meno tempo. La pianificazione offre la possibilità di assegnare priorità alle attività, agli obiettivi e completare i progetti entro il tempo disponibile. Aumentano la produttività attraverso la pianificazione preliminare e i promemoria.
Puoi pianificare appuntamenti, prenotazioni, riunioni, messaggi e attività con questi strumenti. Può anche sincronizzarsi con i calendari digitali e utilizzare algoritmi di intelligenza artificiale per apprendere la tua pianificazione e assumere il controllo dell'organizzazione, della prenotazione e dell'aggiornamento degli eventi. Questi strumenti includono Calendly, Calendar, ScheduleOnce, Appointfix, Arranger e Doodle.
Strumenti di gestione della salute
La salute è ricchezza perché la produttività di un individuo dipende essenzialmente dalla sua salute fisica e mentale. Alcuni strumenti aiutano a controllare e mantenere il benessere generale del tuo corpo. MyFitnessPal, Yoga studio, Talkspace, TMetric,Streak, Loseit, Doropomo aiutano ad aumentare la produttività del lavoro aiutandoti a monitorare e mantenere il tuo stato psicologico, abitudini sane e peso.
Conclusione
La tua produttività influisce direttamente sullo standard e sulla quantità dei tuoi risultati. L'elevata produttività ti mette in cima alle cose della tua vita perché ti tira fuori gradualmente dal ciclo di inseguire le scadenze. Fornisce un senso di appagamento dopo che ogni lavoro è terminato e ti impedisce di esaurirti. Scegli almeno un'applicazione da ciascuna categoria autorizzata e guarda il tuo livello di produttività salire alle stelle.
