Se desideri caricare dati su Vtiger da un file CSV o integrarli con software di terze parti, ma temevi che i dati sovrapposti in Vtiger e la fonte esterna potessero generare quei record duplicati temuti, abbiamo buone notizie per te . Vtiger ora impedisce automaticamente la creazione di record duplicati.
NOTA: in risposta ad alcune e-mail che abbiamo ricevuto, vorremmo chiarire che questo strumento è tecnicamente più utile dei nostri strumenti di deduplicazione esistenti: fornisce una protezione automatica 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX contro l'emergere di duplicati da tutte le fonti. Gli utenti possono impostare regole molto più complesse per determinare quando un record deve essere considerato un duplicato (ad esempio: nome, cognome e nome dell'azienda corrispondenti) e lo strumento funziona continuamente in background per evitare duplicati da qualsiasi record manuale o automatico fonte di generazione, non solo le importazioni di record da un file CSV. Impedisce persino la creazione di record duplicati quando due record diversi vengono successivamente modificati in modo che corrispondano tra loro. In realtà speriamo che elimini definitivamente la necessità di deduplicazione in seguito.
I record duplicati sono tra gli inconvenienti più noti dell'utilizzo di software per la gestione di dati importanti. Si insinuano quando le persone aggiungono o caricano contatti e offerte, sincronizzano i dati con software di terze parti e praticamente attraverso qualsiasi processo che porta i dati in un CRM - e devastano la produttività.
Trattare con quei documenti in più fa più che sprecare il tempo delle persone. Lo stesso Bob Smith che appare per due volte in una pipeline di vendita, ad esempio, può portare a due agenti di vendita che cercano di vincere la stessa attività. Ma mentre questi addetti alle vendite possono alla fine scoprire e rettificare la discrepanza, molti record duplicati non vengono scoperti e quasi sempre confluiscono in rapporti importanti ma sfortunatamente imprecisi. Se questi record duplicati sono di un contatto o di un accordo, possono anche creare un'esperienza cliente disgiunta e dolorosamente confusa, ad esempio quando un cliente fedele viene trattato come un estraneo perché la versione incompleta del record di contatto viene utilizzata come base di un'e-mail o di una conversazione.
Vtiger ti consente di impostarlo e di dimenticarlo per evitare duplicati
Con l'aggiornamento di Vtiger a marzo, ti offriamo un metodo "set-it-and-forget-it" per evitare record duplicati. Dite a Vtiger quale combinazione di campi sono considerati unici, e Vtiger si assicura che solo una di quelle combinazioni esista nel sistema. Sia che consideri un record univoco basato su un singolo numero di record, sia su una combinazione di fattori come il nome, il cognome e il nome della società, Vtiger controllerà la presenza di duplicati prima che vengano creati. Questo controllo viene eseguito anche durante le operazioni di sincronizzazione (es: con Contatti Google, Quickbooks, ..etc), con la possibilità di impostare Vtiger o il sistema esterno come master.
Ecco come impostare il duplicato gestendolo in Vtiger
- Sfoglia a Menu> Tutte le impostazioni> Gestione moduli> Layout e campi modulo
- Seleziona il modulo desiderato dal menu a discesa
- Clicca sul Prevenzione dei duplicati linguetta
- Capovolgere il Abilita controllo duplicato interruttore
- Nella casella di testo, aggiungi tra uno e tre campi che insieme costituiscono un record univoco. Potrebbe trattarsi di un numero di record univoco, un nome e un cognome, un nome e cognome e un nome di organizzazione.
- Imposta uno dei tre modi in cui vorresti che Vtiger indirizzi i duplicati che trova quando vengono aggiunti i record a Vtiger
- Utilizzare solo la copia più recente
- Usa la copia interna
- Usa la copia esterna
Vtiger gestisce i duplicati da una singola creazione di record, importazione CSV, flusso di lavoro o sincronizzazione da un'applicazione di 3rd party in modo leggermente diverso, quindi vai al nostro documentazione di gestione dei record duplicata se sei interessato ai dettagli nitidi. Una volta configurato, tuttavia, Vtiger impedisce i duplicati che potrebbero provenire da qualsiasi fonte.
Hai domande sulla creazione di record duplicati o vuoi parlare di altre sfide che ti impediscono di utilizzare al meglio il tuo CRM? Lasciaci un commento nel box sottostante, oppure inviaci una mail a [email protected]. Potremmo semplicemente creare e presentare una soluzione al tuo problema nel nostro prossimo post sul blog!
