Per i project manager, che gestiscono team grandi o piccoli, tenere traccia di quante ore i membri del team dedicano a ciascuna attività è piuttosto impegnativo. I dipendenti odiano la compilazione manuale delle schede attività, registrando il tempo impiegato per completare un'attività, correlando le attività a un progetto e a un cliente specifici e quindi inviandole ai propri manager alla fine della settimana. I project manager affrontano la resistenza dei membri del team con scuse come: "Sono troppo impegnato per tenere traccia di tutto ciò che faccio", o "Il multitasking mi rende difficile tenere traccia del tempo per ogni attività", o "Ho perso il riempimento della scheda attività la scorsa settimana e ora non ricordo cosa ho fatto. "
Quando i manager richiedono ai propri dipendenti di registrare le schede, molti impiegati trascorrono il venerdì pomeriggio cercando di ricordare cosa hanno fatto durante la settimana e inserendo ciò che ricordano. Ciò comporta l'invio di schede attività incomplete, imprecise e ritardate. E i project manager che utilizzano questi parametri per pianificare i progetti futuri finiscono per definire scadenze irraggiungibili delle attività del progetto e allocare budget e risorse imprecisi.
Il nuovo time tracker di Vtiger è progettato per aiutare i dipendenti a registrare automaticamente il tempo trascorso nelle attività di progetto quotidiane, mentre i project manager ottengono una maggiore visibilità nella giornata lavorativa dei membri del team. I dipendenti che lavorano alle attività di progetto in Vtiger avviano il timer con un clic all'inizio dell'attività e lo interrompono al completamento. Devo fare una pausa in mezzo? Basta mettere in pausa il timer e riprenderlo quando si torna. Mancato riprendere il timer al ritorno? Nessun problema. Vtiger supporta anche la registrazione manuale del tempo per inserire la durata del tempo mancante.
Compiti del progetto sono di due tipi: fatturabile e non fatturabile. Una volta completata un'attività del progetto, Vtiger ti consente di contrassegnarla come fatturabile o non fatturabile. Il tuo team di contabilità può quindi generare una fattura per tutte le attività fatturabili di un progetto con un clic, mentre la revisione delle attività non fatturabili può aiutarti a pianificare il progetto in modo più accurato.
Il monitoraggio del tempo nelle attività del progetto aiuta a:
- Migliora quotazioni e stime:
- Bill clienti con precisione:
- Tagliare il gioco:
Referenziare i rapporti temporali dei progetti precedenti aiuta i manager a pianificare il budget e le pianificazioni per progetti simili in futuro. Il monitoraggio del tempo aiuta i manager a prevedere quante ore di sforzi saranno necessari per uno specifico tipo di progetto. Ad esempio, se si stima che un progetto impieghi 5 per il completamento ma richieda ore 7, il gestore può impostare le offerte future per progetti simili per 9 ore.
Inoltre, aiuta i manager a rivedere il budget e le scadenze man mano che il progetto procede. Diciamo che hai un progetto che si stima richieda ore di lavoro 20. A metà strada, il cliente presenta alcune modifiche e richieste di funzionalità aggiuntive che aggiungono altre ore 4 al completamento del progetto. Ora, puoi contattare il cliente dicendo che il budget del progetto deve essere aumentato di X importo per accogliere nuove modifiche e indicare il numero esatto di ore che il tuo team ha già speso per le attività che devono subire modifiche.
I clienti stanno diventando più attenti ai costi. Esaminano il disegno di legge più da vicino per vedere se c'è qualche possibilità di negoziazione o controversia. Se i clienti vengono fatturati in blocco, in cui più piccoli servizi sono raggruppati in una singola voce di blocco con un unico valore temporale, presumono che sia una strategia che stai utilizzando per coprire la tua inefficienza. Ad esempio, una fattura di un'agenzia pubblicitaria, la creazione di un contenuto video, il blocco della fatturazione a un cliente appariranno come: scrittura di contenuti, creazione di video, voce fuori campo, editing - 9 ore e 30 minuti. Se ciascuna di queste attività viene fatturata a tariffe diverse, poiché la fattura non fornisce un quadro chiaro di quante ore sono state impiegate per ciascuna di queste attività, ci sarà spazio per i sospetti.
Con il time tracker di Vtiger, il tuo team contabile può creare fatture con tutti i dettagli delle ore esatte spese per le attività per le quali vengono fatturate. Torniamo all'esempio di fatturazione dell'agenzia pubblicitaria: con Vtiger la fattura sarà simile a: servizio di scrittura dei contenuti - 2 ore e 30 minuti, servizio di creazione video - 2 ore 30 minuti, servizio di voice over - 1 ora 30 minuti, servizio di modifica - 3 ore, totale - 9 ore 30 minuti. La suddivisione dettagliata dei servizi, la durata e il costo non lascia spazio a sospetti.
Harvard Business Review rileva che le ore di lavoro non tracciate potrebbero costare all'economia degli Stati Uniti 7.4 miliardi di dollari al giorno. Quando i membri del tuo team monitorano il loro tempo, avranno un'idea di quante ore hanno programmato di spendere per un'attività e di quante ore hanno effettivamente speso per questo. Il monitoraggio del tempo aiuta i membri del team a identificare le attività che vanno oltre la pianificazione; e poiché si sentono responsabili, i membri del team si concentrano sul completamento del compito.
Leggi l' Documentazione sul tempo per iniziare. Hai qualche domanda? Non esitate a lasciare un commento di posta elettronica a [email protected]
