FM Bird + Vtiger CRM

TL;DR riepilogo

• Panoramica sugli uccelli FM: Una società orientata ai servizi in Giappone, specializzata nella gestione di personalità dei media, che offre corsi e approfondimenti sulla distribuzione audio e video.
• Reputazione: Noto per lo sviluppo di talenti mediatici come DJ radiofonici e giornalisti sportivi, e riconosciuto come "l'unico corso del Giappone".
• Sfida operativa: Facevo affidamento su un database Access obsoleto e affrontavo le complessità delle operazioni finanziarie dovute alla struttura delle commissioni bancarie del Giappone e al consolidamento dei pagamenti dei clienti.
• Limitazione tecnologica: Ha utilizzato il sistema giapponese Ya Yoi per la conformità fiscale, ma ha dovuto affrontare sfide linguistiche e di interfaccia, ricorrendo ai fogli di calcolo.
• Implementazione di Vtiger CRM: Adottato per centralizzare dati e operazioni di vendita, snellendo i processi aziendali.
• Moduli utilizzati: Gestione fatture, preventivi e ordini di vendita; ha offerto un approccio efficiente all'interazione con il cliente e alla documentazione finanziaria.
• Vantaggio della funzione di pagamento: Monitoraggio semplificato e riconciliazione dei pagamenti, in particolare con i clienti che consolidano più pagamenti di fatture.
• Vantaggio del sistema di reporting: Ha consentito una compilazione e un'analisi più semplici dei dati finanziari e dei clienti per un processo decisionale informato.
• Efficienza operativa: La transizione dal database Access a Vtiger CRM ha migliorato la gestione dei dati e l'efficienza operativa.
• Impatto aziendale: Vtiger CRM ha migliorato le operazioni di vendita, la gestione delle relazioni con i clienti e ha posizionato FM Bird per un successo continuo.

Circa l'azienda

FM Bird è una società orientata ai servizi con sede in Giappone specializzata nella gestione di personalità dei media. Con sede a Tokyo, con una forte presenza a Nagoya e Osaka, l'azienda è rinomata per la sua esperienza nel guidare sia i nuovi arrivati ​​che i professionisti esperti attraverso corsi pratici. La loro offerta completa include preziose informazioni sulla distribuzione audio e video.

Distinta per il suo costante impegno nello sviluppo del talento dei media, FM Bird Academy ha costantemente coltivato individui come DJ radiofonici, conduttori e giornalisti sportivi. Nel corso dei decenni, FM Bird si è costruito una solida reputazione, guadagnandosi con orgoglio il primato di essere riconosciuto come "l'unico campo del Giappone".

In una recente discussione, Reinhold, il responsabile IT freelance di FM Bird, ha evidenziato le varie sfide che influiscono sulla produttività aziendale dell'azienda. In particolare, l'implementazione di Vtiger CRM è emersa come soluzione per affrontare queste sfide in modo efficace.

La sfida

FM Bird inizialmente utilizzò un database Access, che fu utile all'azienda per un periodo significativo. Tuttavia, con l'evoluzione del contesto aziendale, è diventato evidente che il database esistente, vecchio di dieci anni, non poteva più essere aggiornato per soddisfare le attuali esigenze operative di FM Bird.

Inoltre, l’azienda ha dovuto affrontare una sfida sotto l’aspetto finanziario delle sue operazioni. La struttura delle commissioni bancarie in Giappone ha posto complessità nell'allocazione delle fatture. Questa sfida è stata ulteriormente aggravata dal fatto che i clienti di FM Bird spesso consolidavano i pagamenti di più fatture in un unico bonifico bancario.

Per ottemperare agli obblighi fiscali, FM Bird ha utilizzato un sistema tecnologico giapponese noto come Ya Yoi. Sebbene efficace per lo scopo previsto, la mancanza di una versione inglese e alcune limitazioni dell'interfaccia hanno portato Reinhold a utilizzare i calcoli dei fogli di calcolo come metodo alternativo per la gestione di questi processi.

La soluzione: centralizzazione dei dati e delle operazioni di vendita in Vtiger CRM

In risposta alle sfide operative affrontate da FM Bird, il management ha introdotto l'idea di adottare Vtiger CRM, una decisione concordata collettivamente dal team. Questo CRM è stato selezionato per la sua solida funzionalità e capacità di semplificare vari aspetti del processo aziendale.

I moduli specifici di Vtiger CRM utilizzati da FM Bird includevano quelli per la gestione di fatture, preventivi e ordini di vendita. Questi moduli sono generalmente progettati per facilitare un approccio efficiente e integrato alla gestione delle interazioni con i clienti e dei documenti finanziari. Consentono la creazione, il monitoraggio e l'aggiornamento di preventivi e fatture direttamente all'interno del sistema, garantendo un flusso continuo dalle offerte di vendita agli ordini confermati e infine alla fatturazione.

Una delle caratteristiche principali di FM Bird era la funzione di pagamento all'interno di Vtiger CRM. Questa funzionalità offre in genere una visione consolidata dei pagamenti e della fatturazione, semplificando l'attività di monitoraggio e riconciliazione dei pagamenti. È particolarmente vantaggioso per aziende come FM Bird, che in precedenza avevano dovuto affrontare sfide dovute al consolidamento di più pagamenti di fatture da parte dei clienti. Probabilmente il sistema forniva opzioni per la registrazione di pagamenti parziali, pagamenti completi e pagamenti in eccesso, offrendo così una soluzione completa per la gestione delle transazioni finanziarie.

Reinhold, il responsabile IT, ha evidenziato il sistema di reporting flessibile di Vtiger CRM come un vantaggio chiave. In molti sistemi CRM, gli strumenti di reporting sono fondamentali per generare approfondimenti dai dati. Questi strumenti spesso consentono agli utenti di creare report personalizzati, estraendo punti dati specifici rilevanti per le esigenze aziendali. Per FM Bird, ciò ha significato una compilazione e un download più semplici dei dati finanziari e dei clienti, consentendo un processo decisionale e uno sviluppo strategico più informati.

Con l'accumulo di dati sufficienti all'interno di Vtiger CRM, FM Bird è stata in grado di abbandonare il vecchio database di Access. Questo cambiamento probabilmente ha segnato un miglioramento significativo nella gestione dei dati e nell’efficienza operativa. Il passaggio a Vtiger CRM non solo ha risolto i problemi immediati relativi alla gestione delle fatture e al monitoraggio dei pagamenti, ma ha anche consentito a FM Bird di sfruttare meglio i dati dei propri clienti per la crescita futura e l'ottimizzazione dei processi aziendali.

Conclusione: operazioni aziendali migliorate con Vtiger CRM

In contrasto con la natura complessa del database Access precedentemente utilizzato da FM Bird, l'adozione di Vtiger CRM si è rivelata una soluzione ottimale per supervisionare le operazioni aziendali e facilitare la gestione semplificata delle attività legate alle vendite, incluso il monitoraggio delle vendite, lead, preventivi, opportunità e fatture.

Sebbene ci sia stata una curva di apprendimento iniziale per i dipendenti FM Bird nel passaggio a Vtiger CRM, alla fine hanno scoperto la sua interfaccia user-friendly e hanno iniziato ad apprezzarne le funzionalità versatili. Le funzionalità complete di Vtiger CRM hanno migliorato significativamente la facilità di accesso ai dati di vendita critici, la generazione di fatture e, nel complesso, hanno contribuito a un flusso più fluido nelle operazioni di vendita di FM Bird.

È interessante notare che FM Bird è passata all'utilizzo della versione aziendale di Vtiger CRM, indicando un impegno costante nello sfruttare funzionalità e capacità avanzate per una maggiore efficienza aziendale. Questo spostamento strategico verso Vtiger CRM ha senza dubbio svolto un ruolo fondamentale nell'ottimizzazione dei processi di vendita, nella promozione di una migliore gestione delle relazioni con i clienti e nel posizionamento di FM Bird per il successo continuo nei suoi sforzi.