KPI + Vtiger CRM

Società

Krishna Park Infracon (KPI) è un innovativo fornitore di soluzioni di parcheggio per auto con sede a Kolkata, in India. Collaborando con WOHR, un produttore leader di sistemi di parcheggio per auto in Europa, KPI ha stabilito con successo una solida base in questo settore in forte espansione con clienti sparsi in tutta l'India. Dalla sua fondazione in 2009, il team KPI ha installato più di 3000 soluzioni di parcheggio automatizzato per edifici residenziali, commerciali e commerciali.

La sfida

Durante i primi anni, tutti i dati e i processi aziendali venivano gestiti manualmente su fogli di calcolo o documenti, e questo alla fine causava problemi. Nel corso del tempo, organizzare i dati relativi ai clienti, monitorare le attività relative ai progetti, tenere traccia dell'inventario e gestire l'intero processo aziendale su fogli di calcolo e documenti è diventato un impegno costoso. Il signor Avinash Yaduka, il direttore dell'azienda, si rese presto conto che lui e il suo team passavano ore in attività ripetitive per gestire i processi aziendali su fogli Excel.

La soluzione: Vtiger CRM

Avinash ha avviato la ricerca di una soluzione in grado di automatizzare le attività ripetitive e semplificare i processi aziendali per aiutare il proprio team a dedicare più tempo al miglioramento del servizio clienti, che lo ha portato al CRM. "La nostra ricerca di un sistema CRM che potesse essere personalizzato per il nostro processo aziendale si è conclusa a Vtiger. Con Vtiger abbiamo semplificato l'intero processo aziendale ", afferma Avinash.

Vtiger ci ha risparmiato diverse ore trascorse a cercare e condividere dati

Prima di utilizzare Vtiger, KPI ha mantenuto tutti i suoi dati aziendali in fogli Excel. Di conseguenza, il team di KPI ha trascorso almeno un'ora ogni giorno a estrarre e unire i dati da diversi fogli di calcolo. "Il nostro processo di vendita inizia con un membro del team pre-vendita che raccoglie i requisiti dei clienti. Successivamente, un team di progettazione di soluzioni analizza questi requisiti e fornisce un disegno di sistemazione generale. Una volta che il cliente approva la soluzione, i membri del nostro team di installazione visitano il sito e completano il processo di installazione. Al termine dell'installazione, il nostro team post-vendita si occupa dei servizi di post-installazione. Abbiamo anche un team di assistenza clienti che risponde alle richieste dei clienti. Durante l'intero processo, dalle pre-vendite alle vendite, i membri del nostro team condividono una tonnellata di dati. Monitorare, tracciare e condividere le informazioni sui fogli è stato un processo difficile e dispendioso in termini di tempo. "Afferma Avinash.

Con Vtiger, il team di KPI ha organizzato tutti i suoi dati aziendali in un unico posto, e questo consente alla magia di accadere. "Utilizziamo il modulo Contatti per salvare le informazioni sui nostri clienti, il modulo Inventory per tenere traccia del flusso di prodotti e il modulo Case per tenere traccia dei problemi dei clienti. Ogni volta che un record viene creato o modificato in Vtiger, il team interessato viene immediatamente informato. Ogni giorno, questo ci risparmia diversi minuti spesi per l'invio di e-mail sugli aggiornamenti recenti. E la funzione di ricerca globale di Vtiger recupera le informazioni di cui abbiamo bisogno, eseguendo un record di zillion in frazione di secondo. Io e il mio team possiamo accedere a qualsiasi dato inserito in Vtiger in qualsiasi momento, senza problemi. "

Vtiger ci ha dato la possibilità di creare nuovi moduli per acquisire ulteriori informazioni di inventario

"Il monitoraggio dell'inventario è fondamentale per i nostri processi di vendita, installazione e assistenza. Ogni giorno, molti strumenti non consumabili come macchine hardware e articoli di consumo come il grasso entrano e escono dal nostro inventario. A meno che non monitoriamo il nostro inventario in modo efficiente per mantenere le nostre scorte a un livello sicuro, è probabile che effettueremo consegne in ritardo - cosa che danneggia la nostra esperienza dei clienti ", afferma Avinash.

Tracciare l'inventario su foglio di calcolo è stato un processo ingombrante. Non c'era un modo efficace per tenere traccia della quantità di inventario rilasciata rispetto a un'attività di progetto oa un contratto di servizio. Non c'era modo di aggiornare la quantità in magazzino quando i prodotti entravano e uscivano dall'inventario.

Avinash continua a dire come Vtiger ha aiutato a risolvere questo problema. "Vtiger ci ha dato la possibilità di controllare i beni che entrano ed escono dal nostro inventario. Abbiamo creato due nuovi moduli per tenere traccia del rilascio e dell'approvvigionamento di articoli di magazzino. Ora, ogni prodotto che esce dal nostro inventario viene inserito nel modulo Out e quando alcuni di questi prodotti restituiscono una voce viene effettuata nel modulo In. Ogni volta che un prodotto si spegne, viene contrassegnato rispetto a un'attività di progetto, a un contratto di assistenza o a un ticket. Questo modo di tracciare gli oggetti dell'inventario ci consente di tenere traccia del movimento dei singoli oggetti e del saldo di apertura in qualsiasi momento. "

Inoltre, Avinash ha sfruttato la capacità di Vtiger di creare campi e flussi di lavoro personalizzati per mantenere una scheda a livello di inventario. "Abbiamo un campo personalizzato in ogni record di prodotto che definisce un livello di riordino per quel particolare prodotto. E con flussi di lavoro personalizzati, eseguiamo regolarmente un rapporto che elenca tutti i prodotti che hanno raggiunto il livello di riordino definito. Creiamo un ordine di acquisto in Vtiger quando un prodotto ha raggiunto il livello di riordino. Questo processo ci aiuta a garantire che il nostro inventario sia sempre mantenuto a un livello sicuro. "

I flussi di lavoro di Vtiger ci aiutano a gestire meglio i contratti di assistenza:

"Il nostro lavoro non si ferma all'installazione di soluzioni di parcheggio. Una volta che un progetto è stato contrassegnato come completo, i membri del team di vendita post-vendita prendono il comando e creano contratti di servizio. Abbiamo diversi tipi di contratti di servizio. Ad esempio, un contratto di assistenza potrebbe essere una garanzia o un contratto di manutenzione annuale. Per ciascuno di questi contratti di assistenza, forniamo un numero diverso di servizi in un anno. Abbiamo alcuni contratti di assistenza che forniscono servizi 6 un anno e pochi altri che forniscono servizi 4. Prima di utilizzare Vtiger, la gestione di questi contratti di assistenza era fastidiosa ", afferma Avinash.

"Con i flussi di lavoro di Vtiger lavorare con i contratti di servizio è una passeggiata. Quando viene creato un contratto di assistenza, abbiamo un flusso di lavoro personalizzato che crea ticket per ogni servizio. Ad esempio, se un contratto di servizio fornisce servizi 6, i ticket 6 vengono creati automaticamente. Ciascuno di questi biglietti è chiuso dopo il completamento di un servizio. Abbiamo flussi di lavoro sui biglietti per inviare promemoria via email al mio team di assistenza. Questo assicura che non perdiamo mai un appuntamento di servizio. Al termine di un servizio, chiudiamo il ticket e un SMS automatico e una notifica via email vengono inviati ai nostri clienti. "

Vtiger aiuta il team di Krishna Park Infracon a risparmiare tempo, a migliorare la collaborazione ea portare a termine le attività in tempo. Avinash utilizza Vtiger per monitorare tutte le attività di vendita e monitorare tutte le chiamate dei clienti per guidare il proprio team eccellere in ciò che fanno. Con la flessibilità e la personalizzazione di Vtiger, Avinash è in grado di organizzare al meglio il suo intero processo aziendale.