LabStats + Vtiger CRM

Società

Labstats fornisce soluzioni software basate su cloud che aiutano le istituzioni didattiche a monitorare l'utilizzo dei propri asset tecnologici. LabStats collabora con varie scuole e università, creando soluzioni software che aiutano a individuare i computer disponibili nei laboratori, identificare i computer che necessitano di manutenzione, conoscere le applicazioni più utilizzate e meno utilizzate e altro ancora.

La sfida

Quando LabStats ha iniziato tredici anni fa, ha sviluppato un sistema CRM per gestire i processi di vendita. Tuttavia, con il crescere dell'attività negli anni, le sue esigenze sono diventate sempre più complesse. Mentre il team di vendita aveva bisogno di un sistema per gestire il processo di vendita e gli account dei clienti, i membri del team di contabilità avevano bisogno di un sistema per elaborare ordini di vendita e fatture. E poiché i team di vendita e contabilità lavoravano a stretto contatto, LabStats aveva anche bisogno di uno strumento di collaborazione efficace. LabStats desiderava una soluzione CRM in grado di risolvere le esigenze dei diversi reparti senza duplicare i dati dei clienti, ma la maggior parte dei sistemi CRM disponibili risolveva solo una o due delle sue numerose esigenze.

La soluzione: Vtiger CRM

"Vtiger è il sistema CRM più integrato e ci ha aiutato a raggiungere tutti i nostri obiettivi di vendita, assistenza clienti e contabilità", afferma Christian Hayes, CEO di LabStats.

"Vtiger era il sistema CRM più bilanciato di tutti i sistemi CRM che abbiamo valutato. Vtiger ci aiuta a gestire clienti e processi prima, durante e dopo una vendita. È una soluzione tutto in uno ", afferma Christian. LabStats ha valutato più di 20 diversi sistemi CRM prima di selezionare Vtiger. "Gli altri CRM che abbiamo analizzato ci hanno richiesto di avere 2 o anche 3 soluzioni separate da mantenere con il nostro processo di vendita, supporto e contabilità. Abbiamo persino utilizzato Salesforce per un po ', ma presto ci siamo resi conto che non rispondeva alle nostre esigenze di business. Salesforce ha focalizzato troppo l'attenzione sul processo di tracciamento di una prospettiva verso la conversione e ha richiesto un'estesa personalizzazione per aiutarci a continuare a monitorare un cliente nel corso del tempo con noi. "

Per i membri del team Labstats, la gestione di tutti i dati relativi ai clienti in Vtiger non solo consente di risparmiare tempo e fatica, ma elimina anche i problemi di comunicazione. "I nostri team di vendita, supporto, contabilità e operazioni utilizzano Vtiger ogni giorno per portare a termine il lavoro. E avere un sistema garantisce che tutti i dati relativi ai clienti si trovino in un unico posto, rendendo la condivisione e la ricerca di informazioni rapide e senza soluzione di continuità. Dal momento che i nostri dipendenti non devono spingere o estrarre informazioni o stato dei clienti da più sistemi, non c'è spazio per errori umani. "

Le personalizzazioni e le automazioni di Vtiger hanno accelerato il processo di business di LabStat

Christian ha automatizzato compiti e notifiche in Vtiger per aiutare la sua squadra a lavorare in modo efficiente. "Poiché Vtiger è facile da personalizzare in base alle esigenze aziendali specifiche, abbiamo ottimizzato i nostri processi aziendali." Un esempio lampante di efficienza migliorata proviene dal reparto di creazione e realizzazione ordini di LabStats. "Quando un ordine viene ricevuto e contrassegnato come Approvato, Vtiger crea un caso che ha i dettagli completi dell'ordine e del cliente e lo assegna al team tecnico per l'evasione dell'ordine. Quindi, quando quel Caso viene contrassegnato come Risolto dal team tecnico, viene notificato all'Account Manager di seguire il cliente per assicurarsi che abbia tutto ciò di cui ha bisogno. "

I flussi di lavoro personalizzati di Vtiger hanno anche aiutato il team LabStats a rimanere informato su questioni importanti. "Utilizziamo flussi di lavoro personalizzati per attivare le notifiche quando viene soddisfatta una condizione. Un esempio è di notificare agli account manager se un cliente non riesce a rinnovare prima della data di iscrizione. Gli account manager ricevono la notifica di rinnovo a tre punti nel tempo - 60 giorni prima della scadenza dell'abbonamento, 2 settimane prima della scadenza dell'abbonamento e il giorno della scadenza dell'abbonamento. Queste notifiche aiutano i nostri account manager a connettersi con i clienti che devono essere rinnovati e a capire se hanno problemi nel rinnovo o hanno nuovi requisiti e li inoltrano al team giusto "

Vtiger ha aiutato LabStats a migliorare il tasso di rinnovo dei suoi clienti da 15% YOY

"Abbiamo configurato Vtiger in modo tale da aiutarci a prestare la giusta attenzione al cliente giusto al momento giusto." LabStats ha alcuni processi di gestione dei clienti unici oltre al normale processo di vendita. "Abbiamo creato un nuovo modulo in Vtiger che aiuta i nostri account manager a sapere quando effettuare il check-in con i clienti e tracciare il completamento di tali check-in. Ciò consente agli account manager di risparmiare almeno 30 minuti al giorno, in quanto non è necessario esaminare gli elenchi degli account per decidere chi contattare e quando. Vtiger crea automaticamente nuove opportunità per gli account manager prima che un cliente arrivi al rinnovo dell'abbonamento, permettendogli di anticipare le date di rinnovo e ottenere preventivi in ​​tempo per i clienti. Dal momento che preferiamo il tocco personale, non inviamo promemoria per il rinnovo automatico ai clienti. E poiché Vtiger cattura tutte le interazioni che i nostri clienti hanno con i loro account manager, i nostri addetti alle vendite possono rivedere tali interazioni per fornire una soluzione migliore. "

I workflow e le @ment di Vtiger mantengono i team di LabStat in perfetta sincronia

"Prima di utilizzare Vtiger tutte le nostre comunicazioni interne sono avvenute all'esterno del CRM. Ad esempio, quando gli addetti alle vendite desideravano che il team di contabilità generasse una fattura, la richiesta e i follow-up avverrebbero tramite lo scambio di e-mail. Questo è stato un processo che richiede tempo e ha indotto ritardi indesiderati. Ma ora abbiamo flussi di lavoro che avvisano immediatamente le persone interessate al termine delle attività. Gli addetti alle vendite vengono avvisati quando viene chiuso il ticket di supporto del cliente. Il team di contabilità viene avvisato quando un affare viene chiuso. Il nostro team di contabilità elabora un ordine in più fasi e in ogni fase il nostro team tecnico viene informato di avviare l'evasione dell'ordine. Una volta che l'ordine è stato eseguito, il team di contabilità viene informato per la fatturazione del cliente. Questo processo di comunicazione interna consente di risparmiare una quantità significativa di tempo che altrimenti è stato speso per la ricerca manuale di informazioni al di fuori del CRM ".

I membri del team LabStats utilizzano la @Mention di Vtiger sui record per attirare l'attenzione delle persone interessate "@Mentions ci ha aiutato a ridurre i ritardi nella comunicazione. Dal momento che abbiamo abilitato le notifiche desktop per @Mentions, il membro del team menzionato su un record vede immediatamente la notifica ed è in grado di compiere azioni rapide. "