Pactia + Vtiger CRM

“La parte contrattuale del nostro processo di vendita era molto lunga, di solito 2-3 mesi. Ora, attraverso l'uso di Vtiger Print Templates e l'automazione, abbiamo ridotto questo processo a 30 giorni o meno. - Sergio Zapata, Responsabile Servizio Clienti Pactia

Circa l'azienda

Pactia è un fondo di private equity immobiliare colombiano con 1 miliardo di dollari di asset in gestione. Operano in Colombia, Stati Uniti e Panama, cercando di generare rendimenti interessanti per i propri investitori attraverso cicli e nel lungo termine.

Pactia si concentra principalmente sulle vendite B2B per i loro spazi commerciali, di lavoro e di alloggio e sulle vendite B2C per i loro spazi di stoccaggio, nonché:

• Costruire relazioni lunghe e forti con i partner per generare opportunità
• Approccio finanziario e operativo completo bottom-up basato sugli asset
• Un rigoroso processo di approvazione
• Una strategia di gestione patrimoniale mirata
• La valutazione continua delle performance degli asset e delle strategie di uscita durante i cicli di vita degli investimenti.

Di recente abbiamo avuto il piacere di parlare con Sergio Zapata, Customer Service Manager di Pactia. Sergio ha iniziato con Pactia circa quattro anni fa ed era il Project Manager responsabile del PMO. Durante il 2016-2017, Pactia ha avviato un nuovo progetto che mirava a implementare una soluzione CRM che avrebbe spostato la loro strategia in modo più incentrata sul cliente, invece di concentrarsi principalmente sul prodotto che stavano vendendo. Questo processo ha portato Pactia a creare il ruolo di Customer Service Manager, che Sergio ora ricopre, sotto la direzione di Catalina Londoño, che è anche responsabile della strategia CRM per l'intera azienda, in tutte le divisioni.

La sfida

Prima dell'inizio del progetto CRM, i dati di Pactia erano sparsi, utilizzavano principalmente fogli di calcolo Excel per archiviare i propri dati, WhatsApp per la collaborazione e carta e penna vecchio stile per documentare qualsiasi interazione con i propri clienti. Ciò ha presentato numerose sfide, in particolare il fatto che prima dell'implementazione di Vtiger, Pactia aveva team di vendita separati che lavoravano sulle loro cinque diverse linee di prodotti, ognuna delle quali lavorava in modo completamente indipendente l'una dall'altra. Ciò ha impedito ai loro team di ottenere informazioni sulla storia precedente o sulle interazioni che i loro potenziali clienti avevano con i diversi team in tutta Pactia.

Alla fine, ciò ha portato a collisioni tra i loro team di vendita, in cui le diverse divisioni si sarebbero avvicinate ai loro potenziali clienti contemporaneamente senza alcuna comprensione di ciò che stavano facendo gli altri team. Inoltre, li lasciava disconnessi da preziose informazioni sui loro clienti che li avrebbero aiutati a vedere la cronologia di eventuali vendite precedenti, punti di contatto e opportunità che erano state utilizzate. Sergio ha continuato dicendo che prima di iniziare a usare Vtiger era come se tutte le sue squadre fossero sulle loro isole appartate. Tutte le informazioni ottenute sui loro clienti erano essenzialmente invisibili a Sergio e anche ai team di vendita, marketing e supporto responsabili del successo di Pactia.

Sergio ha spiegato che Pactia aveva bisogno di fare un cambiamento ed è iniziata la ricerca di una soluzione CRM. Uno dei loro obiettivi principali era consolidare i propri team di vendita focalizzati sulla vendita di singole linee di prodotti e consentire loro di effettuare vendite incrociate dei propri prodotti conoscendo davvero i propri clienti. Ciò ha portato Pactia a esplorare diverse soluzioni tra cui Microsoft Dynamics, Sugar, Hubspot e persino un CRM interno prima di scoprire Vtiger. Hanno concluso che a causa della mancanza di consulenti, aiuto per l'implementazione e costi finali, nessuno di questi avrebbe funzionato per loro.

La soluzione: Vtiger CRM

Dopo aver cercato per un po' di tempo una soluzione con la guida strategica di People Link, Sergio si è connesso con Hector Baca e Natalia Castano di Conexo Soluciones, una società di consulenza specializzata nell'implementazione del cloud CRM di Vtiger. Grazie al successo che Conexo ha avuto con l'implementazione di Vtiger per altre organizzazioni, e dopo aver incontrato alcuni dei clienti di Conexo, Sergio era fiducioso di aver trovato il CRM giusto in Vtiger.

Vtiger potrebbe colmare il divario tra i suoi team con un'unica soluzione, fornire loro una visione completa dei propri clienti durante ogni fase del loro viaggio e fornire a Pactia informazioni e dati analitici per informare e guidare il loro futuro processo decisionale. Per consolidare la decisione di Pactia, Sergio specifica che Vtiger è anche un grande valore che fornisce loro la flessibilità della personalizzazione e vaste soluzioni di integrazione con altri sistemi.

Pactia sta ora beneficiando notevolmente dell'utilizzo efficace di Vtiger CRM. Sergio continua a spiegare, “La parte contrattuale del nostro processo di vendita era molto lunga, di solito 2-3 mesi. Ora, grazie all'uso dei modelli di stampa e all'automazione, abbiamo ridotto questo processo a 30 giorni o meno". Sergio approfondisce ulteriormente altri modi in cui il CRM ha aiutato i suoi team a risparmiare tempo utilizzando i flussi di lavoro dicendo: “Utilizziamo i flussi di lavoro per gestire molte delle nostre attività di post vendita. Ad esempio, abbiamo impostato i flussi di lavoro per seguire i nostri clienti X un numero di giorni dopo la chiusura dell'affare, attivando automaticamente le e-mail contenenti informazioni importanti archiviate nel CRM. Ciò consente ai suoi rappresentanti di risparmiare tempo prezioso, consentendo loro di concentrarsi sui compiti più importanti a portata di mano.

Vtiger One View per una visione del cliente a 360 gradi

Vtiger One View ha colmato il divario tra i team di Pactia con un'unica soluzione. One View ha fornito una visione completa dei dati del cliente durante ogni fase del percorso del cliente. 

Pactia ha utilizzato l'analisi One View di Vtiger e i dati correlati per prendere decisioni aziendali informate.