日常業務では、管理者、役員、その他の意思決定者の承認を必要とする多くのビジネスプロセスや文書を扱います。 たとえば、販売員は、見積の値引き承認を求めて上司に依頼することがよくあります。 承認を要求するためにEメールを使用すると、受信箱が散らかって、非効率的になる可能性があります。 顧客が20％の割引を要求し、あなたが上司から承認された割引を受けなければならないとしましょう。 まず、あなたは自分のレベル1のマネージャに電子メールを送り、レベル1のマネージャはそれをレベル2のマネージャに渡します。 質問、フィードバック、または説明を求めるすべてのEメールは、Eメールチェーンに追加されます。 これらのEメール会話で「返信」または「全返信」を1つ逃しただけでは、望ましくない混乱が生じます。 このプロセス全体が非効率的で、不要な遅延が発生し、時に承認が転送中に失われることさえあります。
Vtigerでの内部承認の導入
Vtigerの新着 承認 この構成により、CRM 管理者は CRM レコードに承認ワークフローを作成し、要求者がマネージャーや上級管理者から迅速に承認を得ることができます。
承認のために見積を自動送信
Vtigerの承認プロセスが整っているので、見積もりを承認するために、メールを送信したり、会議を開いたり、電話をかけたり、承認者を追跡したりする必要がなくなります。 Vtigerを使用すると、特定の基準が満たされたときに承認のために見積もりを自動送信できます。 必要に応じて、単一の承認者または複数の承認者から承認のために見積もりを送信できます。 たとえば、見積もりの割引が10％未満の場合、そのような見積もりにはレベル10のマネージャーの承認が必要です。 また、2％を超える割引には、レベルXNUMXとレベルXNUMXの両方のマネージャーの承認が必要です。 このようなリクエストを自動的に送信するには、CRM管理者は承認ワークフローを設定するのにわずかXNUMX分かかります。 必要な条件が構成され、承認者が設定されると、作成するたびに Vtigerで引用を使用すると、ワークフローによって割引率がチェックされ、ワークフローで設定された承認者に見積もりが自動的にルーティングされます。
遅延を排除
承認のために見積もりを送信すると、承認者はVtigerの特定のレコードにリダイレクトするリンクが記載された電子メールを受け取ります。 レビュープロセス中に、承認者が説明を必要とする場合は、レコードのコメントセクションで関係者に@メンションするだけです。 @言及されたユーザーはリアルタイムで通知を受けるため、質問に答えたり説明したりするためにすばやくチャイムを鳴らして、意思決定プロセスを加速できます。 そして、これらの議論と会話に基づいて、承認者はドキュメントを承認または却下することができます。
完全に承認された文書だけが顧客に届くようにする
15％割引で見積もりを作成し、承認を得るためにマネージャーにメールで送信することを検討してください。 あなたのマネージャーはあなたのリクエストをレベル10のマネージャーに転送します。 さまざまな割引率を提案するいくつかの電子メールを交換した後、12％の割引見積もりを顧客に送信します。 数時間後、見込み客から、同じサービスの13％割引を提供している競合他社に行くことにしたことを通知するメールが届きます。 これを上司に通知すると、上司は以前に行った長いメールの会話を掘り下げ、レベルXNUMXのマネージャーがXNUMX％の割引を提供することに同意したことを示すメールを引き出します。 レベルXNUMXのマネージャーからのメールを見逃し、レベルXNUMXのマネージャーの承認のみを考慮して、間違った見積もりを送信したことに気付くのはそのときだけです。 結果：取引が失われました。
Vtigerの承認が設定されていれば、このような状況に直面することはありません。 Vtigerを使用すると、さまざまな管理レベルの複数の承認者に見積もりを送信できます。 3つの管理レベルに2人の承認者がいる場合、見積もりは、レベル1のマネージャーが承認した後にのみレベルXNUMXのマネージャーに転送されます。 そして、これらXNUMXつのレベルのいずれかのマネージャーが拒否した場合、見積もりは拒否されます。 上位レベルのマネージャーは、承認のステータスを常に追跡し、見積もりを表示できるため、必要に応じていつでも変更を提案できます。 このようにして、見積もり承認プロセスに関与するすべての人が、承認の進捗状況を常に最新の状態に保ちます。
読む 承認ドキュメント 承認を設定する方法を学習します。 何か質問がある？ までお書きください [メール保護]
Vtiger CRMが営業チームにどのように役立つかを理解するには、このビデオをご覧ください。
