ビッグリトルシングス：重複防止

ブログシリーズBigLittleThingsにようこそ。ここでは、あまり知られていない、見過ごされがちなVtigerCRMの機能と拡張機能のいくつかに焦点を当てています。 この投稿では、CRMで新しい重複レコードが作成されるのを防ぐのに役立つ重複防止機能について説明します。 この小さいながらも強力な機能について詳しく見ていきましょう。

重複防止機能とは何ですか？

重複防止機能を使用すると、アカウントの管理者は、モジュールごとに最大XNUMXつの一意のフィールドを選択できます。このフィールドで、システムは新しく作成されたレコードの重複値を自動的にチェックします。 選択したフィールドの値が既存のレコードと一致する場合、システムはユーザーが新しいレコードを作成できないようにします。

ユーザーはどこで重複防止機能を見つけることができますか？

重複防止機能は、アカウントの管理者が[設定]ページ→[モジュール管理]→[モジュールレイアウトとフィールド]に移動することでアクセスできます。

ユーザーが[モジュールのレイアウトとフィールド]をクリックすると、使用するモジュール（連絡先、取引、組織など）を選択するように求められます。

目的のモジュールを選択した後、ユーザーは[重複防止]タブをクリックして、この機能の変更とカスタマイズを開始し、CRMに新しい重複レコードが作成されないようにすることができます。

重複防止の使用方法

[重複防止]タブを選択した後、最初に[重複チェックを有効にする]ボタンがオンになっていることを確認します。

そこから、ユーザーは、ニーズを満たすために重複防止を利用していることを確認するためのさまざまなオプションが提示されます。 これらのオプションをXNUMXつずつ分解して、この機能について詳しく見ていきましょう。

一意のフィールドを選択します

最初のステップは、レコードがチェックされる最大XNUMXつの一意のフィールドを選択することです。 一意のフィールドとは、CRMのXNUMXつのレコードにのみ属する値を持つ既存のフィールドです（これには、アカウントの管理者によって作成されたカスタムフィールドが含まれます）。 たとえば、ユーザーが連絡先モジュールで重複防止を設定している場合、重複防止でチェックする[名]フィールドまたは[名前]フィールドを選択したくないでしょう。 名と姓は多くの人に共有されることが多く、一意の識別フィールドではありません。

連絡先モジュールでの重複を防ぐために使用する必要があるフィールドの例としては、[プライマリ電子メール]フィールドと[電話]フィールドがあります。 これらのフィールドの値は、それらを保持する連絡先に固有であり、システムに重複防止をチェックさせるための優れたフィールドです。

重複する考慮事項

次に、ユーザーは、新しく作成されたレコードが重複していないことを判断するために、システムがどのような考慮を払うかを判断する必要があります。 このステップでは、以下に詳述するXNUMXつのオプションから選択できます。

1. すべての一意のフィールドが一致する場合にのみ重複と見なします –システムは、ステップXNUMXで選択されたすべての固有のフィールドをチェックし、すべてのフィールド値が既存のレコードの値と一致する場合にのみ、レコードが作成されないようにします。
2. 一意のフィールドの少なくともXNUMXつが一致する場合は、重複していると見なします –システムは、ステップXNUMXで選択されたすべての一意のフィールドをチェックし、フィールド値のいずれかが既存のレコードの値と一致する場合、システムは新しいレコードが作成されないようにします。

閉じたレコードに重複がないか確認し、空白の値を無視する

次のXNUMXつのチェックボックスオプションを使用すると、ユーザーは重複防止をさらにダイヤルインできます。

1. この 重複がないかクローズドレコードを確認する オプションを有効にすると、システムは閉じたレコードを含むシステム内のすべてのレコードを検索して、一致するフィールド値を探し、重複レコードが作成されないようにします。
2. この 空白の値を無視する オプションを有効にすると、システムが選択された一意のフィールドをチェックするときに、空白のフィールド値が無視されます。 これは、一致する空白（空の）フィールドがCRMで一致する場合、システムが新しいレコードを作成できることを意味します。 たとえば、ユーザーが重複防止のために連絡先モジュールの[プライマリメール]フィールドを使用していて、[空白の値を無視する]チェックボックスが有効になっている場合、技術的には一意のフィールドが一致していても、システムは新しいレコードを作成できます。空です。

同期中に作成された重複レコードのアクションオプション

重複防止を設定する際にユーザーが持つ最後のオプションは、「外部アプリケーションとの同期中に重複レコードが見つかった場合に実行するアクション」です。 これは、重複防止プロセスの重要なステップです。これは、ユーザーが外部アプリケーションとの同期中に見つかった重複レコードを処理する方法をシステムに指示できるためです。 このステップでは、以下に詳述するXNUMXつのオプションから選択できます。

1. 最新の記録を優先する –最後に変更されたレコードデータが保持されます
2. 内部記録を優先する –CRMの既存のレコードはそのまま保持されます
3. 外部記録を優先する –外部アプリケーションからのデータがコピーされます

この機能をよりよく理解し、迅速に実装することは、CRMを設定する上で不可欠なステップですが、見落とされることもあります。 重複防止を使用すると、ユーザーがデータの整合性を維持するのに役立つだけでなく、CRMジャーニーで作成された重複レコードをクリーンアップする貴重な時間を無駄にすることもなくなります。