Big Little Things –リストビューアクション

新しいミニシリーズの最初のブログ「BigLittleThings」へようこそ。ここでは、VtigerCRMの小さな機能と拡張機能のいくつかに焦点を当てています。

大きな新機能やバージョンアップデートについて聞くことは、クラウドテクノロジーのユーザーにとってよくあることです。 人々が通常耳にすることは、それらを使用するビジネスに大きな影響を与える小さな機能や拡張機能です。

このブログは、 リストビュー メニューと、リスト ビューを離れることなくレコードに対して実行できる個々のアクションまたは一括アクション。
以下では、機能を XNUMX つずつ分類し、使用できる機能と実行できるアクションについてさらに詳しく説明します。 しかし、最初に、リスト ビュー アクションとは何かについてもう少し学びましょう。

リストビュー（記録）アクションとは何ですか？

リスト ビュー アクションは、リスト ビューで実行できる個別または一括のアクションです。 ユーザーは、個々のレコードまたは複数のレコードを一度に選択し、編集、コメント、エクスポート、PDF の印刷/エクスポート、タグ、所有権の譲渡、電子メールの送信、所有者の変更、選択したレコードのマージ、および削除などのさまざまなアクションを実行するオプションがあります。

以下の各機能について詳しく見ていきましょう。

編集

リストビューの編集機能は、変更を加えるために各レコードに手動で移動することなく、個々のレコードまたは複数のレコードのフィールドを一度に編集する効率的な方法です。 デフォルトでは、Vtigerの多くのフィールドを一括編集できます。 管理者はこのオプションのオンとオフを切り替えることもでき、この方法で編集できるフィールドを完全に制御できます。 管理者には、新しいカスタムフィールドを作成し、一括編集オプションを有効にするオプションもあります。 これにより、さらにカスタマイズ性と制御が可能になります。

特定のフィールドの値に基づいて、何百ものレコードを別のユーザーに再割り当てする必要があるとします。 条件を使用して新しいリストを作成するか、リストビュー検索を使用して特定のレコードをフィルタリングできます。 そこから、リスト内のすべてのレコードを選択して、一挙に再割り当てできます。

この機能により、ユーザーはすぐにレコードに大量の変更を加えることができ、貴重な時間を解放して、ユーザーがより重要な問題に集中できるようになります。

コメント

リストビューのコメント機能を使用すると、ユーザーはリストビューを離れることなく、メッセージを投稿したり、ファイルを添付したり、個々のレコードまたは複数のレコードでチームと共同作業したりできます。 ユーザーは、@ Mentionsを使用して、注意が必要な場合に特定の同僚に電子メールや通知を送信することもできます。

営業マネージャーがこの機能を使用して、ステータスが「コールド」のすべてのリードレコードにコメントを投稿し、営業担当者に新しいスクリプトを使用してフォローアップの電話をかけるように依頼できるシナリオを見てみましょう。 セールスマネージャーは、フィルターと条件を使用してカスタムリストを作成し、ステータスが「コールド」のすべてのリードのリストを生成できます。 そこから、営業マネージャーは@salesteamに言及している@Mentionsを使用して電話をかけ、新しいスクリプトファイルをLeadsレコードのコメントセクションに直接添付できます。 @salesteamグループの一部であるすべてのユーザーは、電子メールとCRMの通知を介して通知され、マネージャーがこの要求を行ったことを警告します。 また、新しいスクリプトファイルをダウンロードするための簡単なアクセスもあります。

内部的には、Vtigerでは、レコードを更新したり、さまざまなチームと協力したりするときに、コメント機能と@Mention機能に大きく依存しています。 ユーザーが一度に複数のレコードにコメントできるようにすることは、時間を節約するためのシンプルで効果的な方法です。

輸出

リストビューからレコードデータをエクスポートする場合、ユーザーには以下のXNUMXつの異なるオプションが表示されます。

1. 選択したレコードをエクスポートする：レコードの横にあるチェックボックスを有効または無効にすることで、ユーザーがリストから特定のレコードを選択してエクスポートできるようにします。
2. 現在のページでデータをエクスポート：ユーザーがページ上のすべてのデータをエクスポートできるようにします（一度に20レコード）。
3. すべてのデータをエクスポートする：モジュールに関連付けられているすべてのページのすべてのレコードをエクスポートします。

これらのXNUMXつのオプションにより、ユーザーはリストビューからエクスポートするレコードを正確に制御できる柔軟性が得られます。 これは、ユーザーがシステム内のレコードを再インポートして更新する前に、いくつかまたは多数の特定のレコードをCSVファイルにエクスポートして変更を加える場合に非常に役立ちます。

PDFの印刷/エクスポート

[PDFの印刷/エクスポート]オプションを使用すると、ユーザーは個々のレコードまたは複数のレコードをすばやく選択して、それらのレコードをPDF形式で印刷またはエクスポートできます。 ユーザーは、次の方法でPDFとしてエクスポートするデータを選択できます。

• カスタム印刷テンプレートの作成
• Vtigerが提供するデフォルトのテンプレートを使用する

PDFの印刷/エクスポート機能のもうXNUMXつの優れた属性は、ユーザーがCRM、ユーザー、またはアドホック電子メールアドレスの連絡先に電子メールを送信し、選択したPDFファイルを自動的に添付できることです。

タグ

タグの使用は、「タグ」と呼ばれる単語または短いフレーズを適用してレコードにラベルを付けるための優れた方法です。 ユーザーは、タグ付けされた単語またはフレーズに基づいて特定のレコードを整理または検索できます。 リストビューでは、ユーザーはこれらのタグを使用して多数のレコードに同時にタグを付けることもでき、特定のレコードをすばやく簡単にグループ化できます。 タグは、モジュールリスト、マーケティングリストなどの作成など、多くのアクティビティの条件で使用することもできます。

所有権の譲渡

この機能は連絡先モジュールでのみ使用可能であり、関連するレコードをCRMのユーザーまたはグループに転送するために使用できます。 たとえば、連絡先に関連するケース、見積もり、取引などがある場合、ユーザーは所有権の譲渡機能を使用して、関連するすべてのレコードを特定のモジュールからCRMの特定のユーザーまたはグループに転送および割り当てることができます。

送信

リストビューの電子メール送信機能は、連絡先、組織、およびリードモジュールで使用でき、特定の連絡先または見込み客に電子メールを送信するときに使用する強力なツールです。 この機能により、ユーザーは、Eメールキャンペーンを設定およびスケジュールすることなく、一度に最大10通のEメールを送信できます。 このリストビュー機能を使用して電子メールを送信する場合、ユーザーは既存の電子メールテンプレートから選択するか、目的の連絡先または見込み客に送信する前にその場で電子メールを作成できます。 ユーザーは、すべての受信者をXNUMXつの電子メールに含めるか、各受信者に個別の電子メールを送信するかを選択することもできます。

所有者の変更

このリストビューアクションは、タスクモジュールで使用できます。 これにより、ユーザーは、レコードが「クローズ」状態であっても、数回クリックするだけで、個々のタスクレコードまたは複数のタスクレコードの所有者（「割り当て先」）を変更できます。

これをどのように使用できるかを示す良い例は、ユーザーが会社を辞め、タスクを別のユーザーに再割り当てする必要がある場合です。 あなたがする必要があるのは：

• タスクモジュールで[すべてのタスク]リストを開きます
• リストビュー検索を使用して、離れるユーザーに割り当てられたタスクをフィルタリングします
• 検索結果に基づいてすべてのタスクを選択します
• これらのタスクを別のユーザーに再割り当てします

これは30秒未満で実行できるため、各レコードに移動して手動で再割り当てすることで無駄になる時間を大幅に節約できます。

選択したレコードをマージする

リストビューアクションを使用すると、最大XNUMXつの選択したレコードをXNUMXつにマージすることもできます。これは、重複するレコードを処理する場合に非常に便利です。 ユーザーがリストビューでレコードを選択し、[選択したレコードのマージ]ボタンをクリックすると、ポップアップウィンドウが表示されます。 レコードがマージされるときに保持するフィールドを選択するように求められます。 これにより、ユーザーは保持したい個々のフィールドのデータを特定して選択できます。 また、コメントやタッチポイントなどのすべてのアクティビティと関連するモジュールレコードは、自動的にマージされ、マージが行われた後に保持されます。

この例としては、同じ人物の連絡先レコードがXNUMXつあるが、レコードのXNUMXつに使用されなくなった電子メールアドレスがある場合があります。 ユーザーはレコードをマージして、連絡先が使用している現在の電子メールアドレスを保持するようにすることができます。 レコードのXNUMXつを削除する前に、レコード間をバウンスしたり、情報をコピーしてフィールドに貼り付けたりする必要はありません。

選択したレコードのマージ機能により、このプロセスがシンプル、迅速、正確になり、正確で関連性のあるデータを保持しながら、時間とエネルギーを節約できます。

削除

リストビューアクションの削除機能は、個々のレコードまたは複数のレコードを一度に削除する非常に効率的な方法です。

たとえば、[名]、[姓]、[電子メール]フィールドに空の値があるなど、データが不良または欠落している何百ものリードレコードをCRMにインポートしたとします。 条件を使用して新しいリストを簡単に作成し、これらのレコードをフィルタリングして選択し、ごみ箱に直接送信できます。 削除されたレコードは、完全に削除される前に30日間ごみ箱に保管されます。 この機能はユーザーを支援します：

• CRMのレコードをクリーンアップします
• 使用するストレージスペースの量をすばやく削減

リストビューアクションで使用できるすべての機能を確認したので、これらの機能が、レコードに対して大量の操作を効率的、シームレス、および簡単に実行できるようにするために構築されたことは明らかです。 最終的に、Vtiger CRMユーザーは時間、エネルギー、およびお金を節約できます。