Big Little Things-タイムログ

ビッグ リトル シングス: タイムログ

ブログ シリーズ Big Little Things へようこそ。ここでは、あまり知られていない、時には見落とされがちな Vtiger CRM の機能と拡張機能のいくつかを紹介します。 この投稿では、ユーザーまたはグループがタスクに費やした時間を追跡できる Timelogs モジュールに注目します。 基本から始めましょう。

タイムログとは?

請求が時間を分単位で注意深く追跡することに依存している場合でも、内部タスクに費やされた時間をより適切に追跡したい場合でも、Timelogs モジュールはニーズに適合します。

タイムログを使用すると、特定のタスクに費やした時間を記録できます。 このモジュールでは、アクティビティの開始日時と終了日時を選択し、必要に応じて詳細を追加するオプションが提供されます。

タイムログは、タスク、ケース、内部チケット、および作業指示書で利用できます。 以下に示すように、各レコードの One View セクションでタイムログを見つけることができます。

タイムログの場所

タイムログ モジュールとクイック作成メニューの XNUMX つの場所でタイムログを作成することもできます。

Timelogs モジュールから、必要に応じて新しいタイムログを作成できます。 メイン メニュー > プロジェクト > プロジェクトの有効化 > タイムログを開くと、モジュールを見つけることができます。

タイムログ モジュールの場所

CRM の無関係なセクションからタイムログを作成する必要がある場合は、「+」アイコンのラベルが付いた画面上部のクイック作成メニューから作成できます。

タイマー機能でタイムログを作成する

作成する各タイムログの見積もりが不正確であることに気付く場合があります。 正確な時間を記録するために、Timelogs モジュールと互換性のある個々のレコード内でタイマー機能を利用できます。

タイマーを使用すると、XNUMX秒ごとにカウントアップするタイマーを開始、一時停止、および停止できます。 タイマーを停止すると、記録された時間を含むタイムログが作成されます。

タイマーを見つけるには、タスクの概要ビューに移動します。 タスクでは、タイムログ セクションの右上隅に開始アイコンがあります。 このアイコンをクリックすると、タイマーが開始されます。

タイムログの開始タイマー

アイコンをもう一度クリックすると、現在はストップウォッチの形になっていますが、合計経過時間、一時停止機能、およびタイマーを停止するオプションを含むポップアップが作成されます。

タイムログタイマーポップアップ

タイマーを一時停止すると、新しいタイムログ レコードを作成しなくても、必要に応じて時間を再開できます。 タイマーを停止すると、タイムログ レコードが作成され、最終時間がレコードに追加されます。

タイムログによる課金

時間単位またはその他の時間枠で請求を処理する場合は、関連するレコードを介してタイムログを請求対象として設定することもできます。 これは、いくつかの手順で実現できます。

まず、レコードを作成または編集するときに、レコードを「Is Billable」に設定します。 これは、レコードのサービスの詳細ブロックで選択できます。 次に、関連するサービスをリンクし、サービスの請求レートを設定します。

以下の例では、未解決のケースを「請求可能」に設定し、ケースに費やした時間に関連するサービスをリンクしています。 レコードを課金可能に設定するには、関連サービスをリンクする必要があります。

ケースを請求可能に設定

変更が行われた後、タイムログを請求可能として設定するオプションもあります。

タイムログを請求対象として設定する

レコードがクローズまたは解決済みとして設定されると、レコードから請求書を作成できます。 この請求書は、レコード内で設定されたレートに基づいて、請求可能として設定されたタイムログから情報を直接取り込みます。

ケースから請求書を生成する

このプロセスに従って、タスクに費やされた請求可能な時間を正確に追跡し、同じ記録から顧客にすばやく請求できます。

実際のタイムログ

タイムログ機能は、実際のシナリオで最もよく理解できます。

たとえば、新興企業にコンサルティング サービスを提供している会社は、専門家の XNUMX 人と過ごす時間に対して XNUMX 時間あたり XNUMX ドルを請求します。 顧客は最初に電子メールで連絡を取ります。 このアクションにより、CRM でケースが生成され、チームが確認できます。

顧客から送信された電子メールは CRM のメールルームに転送され、新しいケースが生成されます。

そこから、チーム メンバーがコンサルテーションのリクエストに取り組み始めます。これには、多くの場合、他の部門との追加の内部作業に加えて、クライアントとの複数のミーティングが含まれます。 依頼が相談であることを知ったユーザーは、まずレコードを請求可能に設定し、関連するサービスをリンクします。

会議と内部で費やされた時間は、タイムログを通じて計算され、各タイムログ内で請求可能としてマークされます。 コンサルテーションが完了すると、総作業時間の請求書を作成してクライアントに送信できます。 ケースに複数のタイムログがリンクされていても、最初に作成されたときにすべて自動的に請求書に追加されます。

さて、これはプロセスへの一般化されたアプローチにすぎません。 おそらく、最初に見積もりを送信するか、別のプロセスで請求を処理します。 CRM とその使用方法を必要に応じて変更して、ビジネス プロセスに適合させることができます。

Timelogs は小さな機能ですが、内部および外部のタスクに費やされた時間を追跡できる強力なツールです。

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