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職場でチェックリストを使用する XNUMX つのメリット

母は、食料品、毎月の支出、買い物などについて、常にチェックリストを作成していました。 彼女の旅行チェックリストは伝説的でした。 私たちが旅行した場所に応じて、彼女は、磁気チェスセット、クレヨン、子供向けの漫画など、梱包する必要のあるすべてのアイテムをリストしました. しかし、彼女のチェックリストは柔軟で、気まぐれに変更する責任がありました。

一方、父の病院のチェックリストは綿密に作成され、熱心に守られていました。 彼は外科医であるため、手術前、手術中、手術後のさまざまな手順のチェックリストが作成されていることを確認しました。

ある米国の研究では、世界保健機関 (WHO) の手術安全チェックリストを使用した病院では、手術後の死亡率が 22% 減少したことがわかりました。 1

個人的なタスクだけでなく、専門的なタスクのチェックリストも作成できます。 チェックリストは、最も古く、最も安価で (言葉を気にしない場合)、最も簡単な管理手法の XNUMX つであることをご存知ですか? ベンジャミン・フランクリンは現代のチェックリストの父と考えられていますが、チェックリストは何世紀にもわたって使用されてきたと確信しています.

このブログでは、チェックリストが仕事の生産性を高めるのにどのように役立つかについて説明しますが、その前に…

チェックリストとは?

チェックリストは、特定の期間内に完了しなければならないタスクまたはアクティビティを一覧表示するジョブ エイドです。 高度なチェックリストには、ツール、依存関係、動作など、タスクを完了するために必要なさまざまな要件も含まれています。

チェックリストはどのように役立ちますか?

私たちは皆、職場での「ゴールポストの移動」について心配しています。 XNUMXメートルのダッシュがマラソンに変わることもあります。

また、人間の記憶には限界があるという事実も妨げになっています。 それに加えて、私たちの多くは仕事を先延ばしにしたり、無視したり、省略したりする傾向があります。 チェックリストは、プロジェクトの規模に関係なく、プロジェクト管理に役立ちます。 ブログを書くのと同じくらい簡単な場合もあれば、ソフトウェア ソリューションを実装するのと同じくらい複雑な場合もあります。

チェックリストは次のことに役立ちます。
  • 自分のタスクをコントロールする。
  • プロセスの一部にする必要があるステップを特定し、優先順位を付けます。
  • タスクを最小の要素に分割し、人と日付を割り当てます。
  • 重要なタスクがスキップされないようにする。
  • 目の前のタスクに集中する。
  • 認識された順序でタスクが完了していることを確認します。
  • 目的の結果を達成するためにタスクを完了するために一貫して実行します。

チェックリストはどのように作成しますか?

チェックリストがどのように役立つかがわかったところで、チェックリストには何を含める必要があると思いますか? 手順のチェックリストを作成する際に考慮すべき点がいくつかあります。
  • チェックリストを作成する必要がある理由を定義します。
  • 完了する必要があるすべてのタスクとサブタスクを特定します。
  • チェックリストをいつ、誰が、どのように使用するかを決定します。
  • 各タスクの責任者を特定します。
  • タスクの依存関係を指定します。

チェックリストを使用する利点

チェックリストは、組織だけでなく個人にも複数のメリットをもたらします。特に、従業員の精神的健康に役立ちます。 方法を見てみましょう。

組織にとってのメリット

時間と労力のより良い配分
正確なチェックリストは、プロセスに必要なすべてのステップを特定するのに役立ちます。 重要なタスクを特定し、それらに優先順位を付けることができます。 他の人より先にこれらを完了するために、注意、時間、および労力をそらすことができます。
エラーの削減
チェックリストは、設定された日付または期間のプロセスまたはプロジェクトのすべてのタスクとアクティビティを一覧表示するのに役立ちます。 すべてのタスクが一覧表示されるため、エラーの可能性が減り、従業員がタスクを見逃す可能性はほとんどありません。
効率の向上
チェックリストを使用すると、従業員はプロセス全体で快適に作業できます。 エラーが減少します。 タスクを完了するために必要な時間と労力も削減されます。 これらは効率の向上につながります。 チェックリストは、冗長な手順や繰り返しの手順を特定するのにも役立ちます。これにより、冗長な手順を排除したり、プロセスを改善したりすることができます。
反復タスクの識別
チェックリストを使用すると、反復タスクや時間がかかるタスクを簡単に特定できます。 デジタル化されたプロセスを使用している場合、またはソフトウェアを使用している場合、これらのタスクを自動化するための最初のステップです。 自動化によって節約できる時間を想像してみてください。
生産性の向上
上記をもう一度読んでください。 全てが生産性の向上につながると思いませんか? 結局のところ、より短い時間でより多くのことを成し遂げることができます。

従業員にとってのメリット

他の管理手法やツールと比較すると、チェックリストは単純な管理ツールかもしれませんが、多くの点で従業員に利益をもたらします。
モチベーションが上がる
チェックリストは、小さな目標を達成するのに役立ちます。 すべてのタスクが完了するたびに、従業員は達成感を感じます。 彼らが仕事に満足しているとき、彼らは自分自身と組織に投資する動機を持っています.
創造性を高めます
私たちの脳は、注意が必要なタスクを考え、再考するように配線されており、ストレスの多い状況を作り出しています. チェックリストには、実行する必要があるすべてのタスクが記載されているため、従業員は安心してストレスを感じることがありません。 仕事でクリエイティブになるのに役立ちます。 彼らは、使用されるプロセスを実際に改善するのに役立つ可能性のある新しいアイデアを思いつきます。
リーダーシップの資質を生み出す
定期的なタスクの完了は、従業員に達成感をもたらします。 それは自信を築き、やりがいのある仕事を探すのに役立ちます。 チェックリストは、従業員のリーダーシップの資質を高めるのに役立ちます。

チェックリストの種類

さまざまな種類のチェックリストがあるかどうか疑問に思っているに違いありません。 多くの人がそれらを分類しようとしましたが、それはすべて プロセスまたは活動の種類 のチェックリストを作成します。 プロジェクトチェックリスト、安全チェックリスト、品質チェックリストなどです。チームまたは個人用に作成でき、あらゆる種類の職業用に作成できます。

やるべきことを XNUMX 個リストアップし、完了したらチェックを入れる簡単なチェックリストにすることもできます。 または、日付と依存関係が記載された複雑なプロセスのチェックリストにすることもできます。

さまざまなチェックリストを作成できます。 独自のチェックリストを XNUMX つまたは XNUMX つ作成したと思います。 私は EXCEL シートを使用して、毎日のタスクに優先順位を付けて完了するのに役立つ簡単なチェックリストを作成しています。 保留中のタスクは翌日に移動されます。 注意が必要な重要なタスクを特定し、他のタスクをリストの一番下に移動するのに役立ちます。
私のチェックリストの中には、完了日がすぐではないため、XNUMX 週間にまたがるタスクが含まれているものもあります。

作業開始時にチェックリストを作成してください。 より短い時間でより多くのことを成し遂げる方法をご自分の目でお確かめください。

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参照: 1 – https://www.bmj.com/content/357/bmj.j1935