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GDPRとCRM(パート2):VtigerのGDPRとプライバシーツール–Zenに大規模な同意の管理を提供

当社のシリーズのパート1 GDPRとCRM(GDPRとは何ですか?またそれはCRMにどのような影響を与えますか?)GDPRの基本について説明しました。法律が制定された理由から、欧州市民のデータと合法的にやり取りするための新しいパラダイムを作成する方法までです。 GDPRとその義務に関する入門書については、その投稿に戻って参照してください。 このパートでは、Vtigerに加えられた変更が、他のCRMソリューションとは異なり、法律の遵守にどのように役立つかについて説明します。

同意管理の課題

従うべき新しい法律の最も挑戦的な部分の1つは個人のデータのそれぞれの使用のために確かな同意を得ることです。 これは、次の4つの理由から特に困難です。

同意を管理することは時間の大きな障害となる可能性があります

あなたは無数の連絡先を扱うことになり、それぞれがあなたとの関係のさまざまな段階にあります。したがって、さまざまな目的のために同意を提供する必要があります。 あなたは彼らの情報をあなたのパートナーと共有することへの同意のための新しいリードと彼らのクレジットカード番号を保存することへの同意のための新しい顧客を求めるかもしれません。 毎回、同意を求め、その回答を待ち、回答を記録してから行動を起こす必要があります。 これらのそれぞれは時間がかかり、月に多くの見込み客や顧客にまたがって規模を拡大することは、時間の大きな障害になる可能性があります。

連絡が取り消されると、同意が容易になるはずです。

GDPRでは、他のユーザーが同意を取り消すのと同じくらい簡単に、同意を取り消すことができます。 これにより、同意の管理にかかる時間が長くなります。

あなたはいかなる同意も亀裂を滑り込ませることはできません

同意に基づいて行動するためにあまりにも長い間待つことは、同意を得ることの有用性をまったく排除することができます。 これは、アイアンが熱いときに攻撃しなければならないパートナーとリードデータを共有する場合に特に当てはまります。 さらに、連絡先の選択に亀裂が入り込まないようにすることが法的に不可欠です。 連絡先が自分のデータを使用してあなたへの同意を取り消したが、あなたが気付いていないために事後に誤ってそれをパートナーと共有した場合、あなたはGDPRに違反しています。

同意を偽造するのは難しいはずです

最初に連絡先の同意を記録する理由は、彼らが決してそれを提供しなかったと彼らが主張した場合にあなたを保護するためです。 あなたが否認するのが難しい方法で同意を得るならば、それは起こる可能性がかなり低いです。 あなたはそれをすることができますIDのフォームを尋ねること、または確かめられたEメールアドレスまたはポータルから彼らがアクセスできるだけからそれを尋ねること。 それほど有用でない同意は、あなたのウェブサイト上のフォームのような公的にアクセス可能なリソースを通して得られるものです。

あなたが遵守しなければならない他のすべての法的義務に加えて、GDPRはあなたが実際に他のことをする時間がないのでそんなに多くの微量管理を必要とするようです。

同意の管理はそれほど難しいことではありません

これを入門書として、9月XNUMX日またはそれ以前にリリースされるVtigerの新しいGDPRコンプライアンスおよびプライバシーツールを発表できることを嬉しく思います。 これらは、GDPRの多くの規定に大規模に準拠するための最も簡単な方法です。 設定に数分かかるだけで、顧客はあなたのポリシーとそれに関連するリクエストを確認し、安全に同意を提供し、GDPRが提供するその他の権利を行使できるようになります。同時に、顧客の同意を簡単に確認して行動することができます。

新しいツールは、Vtigerの歴史上最大のプライバシーとセキュリティの見直しを構成する3つの大きな変更で構成されています。 彼らです:

  1. 新しい連絡先設定ページ
  2. 新しい暗号化データフィールド
  3. GDPRに準拠した新しい電子メールキャンペーン

そして、これらのGDPR変更の冠宝石は次のとおりです。

Vtigerの新しい連絡先設定ページの紹介

Manage_privacy_preferences

同意ページは、あなたの見込み客と連絡先が以下のすべてを行うための場所です。

  1. メーリングリストの購読を管理する
  2. データの使用状況やその他の方針について学ぶ
  3. 保存したデータに対する同意を管理する
  4. 追跡対象に対する同意の管理
  5. あなたが求めたい他の許可に対する同意を管理する
  6. データの使用をやめるようにお願いします
  7. 個人を特定するデータを消去するよう依頼してください

ページは完全にカスタマイズ可能です–誰がそれを見ることができるか、彼らが何を見て行動するか、そして彼らから要求される新しい同意について彼らがどのように通知されるかまで。 このページのリードと連絡先の状態を示す設定は、可能な場合はいつでもVtigerによって自動的に処理されるか(詳細はXNUMX秒以内)、連絡先レコードで利用できるため、リストフィルター、レポート、ワークフローの自動化で使用でき、従業員を最小限に抑えることができます。新しい責任を引き受ける必要があります。

私の見込み客および連絡先は、どのようにして自分の設定ページについて学習し、アクセスするのですか?

ページを有効にしてアクセスできるユーザーを選択すると、そのページを使用する権限を持つユーザーには自動的にそのことを知らせる電子メールが送信されます。 これは彼らが求めるのを楽にします。

自分の設定ページへのリンクをVtigerユーザーから送信された電子メールのフッターに追加することで、このページへの将来のアクセスを容易にすることができます。 このフッターはカスタマイズできます。

さらに、Vtigerから送信された電子メールキャンペーンの「購読解除」リンクは、受信者の設定ページを指しています。 受信者が設定ページにアクセスできない場合は、ページ上部に電子メール設定オプションのみが表示されます。

見込み客や連絡先にどのような同意を求めることができますか?

カスタマイズ可能な書面による声明に加えて、あなたが彼らのページに追加できる同意の5タイプがあります。

データ保存と使用

連絡先の国民ID番号やクレジットカード番号などの機密データを保存する場合は、同意ページから許可をリクエストすることで、連絡先がそのフィールドを制御できるようにすることができます。 連絡先が許可を与えた場合–すばらしい! 彼らが許可を取り消すと、CRMフィールドは自動的に消去されてロックされ、コンプライアンスが確保されます。

エンゲージメントトラッキング

Eメールまたは文書をVtigerから連絡先に送信すると、それらのやり取りが追跡されるため、販売、マーケティング、およびサポートチームは連絡先の関心についてさらに詳しく知り、将来の連絡先を調整することができます。 必要に応じて、エンゲージメントトラッキングを使用して、連絡先を追跡するかどうかを自分の連絡先に制御させることができます。

カスタム同意書

連絡先データを第三者と共有したり、自動意思決定に使用したりする場合は、その使用の許可を得るためのカスタム同意フィールドを追加できます。 連絡先が同意を承認または取り消した場合、連絡先レコードにその決定が表示されます。また、その応答を使用して、フィルタ処理されたリストを作成したり、レポートを作成したり、さらにはワークフローを自動化できます。

処理を中止する

GDPRでは、連絡先に処理を完全にオプトアウトする機能を提供する必要があります。 連絡先の設定ページに「処理の停止」ボタンを追加することで、連絡先のレコードのキーを渡すことができます。 ユーザーがクリックすると、VtigerはCRMレコードを自動的にロックして、ユーザーがフィールド値を編集できないようにし、メールキャンペーンからオプトアウトします。手動による介入は必要ありません。

消去

連絡先の設定ページに[マイデータの消去]ボタンを追加することで、連絡先に個人を特定するデータの削除を依頼させることができます。 クリックすると、レコードで「消去が要求されました」というラベルの付いたチェックボックスが有効になります。 それに基づいて行動するには、これらの連絡先をフィルタリングしてレコード全体を削除することができますが、これは広すぎるアプローチです。 レコードを非識別にすることについてより外科的にするために、レコードの「詳細」メニューの新しい「個人データの消去」オプションを使用して、個人識別としてマークしたVtigerフィールドを消去できます。

彼らの同意をどうやって使うのですか?

同意に基づいて行動するのが簡単でない限り、彼らは役に立つよりも管理するのにより費用がかかります。 これがVtigerが本当に輝くところです。

上記のデータの保存と使用、エンゲージメントの追跡、消去の自動化の自動化に加えて、すべての同意応答はCRMレコードの新しい "Consents"ブロックに保存され、ユーザーはリードや連絡先と対話していることを確認できます。 。

同意ブロック

これらの同意を使用して、リストまたはレポートを作成できます。 さらに、自動化されたワークフローの条件として使用できます。たとえば、連絡先がパートナーからの連絡に同意した瞬間に、Vtigerはあなたの介入なしに自動的かつ即座に情報をパートナーに電子メールで送信できます。

私の連絡先が自分の設定リンクを含む電子メールを他の人に転送した場合、その相手は自分の設定を変更できますか?

連絡先の設定ページを変更するには、確認メールが必要です。これにより、連絡先を確認できます。 設定が変更されると、連絡先は、リンクをクリックして変更を確認するように求めるフォローアップメールを受け取ります。 メール設定の変更でも確認が必要になるため、連絡先は、誰かが設定を変更することを心配することなく、メールを安全に転送できます。

同意ページを設定するにはどうすればよいですか。

新しい見込み客および連絡先の基本設定ページ設定は、[CRM設定]領域の[同意書]ページから設定します。 ここから、次のものを設定できます。

  • 誰がアクセスの通知や自分の設定ページへの変更を取得します(例:region =“ EU”の連絡先にのみ通知する)
  • ユーザーのEメール内の連絡先の設定ページにリンクしているEメールフッター
  • プロフィールの情報に基づいて連絡先の設定ページに同意が表示される内容(例:販売段階が「=購入可能」の連絡先についてはCC#のみを要求)
  • 各同意のデフォルト選択

同意ページは、顧客にとって素晴らしい経験でGDPRへのコンプライアンスを達成するのに役立ち、それはあなたにとって楽です。

暗号化データフィールド

クレジットカード番号や国民ID番号などの機密データを保存する場合は、Vtigerでそのフィールドを機密としてマークするオプションがあります。

これにより、3つの目標が達成されます。

  1. Vtigerのデータベース内のフィールドを暗号化します。 完了すると、あなたの許可なしに誰もデータを見ることができません。 ハッカーではありません(私たちはこれまでのところ侵害がないことを認識しています)、私たちではなく、他のユーザーでもありません。
  2. ユーザーに表示されるフィールド値を難読化します。 たとえば、クレジットカード番号の最後の4桁を除くすべてを非表示にすることができます。 これは、たとえば、連絡先の身元を確認するためにサポート担当者がまだ使用可能であることを意味しますが、彼らは完全な価値を見ることができず、それが危険にさらされるリスクを軽減します。
  3. それはあなたが完全なフィールド値を見ることを特定のユーザに許可することを可能にします。 たとえば、承認された請求チームのメンバーは、クリックするだけで完全なクレジットカード番号を明らかにできます。 そのアクションはログに記録され、設定領域の新しい暗号化されたフィールドアクセスログから検索できます。

暗号化フィールドには、有効にする前に考慮すべきいくつかの制限があります。

  1. リストビュー、レポート、およびエクスポートされたデータには、暗号化された値しか表示できません
  2. グローバル検索は、公開文字のみを検索します
  3. 一度フィールドに対して有効にすると、暗号化を無効にすることはできません。

今のところ、暗号化されたフィールドはこれですべてです。

GDPR準拠のメールキャンペーン

最後になりましたが、Vtigerの新しいGDPR準拠の電子メールキャンペーンは間違いなく重要です。

GDPRでは、マーケティングメールを送信するための明確で明確な許可を取得する必要があります。これは、基本的に、ダブルオプトインを取得することを意味します(このブログの1パートに記載).

Vtigerを使用すると、リードと接点を二重に選択するのは簡単です。 「マーケティングEメールを送信」チェックボックスをオンにしてWebフォームを送信した場合、リンクをクリックしてマーケティングEメールを受信したいかどうかを確認するよう求めているダブルオプトインEメールを受信します。 彼らがWebフォームを介して届かなかった場合、あなたは彼らのCRMレコードから手動で見込み客または連絡先に、またはマーケティングリストモジュールからリスト全体にこのEメールを送ることができます(彼らが選択していない限り)。

誰かが欧州連合(EU)に所属していないことを知っている場合、またはそれらに電子メールを送信する許可の別の形式を受け取った場合は、連絡先を自分で選択することでダブルオプトインの必要性を回避できます。 その方法を理解するために、残りの新しい電子メールオプトインの仕組みを調べてみましょう。

新しいメールのオプトインステータス

以前の[オプトアウト]チェックボックスの代わりに、見込み客と連絡先にそれぞれ[電子メールオプトインステータス]フィールドが追加されました。 その中に、6値があります。

  1. なし
  2. シングルオプトイン(ユーザー)
  3. シングルオプトイン(ウェブフォーム)
  4. ダブルオプトイン
  5. オプトアウト(ユーザー)
  6. オプトアウト(連絡)

これらの値は、いくつかの方法のいずれかで設定できます。 連絡先が受信したダブルオプトインメールのリンクをクリックすると、Vtigerは「ダブルオプトイン」の値を設定します。 連絡先が「Eメールマーケティングを受け取りたい」チェックボックスを有効にしてWebフォームを送信すると、Vtigerは「シングルオプトイン(Webフォーム)」の値を設定します。 シングルオプトイン(ユーザー)はユーザーによってのみ設定され、連絡先を個別に作成するとき、またはアップロード中に行うことができます。 それ以外の場合、すべての新しい連絡先は「なし」状態で始まります。

これらの状態は重要です。電子メールキャンペーンシステムから連絡先電子メールを送信するために許容できると考えるオプトインをVtigerに指示できるからです。 あなたのオプションは:

  • ダブルオプトインのみ
  • ダブルオプトインとシングルオプトイン(ユーザー)
  • ダブルオプトイン、シングルオプトイン(ユーザー)、シングルオプトイン(Webフォーム)

どの設定を選択するかは、多くの要因によって異なります。 連絡先がEU市民であるかどうかを見分けるのは常に難しいため、法的に最も安全な選択肢としてのみダブルオプトインを推奨します。

連絡先はどのようにしてキャンペーンからオプトアウトしますか。

連絡先は、2つの方法でメールキャンペーンからオプトアウトできます。 彼らがあなたのキャンペーンから彼らをオプトアウトすることを要求してあなたに手を差し伸べるならば、あなたは彼らのオプトインステータスを「オプトアウト(ユーザー)」に変更することができます。 連絡先が自分の設定ページにアクセスしてオプトアウトした場合は、このステータスを元に戻すことができます。ただし、オプトアウトするには、Webフォームを再送信した場合を除き、元に戻すことはできません。

オプトアウトは何に影響しますか?

コマーシャルEメールを受信しないという連絡先の好みが尊重されるように、オプトアウトはすべての新しいEメールが連絡先に配信されないようにします。 これには、Eメールキャンペーン、自動返信、ワークフローEメール、およびアドホックEメールが含まれます。

オプトアウトが既存の関係、または連絡先によって開始された会話を停止しないようにするために、これらの両方に連絡先オプトアウトを介しても常に返信することができます。

それを要約するには

GDPRの遵守は複雑な問題であり、そのデータを使用するヨーロッパ市民に一定の新しい権利を提供する必要があります。 これらの権利はあなたのビジネスを混乱させない方法で提供するのが難しい場合があります。

Vtigerの新しいGDPRおよびプライバシー管理ツールを使用すると、ページを設定するのにかかる時間内に、連絡先に同意を管理したり、GDPR権限を行使したりするための場所を提供して、GDPRに従うことが簡単にできます。

私たちがあなたの興味を持っているならば、私たちの新しいGDPRとプライバシーツール、そして電子メールキャンペーンをどのように設定するかについての私達の次のブログ投稿にあなたが同意して迅速にコンプライアンスに入るのを助けます。

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