たまに、あなたはあなたがすでに彼らに請求した何かの払い戻しを顧客に負っているでしょう。 たぶん、その請求書に、会話で約束された5％の割引ではなく、10％の割引を追加しました。 または、請求書に間違った都市を記載し、税率を10％ではなく8％に設定しました。 彼らにお金を返金するプロセスを開始するには、を作成する必要があります クレジットメモ.
Vtigerにより、簡単に管理できるようになりました クレジットノート CRMの中にあります。 数回クリックするだけで、あなたがあなたの顧客に負っている金額を指定するクレジットメモを作成します。 次回の顧客への請求時に、請求書にクレジットメモを適用して請求金額を自動的に調整します。 借金が完全に返済されるまで、顧客の請求書にクレジットノートを複数回適用できます。
Vtigerでクレジットノートを管理すると、次のことができます。
クリックで請求書からクレジットメモを作成
あなたが間違った顧客に請求するか、積荷を逃すとき、あなたは全請求書金額を払い戻さなければなりません。 このような場合、クリックすると、請求書からクレジットメモを作成できます。 請求書からクレジットメモを作成することを選択した場合、Vtigerは請求書からの注文情報を自動的に事前入力します。 顧客は全額払い戻しを受けているので、クレジットノートに変更を加える必要はありません。 クレジットノートが作成されたら、それを請求書と照合して取引のバランスをとることができます。 このプロセスはあなたのデータ入力時間を節約するだけでなく、手動エラーを排除します。
部分的なクレジットの場合、Vtigerではクレジットノートの数量と価格を編集できます。 顧客が注文の40％をキャンセルしたとしましょう。 したがって、請求書からクレジットノートを作成するときに、注文の40％を反映するように数量の値を減らすことができます。
クレジットノートの承認を自動化する
莫大な金額に対して発行されたクレジットノートは、顧客に送られる前にマネージャーの承認を必要とすることがよくあります。 Vtigerの承認プロセスを導入すると、クレジット承認プロセス全体を簡単に管理できます。 あなたがしなければならないのは、クレジットノートの承認ワークフローを設定するためにXNUMX分かかることです。 一度 ワークフロー が設定されている場合、条件が満たされるたびに、Vtigerはワークフローで設定された承認者にクレジットノートを自動的にルーティングします。 このプロセスにより、未読の電子メールの山の下でクレジットノートが失われることはありません。
このシナリオをよりよく理解するために、例を考えましょう。 たとえば、$ 5000以上のクレジットノートを発行するには、レベル1のマネージャから承認を得なければなりません。 そして$ 10000以上のクレジットノートを発行するには、レベル2の上司から承認を得る必要があります。 このためには、制限と承認者を定義する承認ワークフローを設定する必要があります。 これが完了したら、それぞれ$ 2と$ 8000の値の12000クレジットノートを作成するとしましょう。 Vtigerは、値1のクレジットノートをレベル1のマネージャに、値2のクレジットノートをレベル2のマネージャに自動的に転送します。 関係マネージャは承認通知をリアルタイムで受信するため、必要な措置を迅速に講じることができます。
発行されたクレジットノートに関するレポートを生成する
Vtigerでは、クレジットノートを作成するための最も一般的な理由、クレジットノートに対する請求書の比率、毎月または毎年生成されるクレジットノートの数などを理解するために、クレジットノートに関するカスタムレポートを生成できます。 これらのカスタムレポートから得た洞察を基に、内部プロセスを改善してください。 たとえば、月ごとにクレジットノートを作成した理由を分析するための詳細レポートを生成できます。 配達の遅れにより、より多くのクレジットノートが作成されたことがわかった場合は、配送の遅延を減らすか配達時間を長くして、注文が時間内に確実に顧客に届くようにすることができます。 または、請求エラーがクレジットノートを生成する主な理由であることがわかった場合は、これらの請求エラーの原因を理解し、必要なリソースとトレーニングを提供するために、より深く調査することができます。
Vtiger CRMでクレジットノートを作成する方法を学びたいですか？ 読む ドキュメント。 クレジットノートに関する質問、またはVtiger CRMのその他の質問がある場合は、遠慮なくコメントを削除してください。
