このシナリオを想像してみてください。
フィールド セールス マネージャーとして、フィールド セールス担当者が新製品のデモンストレーションを行うためにオンサイトの顧客ミーティングに参加する予定であることを知りました。しかし、担当者が顧客ミーティングに出席せず、CRM レコードでタスクを「完了」としてマークしていたことがわかりました。
これは明らかに規則違反です。顧客関係に影響を及ぼし、在庫レベルの入力ミスを招き、営業担当者が実際にはタスクを完了していないのに完了したと表示されてしまう可能性もあります。
これが長い間直面してきた課題である場合、クライアントサイトでの不正なチェックインや CRM への誤ったエントリを回避できるシステムを作成する必要があります。Vtiger CRM のワンタイム パスワード (OTP) ルールと検証機能について話し合うときが来ました。
Vtiger OTPルールと検証機能とは何ですか？
CRMを不正な更新から保護し、ビジネスオペレーションの整合性を維持する必要性が高まっています。Vtigerの OTPルールと検証 CRM アクティビティにセキュリティの層を追加するアドオン機能です。
Vtiger OTP ルールは、業務を安全に保護する効果的な方法を提供することで、これらの課題に対処するのに役立ちます。詳しく説明する前に、重要な概念を理解しておきましょう。
- OTP： これは通常、認証の目的で生成される使い捨てコードです。
- OTP ルール: これらは、特定のアクションに対して OTP 検証がいつどのように必要になるかを決定するカスタマイズ可能な設定です。
- OTP検証: これは、入力された OTP と生成された OTP を検証する実行されたアクションの信頼性を確認するためです。
簡単に言うと、Vtiger CRM の OTP ルールを使用すると、管理者は特定の CRM レコードとアクションに対して OTP ベースの検証をトリガーする条件を設定できます。ここで、Vtiger の OTP ルールが上記の問題をどのように解決できるのか疑問に思うかもしれません。
OTP ルールを適用することで、OTP を顧客のメッセージング プラットフォームに送信します (たとえば、OTP は SMS 経由で顧客の電話に送信されます)。その後、フィールド セールス担当者は顧客に OTP を要求し、この OTP を CRM に入力してタスクを完了としてマークできます。
これにより、タスクが正しく実行され、CRM にエラーなく記録されます。また、ビジネスと顧客間の透明性も確保されます。
Vtiger CRM での OTP ルールのナビゲート
Vtiger で OTP ルールがどのように機能するかを理解するために、実際の例を考えてみましょう。配送ビジネスを運営しており、日々の活動を管理するために Vtiger CRM を使用しているとします。配送確認が本物であることを確認し、配送が完了したと偽ってマークされることを防ぎたいとします。
このシナリオで OTP ルールを設定するために知っておく必要がある 9 つの手順を次に示します。
- OTP ルールの作成: 「Delivery Confirmation OTP」という名前の新しいルールを作成し、Vtiger Delivery Notes をターゲット モジュールとして指定します。タイプ、長さ、最大再送信試行回数、検証試行回数などを定義して、OTP をカスタマイズします。
- OTP オプション: OTP を 5 分間有効な 5 桁の数字コードとして設定します。
- トリガー条件： フィールドが「配信済み」に変更されたときに OTP をトリガーする条件を設定します。
- 配信チャネル: 配信チャネルを選択して、OTP を電子メール、SMS、または WhatsApp 経由で受信者に自動または手動で送信します。
配達員が配達物を「配達済み」としてマークしようとすると、次のようになります。
- Vtiger は OTP を生成し、顧客が選択した配信チャネルに送信します。
- OTP 受信者は OTP を配送エージェントと共有します。
- ステータスを「配達済み」に変更するには、配達担当者がこの OTP を入力する必要があります。
- システムは、入力された OTP を生成された OTP と照合して検証します。
- ステータスは CRM レコードで自動的に更新されます。
これらは、配送が確実に完了し、不正な CRM 更新を大幅に削減するためのシンプルでありながら効果的なプロセスです。
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Vtiger CRM における OTP ルールの利点
OTP ルールには、次のような多くの利点があります。
堅牢なデータ整合性
重要なタスクに OTP 検証を実装することで、企業は CRM レコードに認証された変更のみが加えられることを保証できます。これにより、ビジネス データの正確性を維持できます。
顧客の信頼の向上
顧客が、情報保護のために最大限の努力をしていることがわかると、信頼が生まれます。この信頼は長期的な関係を育み、リピートビジネスを促進し、ブランドの評判に良い影響を与えます。
誤った更新の削減
企業は誤った更新を大幅に削減し、顧客満足度を達成できます。OTP の確認後にのみタスクが完了としてマークされることを顧客に保証すると、顧客エクスペリエンスが向上します。
CRMセキュリティの未来
将来を見据えると、1 つ確かなことがあります。それは、OTP ルールの役割がエキサイティングな形で進化していくということです。将来 CRM は、指紋や顔認識などの生体認証とともに OTP 検証を使用するようになるかもしれません。未来は急速に近づいていますので、準備をしておきましょう。
CRM プロセスのセキュリティを強化して現状を改善したい場合は、Vtiger OTP ルールをすぐに採用してください。
