企業の従業員が互いに文書を交換するとき、それが文書管理システムを介して行われない場合、それは電子メールを介してまたは印刷されたコピーの形で起こる可能性があります。 営業担当者が取引の完了を支援するためにマーケティング担保を要求したり、顧客サービス担当者が最新の製品マニュアルを要求して顧客と共有したりすると、この問題が発生する可能性があります。 残念なことに、これは要求者が文書を受け取るのに何時間も何日も待つことを可能にし、そしてしばしばそれが受信後でさえも、あふれた受信箱または紙トレイで失われてしまいます。行方不明）。
Vtigerは、組織内の文書の管理と共有に関連する最も重要な課題を解決します。 すべてのVtigerアカウントは、直接アップロード用に5GBから25GBのスペースを確保します。 最も人気のあるストレージソリューションのBox、Dropbox、さらにはGoogle Driveに直接同期することで、それを拡張できます。 文書がVtigerに入ると、アップロード日などの有用なメタデータを表示し、関連するフォルダに整理したり、内部で検索したり、連絡先や取引記録にリンクしたり、数回クリックするだけで外部と共有できます。
のXNUMXつの主な利点 Vtiger内のドキュメントの管理:
1 文書の検索にかかる時間を短縮
ドキュメント管理にVtigerを使用しているチームは、ドキュメント交換の手間が省けます。 営業チームは、更新されたマーケティング資料のためにマーケティングにリクエストを送信する必要がなくなりました。 マーケティングチームは、営業担当者からの個別のドキュメントリクエストを処理する必要がなくなりました。 顧客サービスチームは、製品の文書や顧客が要求するその他の情報を簡単に見つけて共有できます。 そして、顧客と協力している人は誰でも、連絡先を見て、連絡先の記録の中にある製品の仕様書のような関連文書を扱うことができます。
2 最新版を使っていることを確信してください
Vtigerは、ドキュメントの最終更新日時のようなメタデータを表示し、ドキュメントと共にバージョン番号を保存することを可能にします。 そうすれば、正しい情報を使って作業していることが常にわかります。 新しい文書をアップロードすると、古いバージョンが自動的に参照として保存されます。
3 別個の文書管理システムをセットアップするために費やす時間とお金を節約する
別個の文書管理システムを設定することは、他の設定料金、毎月の料金、およびユーザの数に応じて数百から数千ドルの費用がかかる他の維持費を含む。 Vtigerを使用すると、最大25GBまでのドキュメントを無料で管理できます。空き容量を増やすことで、Box、Googleドライブ、Googleドライブなど、最も広く使用されているファイル共有プロバイダと統合できます。 これにより、組織外の人とファイルを簡単に共有できます。
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