プロジェクトマネージャーにとって、大小のチームを管理し、チームメンバーが各タスクに費やした時間を追跡することは非常に困難です。 従業員は、タイムシートに手動で記入することを嫌います。タスクを完了するのにかかった時間を記録し、タスクを特定のプロジェクトとクライアントに関連付けて、週末にマネージャーに送信します。 プロジェクトマネージャーは、「忙しすぎてすべてのタスクを追跡できない」、「マルチタスクではすべてのタスクの追跡時間を追跡するのが難しい」、「先週のタイムシートの記入を逃した」などの言い訳で、チームメンバーからの抵抗に直面しています。今、私は自分が何をしたか覚えていません。」
マネージャがタイムシートを記録するように従業員に義務付けると、多くの従業員が金曜日の午後に、その週にしたことを思い出して自分が覚えていることを入力しようとします。 これにより、タイムシートの提出が不完全、不正確、かつ遅れることになります。 また、将来のプロジェクトを計画するためにこれらの指標を使用するプロジェクトマネージャは、達成不可能なプロジェクトタスクの期限を設定し、不正確な予算とリソースを割り当てます。
Vtigerの新しいタイムトラッカーは、毎日のプロジェクト作業に費やされた時間を従業員が自動的に記録するのを助けるように設計されています。一方、プロジェクトマネージャはチームメンバーの勤務日数をよりよく把握できます。 Vtigerでプロジェクトタスクに取り組んでいる従業員は、タスクの始めにクリックしてタイマーを開始し、完了するとそれを停止します。 間に休憩を取ったことがありますか？ 単にタイマーを一時停止し、戻ってきたら再開してください。 復帰時にタイマーの再開を見逃した？ 心配ない。 Vtigerは、欠落した時間を入力するための手動の時間記録もサポートしています。
プロジェクトタスク 請求可能なものと請求不可能なもののXNUMX種類があります。 プロジェクトタスクが完了すると、Vtigerではそれを請求可能または請求不可としてマークできます。 経理チームは、クリックするだけでプロジェクトのすべての請求可能なタスクの請求書を生成できます。一方、請求不可能なタスクを確認すると、プロジェクトのスケジュールをより正確に計画するのに役立ちます。
プロジェクトタスクの経過時間を追跡することは、次のことに役立ちます。
- 見積もりと見積もりを改善します。
- クライアントに正確に請求する：
- たるみを切る：
以前のプロジェクトからの時間レポートを参照することは、マネージャが将来同様のプロジェクトのために予算とスケジュールを計画するのを助けます。 タイムトラッキングは、マネージャが特定の種類のプロジェクトに必要な時間数を予測するのに役立ちます。 たとえば、プロジェクトが完了するのに5時間かかるが7時間かかると推定される場合、マネージャは9時間について同様のプロジェクトの将来の見積もりを設定できます。
また、プロジェクトの進捗状況に応じて、管理者が予算と期限を確認するのにも役立ちます。 20時間の作業が必要と推定されるプロジェクトがあるとしましょう。 途中で、クライアントはプロジェクトの完成にさらに4時間を追加するいくつかの変更と追加の機能要求を思い付きました。 これで、新しい変更に対応するためにプロジェクト予算をXだけ増やさなければならず、変更を必要とするタスクにチームがすでに費やした正確な時間数を指摘すると顧客に連絡できます。
顧客はよりコストを意識するようになっています。 彼らは法案をより綿密に調べて、交渉や論争の可能性があるかどうかを確認します。 顧客がブロック請求される場合（複数の小さなサービスが単一の時間値を持つ単一のブロックエントリにバンドルされる場合）、顧客はそれが非効率性をカバーするために使用している戦略であると想定します。 たとえば、広告代理店の請求書、ビデオコンテンツの作成、顧客への請求のブロックは次のようになります–コンテンツの書き込み、ビデオの作成、ナレーション、編集–9時間30分。 これらの各タスクが異なるレートで請求される場合、請求書にはこれらの各タスクに何時間費やされたかが明確に示されていないため、疑わしい余地があります。
Vtigerのタイムトラッカーを使用すると、経理チームは、請求対象のタスクに費やされた正確な時間のすべての詳細を含む請求書を作成できます。 広告代理店の請求の例に戻りましょう– Vtigerの場合、請求書は次のようになります：コンテンツ書き込みサービス– 2時間30分、ビデオ作成サービス– 2時間30分、ナレーションサービス– 1時間30分、編集サービス– 3時間、合計–9時間30分。 サービスの個別の項目化と期間およびコストは、疑う余地がありません。
ハーバードビジネスレビューは、追跡されていない労働時間が米国経済に負担をかける可能性があると指摘しています 1日あたり7.4 10億ドル。 チームメンバーが自分の時間を追跡すると、タスクに費やす予定の時間数と実際に費やした時間数に関するアイデアが得られます。 タイムトラッキングは、チームメンバーがスケジュールを超えて拡大しているタスクを識別するのに役立ちます。 説明責任があると感じるため、チームメンバーはタスクの実行に集中するようになりました。
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