Jake was onderweg toen hij werd gebeld door zijn manager om contact op te nemen met een oude klant. De klant leek geïnteresseerd in het nieuwe product dat Jake's bedrijf op de markt bracht.
Onderweg, zonder wifi en met een zwak mobiel bereik, moest hij op zijn collega's op kantoor vertrouwen voor details over de klant, met name de geschiedenis van de eerder gemaakte deals. Zelfs toen hij een motel met wifi bereikte, was hij nog steeds aan het zoeken naar informatie en coördineerde hij met zijn collega's van meerdere teams voor updates.
Jake's bedrijf Kitchen Tech maakte keukenapparatuur voor restaurants, cafés en cateraars. En ze vertrouwden op een basis-CRM en tal van andere tools om hun gegevens te beheren.
Klinkt dit verhaal bekend? Zou u geen CRM willen gebruiken dat daadwerkelijk heeft geholpen om bovenstaande problemen op te lossen?
Een one-stop-oplossing, waarbij klantgegevens beschikbaar zijn op één scherm en u ook in staat zou hebben gesteld om contact te maken met de klant?
Blijf tot het einde om te weten hoe Jake aan al deze chaos had kunnen ontsnappen!
Lang geleden zijn de dagen van 'telefoons' waar de 'telefoonoperator' uw verzoek zou beantwoorden en uw oproep zou doorverbinden met de persoon en / of het nummer met wie u wilde spreken.
Tegenwoordig zijn onze telefoons geïntegreerd met computers waardoor we inkomende en uitgaande oproepen rechtstreeks vanaf uw desktop kunnen afhandelen - allemaal dankzij een technologie die Computer-Telephony Integration (CTI) wordt genoemd.
Met CTI kunt u oproepen plaatsen/ontvangen, oproepen loggen, bellers identificeren, transcripties van oproepen opnemen, oproepen doorverbinden, enz. Het is geavanceerd om andere apparaten zoals mobiele telefoons, tablets, laptops, enz. op te nemen.
En dat wordt ook wel genoemd Telefonie-integratie.
Telefonie-integratie en CRM
Hoe kan CRM-software achterblijven met veel softwaretoepassingen die zijn geïntegreerd met telefonie?
Uw telefoonsystemen kunnen nu worden aangesloten op de CRM-software op uw computer.
Uw medewerkers, inclusief verkoop- en klantondersteuningsteams, kunnen rechtstreeks vanuit CRM-schermen bellen en gebeld worden met andere medewerkers of met klanten.
CRM's vergemakkelijken tegenwoordig ook de integratie van meerdere telefoniesystemen met het CRM.
Ze bieden u functies zoals oproeplogboeken, identificatie van de beller, doorverbinden van oproepen, vooraf opgenomen berichten, oproepopname, beschikbaarheid van historische gegevens van de klant, notities, enz. Ze kunnen ook klantgegevens van meerdere apps op de CRM-schermen weergeven . Heel handig voor verkoop- en klantenserviceteams!
Let op: Ondanks deze voordelen schrikken veel bedrijven er nog steeds voor terug om technologie toe te passen. Ze vertrouwen liever op ouderwetse telefoonsystemen, handmatige invoer van gegevens, enz. Vooral kleine en middelgrote bedrijven.
Telefonie-integratie in Vtiger CRM
Telefonie is een van de vele communicatiekanalen in Vtiger, samen met e-mail, web, chat, sociale media, documenten, sms en WhatsApp.
De Telephony Integration-module van Vtiger CRM is ontworpen om de klantervaring te verbeteren door u te helpen uw oproepen rechtstreeks vanuit de CRM-interface te beheren. Meerdere functies in de module zijn gericht op het verlagen van kosten, het verhogen van de productiviteit van werknemers, het bieden van één enkele bron van informatie... in feite helpen ze u uw zakelijke doelstellingen te bereiken.
Kenmerken van telefonie-integratie in Vtiger CRM
- Klik om te bellen - Beheer uw inkomende en uitgaande oproepen met een eenvoudige click-to-call-functie
- Pop-up voor inkomende oproep - Klantinformatie weergeven
- Ingebouwde kiezer - Gebruik de dialer om uw contacten te bellen
- Oproeplogboeken - Gebruik oproeplogboekrecords om de oproepgeschiedenis met de klant te kennen en oproepinzichten te krijgen
- Oproep opnemen - Neem uw oproepen op en gebruik ze om de klantenservice te verbeteren door klantsentimenten te verzamelen
- Oproep doorverbinden - Zorg ervoor dat u geen telefoontjes van klanten mist
- Calculus, de AI / ML-functie van Vtiger - Actie-items uit oproeptranscripties kunnen nu automatisch worden afgeleid via AI. Onze AI / ML-functie, Calculus, stuurt na een oproep een e-mail met actiepunten naar verkoopvertegenwoordigers.
- Integratie met meerdere telefoniedienstverleners
Bovendien ...de click-to-call-functie (telefoonpictogram) wordt weergegeven in een contactrecord, waardoor u uw klant gemakkelijk kunt bellen.
Het contactrecord fungeert als een opslagplaats voor contactgerelateerde informatie. Voordat u een oproep plaatst of ontvangt, kan uw team:
- Krijg een 360-gradenoverzicht van contactgegevens op één platform.
- Notities opnemen tijdens of na een gesprek.
- Neem transcripties van gesprekken op en bekijk ze.
- Verzamel klantgevoelens uit oproeptranscripties.
- Genereer rapporten en analyses over oproepstatistieken.
- Gebruik inzichten uit gespreksafschriften voor het trainen en coachen van verkoop- en klantondersteuningsteams. Heeft de verkoper bijvoorbeeld de bezwaren goed afgehandeld? Heeft hij het probleem naar tevredenheid van de klant kunnen oplossen?
Dus hoe werkt onze geïntegreerde telefonie?
Stel dat uw serviceprovider Twilio is.
Zaak 1: Als u een contactpersoon belt.
Een contactrecord bevat alle gegevens die betrekking hebben op een contactpersoon. Een verkoper of een klantenservicemedewerker kan de contactpersoon rechtstreeks vanuit de CRM bellen door op het telefoonpictogram te klikken, dat wordt weergegeven in het contactrecord. De CRM maakt verbinding met Twilio, die op zijn beurt de oproep doorstuurt naar de klant.
Zaak 2: Wanneer een contactpersoon u belt.
Wanneer een contactpersoon u belt, identificeert de CRM de beller door het telefoonnummer in het contactrecord te matchen. Het CRM toont ook relevante contactgegevens over de contactpersoon zoals deals, offertes, problemen, etc. Wanneer alle contactgegevens direct beschikbaar zijn, is de verkoper of de ondersteuningsmedewerker beter voorbereid om een gesprek aan te gaan.
Voordelen van het gebruik van de geïntegreerde telefoniefunctie van Vtiger
Uw bedrijf kan meerdere voordelen behalen wanneer u uw CRM integreert met telefoonsystemen of -services.
Wanneer u deze functies in gebruik neemt, besteedt uw verkoopteam minder tijd aan het onderzoeken van de contactpersoon; uw ondersteuningsteam kan problemen van klanten snel oplossen.
Dus wat zijn de voordelen van het gebruik van de telefonie-integratiefunctie van Vtiger?
1. Verhogen van het aantal oproepen
Met de click-to-call en ingebouwde dialerfuncties:
Uw verkoopteam kan meer leads en contacten bereiken.
Uw ondersteuningsteam zal meer klantoproepen afhandelen en meer problemen oplossen.
Met een groter bereik en een snellere respons is het gegarandeerd dat uw klantenbestand exponentieel zal groeien.
2. Verhoogde kwaliteit van oproepen - zinvolle gesprekken
Om de kwaliteit van de interactie met een klant te verbeteren, moeten alle communicaties worden vastgelegd. Dit helpt u om in de toekomst zinvolle gesprekken te voeren met dat contact. Gespreksafschriften en aantekeningen die u tijdens of na een gesprek kunt maken, helpen om uw gesprek bij te houden.
Verkoopvertegenwoordigers en klantenservicemedewerkers kunnen deze records bekijken op historische gegevens.
Coaches, trainers en managers kunnen deze records bekijken en uw teams begeleiden of trainen om te streven naar betere interacties.
3. Verhoogde productiviteit - verbeterde klantbetrokkenheid
Functies zoals doorverbinden, nummerherkenning en gemiste oproepen helpen uw teams om sneller te reageren. De CRM zet inkomende oproepen door naar agenten op basis van de beschikbaarheid van agenten en geeft bellergegevens weer, zodat agenten reacties kunnen plannen.
Bezorgd over gemiste oproepen? Wees niet. Het instellen van antwoordberichten voor oproepen die buiten kantooruren binnenkomen, inclusief feestdagen, zorgt ervoor dat u geen belangrijke oproepen mist en biedt een kwaliteitsservice. U kunt ook herinneringen instellen om de klant terug te bellen.
4. Verbeterde verkoop- en conversieratio's
Context is koning, toch?
Een contactpersoonrecord biedt klantinteracties, dealgerelateerde details, problemen en eventuele opmerkingen die u over de klant hebt gemaakt, zijn beschikbaar in een contactpersoonrecord zelf. U kunt ook naar oproepopnames luisteren om te zien of u belangrijke punten hebt gemist.
Dus de volgende keer dat u met een klant spreekt, heeft u alle informatie binnen handbereik. U neemt niet alleen weloverwogen beslissingen; je bent goed op weg om een goede relatie op te bouwen.
5. Inzicht in productiviteit
Genereer rapporten en krijg inzicht in de productiviteit. Oproeplogboeken helpen u door gegevens op te slaan over het aantal oproepen, gemiste oproepen, gespreksduur, de tijd besteed door agenten aan oproepen, enz.
Het zal u helpen uw klantcontactprocessen te stroomlijnen en de efficiëntie van uw teams te optimaliseren.
6. Lagere infrastructuurkosten - eenvoudig schaalbaar
Traditionele telefonie brengt aanzienlijke infrastructuurkosten met zich mee en stijgt wanneer u wilt opschalen. Wanneer u uw CRM integreert met uw telefoonsystemen, kunt u opschalen zonder opnieuw te investeren in infrastructuur, zelfs als u mensen aan uw personeelsbestand toevoegt. En er zijn bijna geen onderhoudskosten.
Wist u dat?
U kunt nu verbinding maken met Vtiger CRM met uw bestaande telefoonsysteem.
Vtiger biedt integratie met de volgende telefonieserviceproviders: Twilio, Plivo, Asterisk, Exotel, VICIdial, Telzio, Clickatell, Knowlarity Duocom.
Om meer te weten over telefonie-integratie met deze serviceproviders, klik hier.
Laten we teruggaan naar de zaak van Jake. Veel van de problemen die we noemden, hadden kunnen worden voorkomen als Kitchen Tech had geïnvesteerd in een CRM die integraties met applicaties van derden ondersteunde.
Dit is hoe:
- Alle gegevens, inclusief historische dealgegevens en klantproblemen, zouden beschikbaar zijn geweest op het CRM-scherm via het contactrecord.
- Geconsolideerde informatie van verschillende apps zou op één plek beschikbaar zijn geweest.
- Jake zou voor informatie niet op zijn collega's hebben hoeven vertrouwen, waardoor hij tijd en moeite bespaarde en verwarring werd voorkomen.
- Met direct beschikbare gegevens had hij weloverwogen beslissingen kunnen nemen.
- En nog belangrijker, de CRM zou meerdere communicatiekanalen met klanten mogelijk hebben gemaakt, zoals een oproep, sms of WhatsApp-bericht.
- Jake had kunnen bellen en rechtstreeks vanuit de CRM een gesprek met de klant kunnen beginnen zonder zich zorgen te hoeven maken dat hij een deal misloopt.
Maar dat gebeurde niet, aangezien Kitchen Tech er de voorkeur aan gaf hun bedrijf te runnen zoals ze al jaren deden. Ze vertrouwden nog steeds op meerdere systemen en weigerden te upgraden naar een CRM dat zou hebben geholpen bij het oplossen van de bovenstaande problemen.
Veel kleine en middelgrote bedrijven zijn hetzelfde en willen niet investeren in technologie die hun bedrijf zou kunnen helpen.
We raden u aan om de Telephony Integration-module van Vtiger te bekijken.
Vtiger CRM wordt gebruikt door duizenden terugkerende klanten uit het segment Micro, Small & Medium Enterprises (MSME). En ze hebben er allemaal baat bij gehad.
Waarom neem je Vtiger CRM niet mee voor een proefrit? Aanmelden voor de proefversie vandaag!
