Voorbij zijn de dagen van koeriersdiensten rond papieren contracten voor goedkeuring, om pas dagen later te ontdekken dat een verkeerd geplaatste handtekening het hele contract ongeldig maakt. Met de nieuwe Esign-module van Vtiger is het verkrijgen van rechtsgeldige handtekeningen, of het nu gaat om een drukke CEO op kantoor of een potentiële klant in het hele land, direct, gemakkelijk, vrijwel onfeilbaar en kan worden geïnitieerd en ondertekend vanaf een desktop, laptop of zelfs mobiel apparaat in slechts een paar klikken. Dit leidt tot kortere verkoopcycli, minder fouten en meer bandbreedte voor andere taken.
De integratie van de Vtiger Esign-module met Docusign, 's werelds leider op het gebied van digitaal transactiebeheer, maakt dit allemaal mogelijk. DocuSign transformeert het volledige proces van contracten en overeenkomsten, van papieren documenten, handgeschreven handtekeningen en alle tijdsbesteding en fouten die daarmee gepaard gaan, naar digitale documenten, digitale handtekeningen en voortgangsregistratie met even bindende wettelijke verplichtingen.
De voordelen van digitale handtekeningen kunnen worden geïllustreerd in het volgende scenario: een van de grootste contracten die uw verkoopteam dit jaar heeft binnengehaald, wordt naar verwachting morgen afgerond en is ondertekend en op uw bureau achtergelaten door een manager die sindsdien is vertrokken op zakenreis naar kantoor. Uren na zijn vertrek zit hij op een vlucht naar Hanoi en merk je dat er een sleutelhandtekening ontbreekt. Op dit moment is er weinig aan te doen. U hebt geen andere keuze dan contact op te nemen met alle betrokken partijen en hen op de hoogte te stellen van een vertraging, en vervolgens het document van en naar hem te verzenden in de hoop dat uw deal en uw reputatie nog steeds op het spel staan.
Met DocuSign zou dit verhaal net zo verschillend zijn geweest als dag en nacht. Met tags voor digitale handtekeningen en statusregistratie zou het voor uw manager vrijwel onmogelijk zijn geweest om de handtekening te missen. Je dient het voltooide contract eerder dan gepland in, de deal gaat door en je wordt geprezen als een held! Nou ja, misschien niet - als je alles altijd goed doet, beginnen mensen dat van je te verwachten. Maar hé!
DocuSign heeft ook tal van andere voordelen: het verbetert de vertrouwelijkheid door gecontroleerde documenttoegang, snelheid door directe overdracht tussen contacten om handtekeningen te verkrijgen, toegankelijkheid doordat het beschikbaar is op elk digitaal apparaat en voltooiing door middel van handtekeningtags en statustracering.
Met de DocuSign en Vtiger-integratie, worden deze voordelen beschikbaar voor documenten in Vtiger. Geüploade documenten of contracten, of inkooporders, offertes of facturen die rechtstreeks in Vtiger zijn gemaakt, kunnen deel uitmaken van het goedkeuringsproces. Eenmaal in het proces kunnen documenten naar elk Vtiger-contact worden verzonden voor onmiddellijke ondertekening, met statustracering beschikbaar om de voortgang te zien. Zodra een document is ondertekend, wordt het toegevoegd aan gerelateerde deals, projecten, organisaties of contacten voor toekomstig gebruik. U vindt de Esign-module naast de meer dan 20 andere modules van Vtiger in de modulebeheerder.
Als u meer wilt weten over de Esign-module, bekijk dan onze Ontwerp wikipagina
