Voorraad is een essentieel onderdeel van het bedrijf. Het verwijst naar de grondstoffen, goederen in uitvoering of afgewerkte producten die een bedrijf reserveert als voorraad om aan de klanten te verkopen of voor productie te gebruiken. En er zijn veel processen betrokken bij het beheer van uw voorraad, zoals het verzenden van goederen, het leveren aan de klanten, het maken van een factuur of een factuur, enzovoort.
Het automatiseren van uw voorraadgerelateerde activiteiten kan uw taken vereenvoudigen en u kostbare tijd besparen bij het bijhouden en organiseren ervan. Het helpt u ook ervoor te zorgen dat de juiste producten in de juiste hoeveelheden beschikbaar zijn op het moment dat u ze nodig heeft. Door voorraadbeheer te automatiseren, kunnen bedrijven hun processen stroomlijnen en de efficiëntie verbeteren.
Hoe automatiseer je nu je voorraadbeheer met behulp van een CRM?
Met de Inventory Add-On-functie van Vtiger kunt u uw orderbeheer stroomlijnen met behulp van verschillende Vtiger Inventory-modules. En zij zijn:
- Verkooporders (SO): Een officieel document dat door de verkoper naar de klant is gestuurd en de verkoop van goederen en diensten bevestigt. Een verkooporder moet alle belangrijke details bevatten, zoals leverdatum, afleveradres, betalingswijze, enz. De bedrijven houden een intern document bij om het aantal bestellingen bij te houden dat ze kunnen uitvoeren.
- Inkooporders (PO): Een officieel document dat door de koper naar de verkoper wordt gestuurd met vermelding van het aantal producten dat u wilt kopen, de hoeveelheid, de overeengekomen prijs, enz.
- rekeningen: Betaling die aan de verkoper moet worden gedaan zodra u de goederen en diensten ontvangt. Het kan worden gegenereerd vanuit PO.
- Facturen: Een niet-onderhandelbare verklaring aan de klant vermeldt het aantal gekochte artikelen. Een klant zal de betaling uitvoeren zodra hij de factuur heeft ontvangen.
- Creditnota's: Wanneer een klant niet tevreden is met het product of een aantal gebreken constateert, kan er een creditnota op de factuur of terugbetaling worden gegenereerd. Het is een bedrag dat aan de klant moet worden terugbetaald.
- Pakbonnen: Een document met de lijst en het aantal producten dat door de klanten is besteld. Het wordt verzonden tijdens de verzending van goederen en diensten. De leveringsbon moet de naam en contactgegevens van de klant en de verkoper bevatten, de datum van uitgifte en levering, enz. Het kan worden gegenereerd vanuit SO.
- Ontvangstnotities: Een intern document dat wordt geproduceerd als bewijs van de ontvangen goederen na inspectie van de levering (bijv. van een leverancier) om te verwerken en te matchen met uw inkooporders.
- Verkoopretour: Het is de teruggave van verkochte goederen van klanten. Het kan worden gemaakt op basis van leveringsbonnen en de producthoeveelheid wordt automatisch bijgewerkt in de module Producten.
- Aankoopretouren: Wanneer de koper goederen en diensten retourneert aan de verkoper. Het kan worden gemaakt op basis van de ontvangstnota.
- Voorraadaanpassingen: Een module om productvoorraad aan te passen in het CRM. Het wordt bijgewerkt wanneer de voorraadhoeveelheid automatisch wordt verhoogd of verlaagd.
- Voorraadreserveringen: Hiermee kunt u aandelen reserveren voor verkoop. Uw klanten kunnen u vragen om voorraad voor hen te reserveren in geval van nood.
Laten we eens kijken naar het gebruik van al deze modules door een zakelijke use case te begrijpen
Vtiger Inventory Add-On, een vereenvoudigd voorraadbeheersysteem
Vtiger Inventory Add-On komt voornamelijk de productie-, detailhandel-, e-commercesectoren, enz. ten goede en zal hen helpen bij het effectief beheren van hun bedrijfsactiviteiten.
Laten we een voorbeeld hieronder bekijken.
Crimson is een bedrijf dat zich wereldwijd bezighoudt met de verkoop van elektronische goederen. Samson, de bedrijfseigenaar, moet elektronische producten in bulk kopen bij de verkoper en deze aan de klanten verkopen.
Laten we verschillende scenario's bekijken om te begrijpen hoe Vtiger Inventory Add-On-modules Samson kunnen helpen bij het automatiseren van zijn bestel- en aankoopprocessen.
Goederen kopen bij de leverancier
Als Samson 200 computers van een leverancier wil kopen, kan hij een inkooporder maken met alle relevante details en deze naar de verkoper sturen. Zodra de artikelen zijn ontvangen, wordt de status van de bestelling automatisch bijgewerkt en kan er een ontvangstbewijs worden gegenereerd.
Het ontvangstbewijs helpt Samson de lijst met artikelen te vergelijken met de geplaatste bestelling. Hij kan direct contact opnemen met de verkoper als er een verschil is tussen de geplaatste en ontvangen bestelling. Er kan een factuur worden gegenereerd op basis van de inkooporder en hij kan de verkoper betalen. De factuurstatus wordt bijgewerkt na de betaling.
Goederen verkopen aan de klant
Een van zijn klanten Premium-computers gevestigd in Australië heeft 20 computers besteld. Hij kan een verkooporder aanmaken en naar de klant sturen. Een verkooporder verzekert de klant dat de geplaatste bestelling zonder problemen bij hem wordt afgeleverd.
Tijdens het verzenden van het product kan een pakbon worden meegestuurd met de productdetails. Zodra de bestelling is afgeleverd, kan er een factuur worden gegenereerd die de klant online kan betalen.
Retourneren van goederen aan de verkoper/verkoper
Van de tweehonderd computers die Samson heeft besteld, realiseert hij zich dat er tien niet werken, en hij wil ze terugsturen naar de verkoper. Hij kan de module Inkoopretour gebruiken om de retouren van gekochte producten naar de leverancier te volgen.
Op dezelfde manier kan de module Verkoopretouren de door de klant geretourneerde goederen volgen en beheren. Voor het verwerken van de terugbetaling kan Samson via de module Creditnota's het ontvangen bedrag terugbetalen.
Aanpassen en reserveren van voorraden-
Met behulp van de module Voorraadaanpassing kan Samson het aantal beschikbare voorraden, afgenomen voorraden enz. volgen. En als een klant hem vraagt om voorraad te reserveren voor een bepaalde periode, kan hij dat doen met behulp van de module Voorraadreserveringen. Hij kan het op elk moment annuleren en de voorraad beschikbaar maken volgens de eisen van de klant.
Daarnaast zijn er andere modules in Vtiger Inventory, zoals Price Books om de prijs van de producten in verschillende valuta's vast te leggen, sjablonen om facturen, rekeningen, enz.
Bekijk het webinar over Vtiger Inventory Add-On om er een voorproefje van te krijgen.
