Welkom terug bij de blogserie Big Little Things, waar we enkele van de minder bekende en soms over het hoofd geziene functies en verbeteringen in Vtiger CRM belichten die een grote klap uitdelen.
In dit hoofdstuk wordt de nadruk gelegd op de organisatie binnen uw CRM door middel van het maken van aangepaste lijsten. Laten we beginnen bij de basis.
Wat is een lijst?
Een lijst is een selectie van records binnen een module die een of meer identificerende kenmerken hebben die tussen hen worden gedeeld. De lijsten worden gebruikt om uw administratie te ordenen op een manier die zowel voor uzelf als voor uw bedrijf gunstig is.
Als u momenteel Vtiger gebruikt, is het u misschien opgevallen dat elke module al een paar standaardlijsten beschikbaar heeft. In de module Contactpersonen heeft u bijvoorbeeld de lijst 'Alle contactpersonen', die elke afzonderlijke contactpersoonrecord in het CRM weergeeft.
U zou ook een lijst moeten hebben met de naam 'Mijn contacten' waarin alleen de contactrecords worden weergegeven die rechtstreeks aan u als gebruiker zijn toegewezen.
Laten we nu een stap verder gaan. Stel dat u een lijst beschikbaar wilt hebben voor contactpersonen die zich in de Verenigde Staten bevinden. Dat is waar je zou kijken naar het maken van een aangepaste lijst.
Een nieuwe lijst maken
Het maken van een nieuwe lijst zal hetzelfde proces volgen voor elke module binnen het CRM.
U wilt eerst op het vervolgkeuzemenu van de lijst klikken. In dat menu zou u een blauw '+'-pictogram in de rechterbovenhoek moeten zien. Hier kunt u een nieuwe lijst maken voor de huidige module waarin u zich bevindt.
Het maken van een nieuwe lijst is onderverdeeld in vier secties:
- Lijstinformatie
- Lijst voorwaarden
- Kies kolommen en bestel
- Deel lijst
Laten we de lijst in volgorde doornemen. De nieuwe lijst die ik ga maken, komt uit het voorbeeld dat ik eerder heb gegeven, dus we willen alle contacten in de Verenigde Staten ophalen.
Lijstinformatie
In het gedeelte Lijstinformatie voegt u de naam toe van de lijst die u aan het maken bent, uit welke kolom (Veld) de informatie standaard wordt gesorteerd en of ze in oplopende of aflopende volgorde voor die kolom worden gesorteerd.
U kunt hierboven zien dat ik een naam heb gegeven voor de lijst, Contacten gevestigd in de Verenigde Staten, en heb ingesteld dat de lijst wordt gesorteerd op achternaam in aflopende volgorde. Deze sortering is alleen waar de records in eerste instantie op worden gesorteerd. U kunt de records in de lijst opnieuw sorteren met behulp van de kolomzoekfunctie die in elke module beschikbaar is.
Lijst voorwaarden
In het tweede gedeelte, Lijstvoorwaarden, definieert u welke records aan uw nieuwe lijst worden toegevoegd.
Er zijn twee soorten voorwaarden die kunnen worden toegevoegd. Alle voorwaarden vereisen dat elke voorwaarde die in deze sectie wordt toegevoegd, overeenkomt met elke record. Eventuele voorwaarden vereisen dat ten minste één van de voorwaarden die in de sectie zijn toegevoegd, door elk record wordt vergeleken.
Voorwaarden zelf zijn veldinformatie die de parameters instellen waarmee de records die in de lijst worden opgehaald, moeten overeenkomen.
In het bovenstaande voorbeeld willen we contacten binnenhalen die in de Verenigde Staten zijn gevestigd. We weten dus dat het land dat wordt vermeld in de Contacten gelijk moet zijn aan de Verenigde Staten. De veldnaam daarvoor in de contactpersoonrecord is Postland. Hieronder staat de voorwaarde die nu is toegevoegd aan de lijst die we aan het maken zijn.
Kies kolommen en bestel
In het gedeelte Kolommen en volgorde kiezen kunt u de kolommen selecteren die in de lijst die u maakt, zullen verschijnen en in welke volgorde ze worden weergegeven.
Om een nieuw veld als kolom toe te voegen, kunt u naar dat veld zoeken in de zoekbalk bovenaan deze sectie en het als kolom toevoegen. U kunt een toegevoegde kolom verwijderen door het 'x'-pictogram aan de rechterkant van de kolomnaam te selecteren. U kunt de volgorde van de kolommen aanpassen door aan de linkerkant van de toegevoegde kolom te klikken en te slepen om deze naar de gewenste locatie te verplaatsen.
Lijst delen
In het gedeelte Lijst delen kunt u de lijst delen met andere gebruikers, rollen of groepen. Nadat de lijst is gedeeld, kunnen die gebruikers de lijst ook zien in hun vervolgkeuzelijst.
Als dat klaar is, kunt u uw nieuwe lijst opslaan en wordt deze toegevoegd aan uw lijstvervolgkeuzemenu.
Makers van de lijst kunnen altijd teruggaan en de kolommen bewerken om velden toe te voegen of te verwijderen of de volgorde van de kolommen op een later tijdstip te wijzigen.
Het gebruik van aangepaste lijsten is een geweldige manier om informatie binnen elke module te segmenteren en te sorteren, zodat u en uw team snel en efficiënt toegang hebben tot de gegevens die u nodig hebt.
Klik hier. om u aan te melden voor een gratis proefperiode van 15 dagen of probeer onze voor altijd gratis Pilot-editie.
