Banner-01

Grote kleine dingen: dubbele preventie

Welkom terug bij de blogserie Big Little Things, waar we enkele van de minder bekende en soms over het hoofd geziene functies en verbeteringen in Vtiger CRM belichten die een grote klap uitdelen. Dit bericht belicht de functie Duplicate Prevention, die helpt voorkomen dat nieuwe dubbele records in de CRM worden gemaakt. Laten we erin duiken en meer te weten komen over deze kleine maar krachtige functie.

Wat is de functie voor het voorkomen van duplicaat?

Met de functie Duplicate Prevention kunnen beheerders van een account maximaal drie unieke velden per module selecteren waarop het systeem automatisch nieuw gemaakte records controleert op dubbele waarden. Als de waarden van de geselecteerde velden overeenkomen met een bestaand record, zal het systeem voorkomen dat de gebruiker het nieuwe record maakt.

Waar kunnen gebruikers de functie voor het voorkomen van duplicaat vinden?

De duplicaatpreventiefunctie is toegankelijk voor beheerders van een account door naar de pagina Instellingen → Modulebeheer → Modulelay-outs en velden te gaan.

Dubbele preventie van grote kleine dingen (afbeelding 1, pagina met instellingen)

Zodra gebruikers op Modulelay-outs en velden klikken, wordt hen gevraagd de module te selecteren waarmee ze willen werken (contactpersonen, deals, organisaties, enz.).

Dubbele preventie van grote kleine dingen (afbeelding 2, module selecteren)

Nadat de gewenste module is geselecteerd, kunnen gebruikers op het tabblad Duplicaatpreventie klikken om deze functie aan te passen en aan te passen om ervoor te zorgen dat er geen nieuwe dubbele records in de CRM worden gemaakt.

Dubbele preventie van grote kleine dingen (Afbeelding 3, tabblad Dubbele preventie)

Hoe dubbele preventie te gebruiken

Nadat u het tabblad Duplicatepreventie hebt geselecteerd, moet u er eerst voor zorgen dat de knop "Dubbele controle inschakelen" is ingeschakeld.

Dubbele preventie van grote kleine dingen (Afbeelding 4, Toggle-knop)

Van daaruit krijgen gebruikers verschillende opties te zien om ervoor te zorgen dat ze dubbele preventie gebruiken om aan hun behoeften te voldoen. Laten we deze opties een voor een opsplitsen en dieper in deze functie duiken:

Selecteer de unieke velden

De eerste stap is het selecteren van maximaal drie unieke velden waarop de records worden gecontroleerd. Unieke velden zijn alle bestaande velden met waarden die slechts bij één record in het CRM horen (dit omvat aangepaste velden die zijn gemaakt door een beheerder van het account). Als gebruikers bijvoorbeeld Duplicaatpreventie instellen in de module Contactpersonen, willen ze niet de velden Voornaam of Achternaam selecteren die moeten worden gecontroleerd door Duplicaatpreventie. Voornamen en achternaam worden vaak door veel mensen gedeeld en zijn geen unieke identificerende velden.

Enkele voorbeelden van velden die u moet gebruiken om duplicaten in de module Contactpersonen te voorkomen, zijn de velden Primair e-mail en Telefoon. De waarden in deze velden zullen uniek zijn voor de contactpersoon die ze bevat en zijn geweldige velden om het systeem te laten controleren op duplicaatpreventie.

Dubbele preventie van grote kleine dingen (afbeelding 5, unieke velden)

Dubbele overweging

Vervolgens moet de gebruiker bepalen welke overweging door het systeem wordt genomen om te bepalen dat nieuw gemaakte records geen duplicaten zijn. Er zijn twee opties om uit te kiezen in deze stap, hieronder beschreven:

  1. Beschouw het alleen als duplicaat als alle unieke velden overeenkomen – Het systeem controleert alle unieke velden die in stap één zijn geselecteerd en voorkomt alleen dat een record wordt aangemaakt als alle veldwaarden overeenkomen met de waarden op een bestaand record.
  2. Beschouw als duplicaat als ten minste één van de unieke velden overeenkomt – het systeem controleert alle unieke velden die in stap één zijn geselecteerd en als een van de veldwaarden overeenkomt met waarden in een bestaand record, zal het systeem voorkomen dat het nieuwe record wordt aangemaakt.
Dubbele preventie van grote kleine dingen (afbeelding 6, dubbele overweging)

Controleer gesloten records op duplicaten en negeer lege waarden

Met de volgende twee selectievakjes kunnen gebruikers hun duplicaatpreventie nog verder inbellen:

  1. Het Controleer gesloten records op duplicaten optie, indien ingeschakeld, zal het systeem alle records in het systeem laten doorzoeken, inclusief gesloten records, om overeenkomende veldwaarden te zoeken om te voorkomen dat dubbele records worden aangemaakt.
  2. Het Lege waarden negeren optie, indien ingeschakeld, zal lege veldwaarden negeren wanneer het systeem de unieke geselecteerde velden controleert. Dit betekent dat het systeem nieuwe records kan maken als overeenkomende lege (lege) velden overeenkomen in het CRM. Als gebruikers bijvoorbeeld het veld "Primaire e-mail" in de module Contactpersonen voor duplicaatpreventie gebruiken en het selectievakje "Lege waarden negeren" is ingeschakeld, staat het systeem nog steeds toe dat nieuwe records worden gemaakt, ook al komen de unieke velden technisch overeen omdat ze zijn leeg.
Dubbele preventie van grote kleine dingen (Afbeelding 7, vinkje gesloten, lege plekken negeren)

Actie-opties voor dubbele records die tijdens een synchronisatie zijn gemaakt

De laatste optie die gebruikers hebben bij het instellen van duplicaatpreventie is de "te nemen actie als een duplicaatrecord wordt gevonden tijdens het synchroniseren met externe toepassingen." Dit is een belangrijke stap in het proces voor het voorkomen van duplicaat, omdat gebruikers hier het systeem kunnen instrueren hoe een duplicaatrecord moet worden afgehandeld dat is gevonden tijdens een synchronisatie met een externe toepassing. Er zijn drie opties om uit te kiezen in deze stap, hieronder beschreven:

  1. Liever laatste record – De meest recent gewijzigde recordgegevens blijven behouden
  2. Liever intern record – Het bestaande record in het CRM blijft ongewijzigd
  3. Voorkeur voor externe opname – Gegevens van de externe applicatie worden gekopieerd
Big Little Things-duplicaatpreventie (afbeelding 8, acties op duplicaten tijdens synchronisatie)

Deze functie beter begrijpen en snel implementeren is een essentiële stap bij het opzetten van de CRM, maar wordt soms over het hoofd gezien. Het gebruik van duplicaatpreventie helpt gebruikers niet alleen de gegevensintegriteit te behouden, maar voorkomt ook dat ze kostbare tijd verspillen met het opschonen van dubbele records die tijdens hun CRM-traject zijn gemaakt.


Neem Vtiger vandaag nog voor een proefrit

Klik hier om u aan te melden voor een gratis proefperiode van 15 dagen of probeer onze voor altijd gratis Pilot-editie.

Tags: , , , , , , ,

Laat een reactie achter

Avatar
  Aanmelden  
Melden van
Belang van E-learning

Zes voordelen van e-learning voor organisaties

E-learning wint aan populariteit in organisaties voor training en onboarding activiteiten. Hoewel het concept van e-learning bestond tijdens de pre-pandemische periode, was de vraag ...
Meditatie in het dagelijks leven Banner

Meditatie in het dagelijks leven

In de hi-tech, snelle levensstijl van vandaag is het leven mechanisch geworden. Het gaat om instant bevrediging met allerlei luxe en verfijning. Aan de andere kant, ...
Grote Kleine Dingen-Tijdlogboeken

Grote kleine dingen: tijdlogboeken

Welkom terug bij de blogserie Big Little Things, waar we enkele van de minder bekende en soms over het hoofd geziene functies en verbeteringen in Vtiger CRM belichten ...
Handmatige trigger voor procesontwerper

Grote kleine dingen - Handmatige trigger voor procesontwerpers

Welkom terug bij een ander hoofdstuk in de blogserie Big Little Things, waarin we enkele van de minder bekende en soms over het hoofd geziene functies en verbeteringen belichten ...
Productiviteit voor kleine bedrijven Banner

Tools om de productiviteit in kleine bedrijven te verhogen

Wat is productiviteit? Productiviteit bepaalt de standaard van resultaten. Productiviteit verwijst over het algemeen naar het vermogen van een individu, team of organisatie om efficiënt te werken binnen ...
LMS voor marketingtraining

Maak gebruik van LMS om marketingvaardigheden te upgraden

Marketing in de tijd van vandaag vereist een hele reeks vaardigheden, waaronder copywriting, analyse, contentcreatie, enz., maar niet alle medewerkers in uw organisatie zullen ...
blog Afbeelding 7

Vtiger LMS - Maak aangepaste cursussen die aansluiten bij uw L&D-behoeften

In onze vorige blogs heb je geleerd waarom een ​​Learning Management Systeem (LMS) belangrijk is voor een bedrijf en hoe een LMS kan helpen bij ...
Blogbanner bijscholing

Upskill en Reskill: Word een betere jij

De tijden veranderen snel en het valt niet te ontkennen dat het tempo van technologische veranderingen blijft toenemen en in de geglobaliseerde wereld van vandaag de vraag naar ...
Klantenservicetraining met LMS

Train uw ondersteuningsteam met behulp van LMS en lever snellere oplossingen

Wanneer bedrijven niet voldoen aan de verwachtingen van de klant op het gebied van kwaliteitsservice, vertraging in reactietijd, enz., Toont dit een duidelijk teken van slechte ...
LMS voor verkooptraining

Slimme manieren om LMS te gebruiken voor verkooptraining

Corporate learning gaat in de eerste plaats over het uitbreiden van uw bedrijfskennis en het op de juiste manier presenteren aan uw klanten. Omdat verkoop echter de ruggengraat van een bedrijf is, is het ...
het laden
Copyright 2022 Vtiger | Privacybeleid | Beleid en juridisch centrum