Welkom terug bij de blogserie Big Little Things, waar we enkele van de minder bekende en soms over het hoofd geziene functies en verbeteringen in Vtiger CRM belichten die een grote klap uitdelen. Dit bericht belicht de functie Duplicate Prevention, die helpt voorkomen dat nieuwe dubbele records in de CRM worden gemaakt. Laten we erin duiken en meer te weten komen over deze kleine maar krachtige functie.
Wat is de functie voor het voorkomen van duplicaat?
Met de functie Duplicate Prevention kunnen beheerders van een account maximaal drie unieke velden per module selecteren waarop het systeem automatisch nieuw gemaakte records controleert op dubbele waarden. Als de waarden van de geselecteerde velden overeenkomen met een bestaand record, zal het systeem voorkomen dat de gebruiker het nieuwe record maakt.
Waar kunnen gebruikers de functie voor het voorkomen van duplicaat vinden?
De duplicaatpreventiefunctie is toegankelijk voor beheerders van een account door naar de pagina Instellingen → Modulebeheer → Modulelay-outs en velden te gaan.
Zodra gebruikers op Modulelay-outs en velden klikken, wordt hen gevraagd de module te selecteren waarmee ze willen werken (contactpersonen, deals, organisaties, enz.).
Nadat de gewenste module is geselecteerd, kunnen gebruikers op het tabblad Duplicaatpreventie klikken om deze functie aan te passen en aan te passen om ervoor te zorgen dat er geen nieuwe dubbele records in de CRM worden gemaakt.
Hoe dubbele preventie te gebruiken
Nadat u het tabblad Duplicatepreventie hebt geselecteerd, moet u er eerst voor zorgen dat de knop "Dubbele controle inschakelen" is ingeschakeld.
Van daaruit krijgen gebruikers verschillende opties te zien om ervoor te zorgen dat ze dubbele preventie gebruiken om aan hun behoeften te voldoen. Laten we deze opties een voor een opsplitsen en dieper in deze functie duiken:
Selecteer de unieke velden
De eerste stap is het selecteren van maximaal drie unieke velden waarop de records worden gecontroleerd. Unieke velden zijn alle bestaande velden met waarden die slechts bij één record in het CRM horen (dit omvat aangepaste velden die zijn gemaakt door een beheerder van het account). Als gebruikers bijvoorbeeld Duplicaatpreventie instellen in de module Contactpersonen, willen ze niet de velden Voornaam of Achternaam selecteren die moeten worden gecontroleerd door Duplicaatpreventie. Voornamen en achternaam worden vaak door veel mensen gedeeld en zijn geen unieke identificerende velden.
Enkele voorbeelden van velden die u moet gebruiken om duplicaten in de module Contactpersonen te voorkomen, zijn de velden Primair e-mail en Telefoon. De waarden in deze velden zullen uniek zijn voor de contactpersoon die ze bevat en zijn geweldige velden om het systeem te laten controleren op duplicaatpreventie.
Dubbele overweging
Vervolgens moet de gebruiker bepalen welke overweging door het systeem wordt genomen om te bepalen dat nieuw gemaakte records geen duplicaten zijn. Er zijn twee opties om uit te kiezen in deze stap, hieronder beschreven:
- Beschouw het alleen als duplicaat als alle unieke velden overeenkomen – Het systeem controleert alle unieke velden die in stap één zijn geselecteerd en voorkomt alleen dat een record wordt aangemaakt als alle veldwaarden overeenkomen met de waarden op een bestaand record.
- Beschouw als duplicaat als ten minste één van de unieke velden overeenkomt – het systeem controleert alle unieke velden die in stap één zijn geselecteerd en als een van de veldwaarden overeenkomt met waarden in een bestaand record, zal het systeem voorkomen dat het nieuwe record wordt aangemaakt.
Controleer gesloten records op duplicaten en negeer lege waarden
Met de volgende twee selectievakjes kunnen gebruikers hun duplicaatpreventie nog verder inbellen:
- De Controleer gesloten records op duplicaten optie, indien ingeschakeld, zal het systeem alle records in het systeem laten doorzoeken, inclusief gesloten records, om overeenkomende veldwaarden te zoeken om te voorkomen dat dubbele records worden aangemaakt.
- De Lege waarden negeren optie, indien ingeschakeld, zal lege veldwaarden negeren wanneer het systeem de unieke geselecteerde velden controleert. Dit betekent dat het systeem nieuwe records kan maken als overeenkomende lege (lege) velden overeenkomen in het CRM. Als gebruikers bijvoorbeeld het veld "Primaire e-mail" in de module Contactpersonen voor duplicaatpreventie gebruiken en het selectievakje "Lege waarden negeren" is ingeschakeld, staat het systeem nog steeds toe dat nieuwe records worden gemaakt, ook al komen de unieke velden technisch overeen omdat ze zijn leeg.
Actie-opties voor dubbele records die tijdens een synchronisatie zijn gemaakt
De laatste optie die gebruikers hebben bij het instellen van duplicaatpreventie is de "te nemen actie als een duplicaatrecord wordt gevonden tijdens het synchroniseren met externe toepassingen." Dit is een belangrijke stap in het proces voor het voorkomen van duplicaat, omdat gebruikers hier het systeem kunnen instrueren hoe een duplicaatrecord moet worden afgehandeld dat is gevonden tijdens een synchronisatie met een externe toepassing. Er zijn drie opties om uit te kiezen in deze stap, hieronder beschreven:
- Liever laatste record – De meest recent gewijzigde recordgegevens blijven behouden
- Liever intern record – Het bestaande record in het CRM blijft ongewijzigd
- Voorkeur voor externe opname – Gegevens van de externe applicatie worden gekopieerd
Deze functie beter begrijpen en snel implementeren is een essentiële stap bij het opzetten van de CRM, maar wordt soms over het hoofd gezien. Het gebruik van duplicaatpreventie helpt gebruikers niet alleen de gegevensintegriteit te behouden, maar voorkomt ook dat ze kostbare tijd verspillen met het opschonen van dubbele records die tijdens hun CRM-traject zijn gemaakt.
Klik hier om u aan te melden voor een gratis proefperiode van 15 dagen of probeer onze voor altijd gratis Pilot-editie.
