Welkom terug bij Big Little Things, waar we enkele van de minder bekende en soms over het hoofd geziene functies en verbeteringen in Vtiger CRM belichten die een grote klap uitdelen. Door een aantal van deze functies nader te bekijken en bloot te leggen, is het ons doel om ervoor te zorgen dat onze gebruikers de meeste voordelen halen bij het gebruik van onze CRM.
In deze blog wordt de module 'Duplicaten zoeken' uitgelicht. Laten we een duik nemen en ontdekken waar de functie 'Duplicaten zoeken' over gaat en hoe deze kan worden gebruikt om uw database op te schonen en ervoor te zorgen dat gebruikers de meest relevante up-to-date gegevens in hun CRM hebben. We zullen ook enkele andere manieren bespreken om duplicaten in de CRM te vinden met behulp van List View-zoekopdrachten, One View en Global Search.
Wat is de module 'Duplicaten zoeken'?
De Duplicaten zoeken module is beschikbaar in alle edities van Vtiger en is te vinden in de Tools-app onder de categorie Gegevensbeheer. Hiermee kunnen gebruikers eenvoudig dubbele records zoeken en identificeren op basis van veldwaarden in specifieke modules. Nadat de dubbele records zijn geïdentificeerd, kunnen gebruikers beslissen hoe ze deze het beste kunnen beheren.
Duplicaten zoeken gebruiken
Zodra de module Duplicaten zoeken is geopend, wordt gebruikers gevraagd een module, lijst en veld(en)waarden te selecteren waarnaar ze willen zoeken om dubbele records te identificeren. Gebruikers hebben ook de mogelijkheid om lege veldwaarden te negeren en gesloten records te controleren op duplicaten.
Na het invoeren van alle criteria en het klikken op zoeken, zal het systeem snel alle gevonden dubbele records identificeren en presenteren in een lijstweergave. Van daaruit kunnen gebruikers de relevante records selecteren en beslissen hoe ze deze willen beheren, met behulp van de opties Verwijderen of Samenvoegen.
Dubbele records samenvoegen
Bij gebruik van de samenvoegoptie kunnen gebruikers maximaal drie records tegelijk selecteren om ze vervolgens samen te voegen tot één. Geselecteerde records worden weergegeven in een rasterindeling, zodat de gebruiker individuele velden kan selecteren die ze in het uiteindelijke samengevoegde record willen behouden. Het is ongelooflijk handig om een duidelijk beeld te krijgen van alle dubbele records met hun velden naast elkaar. Dit zorgt ervoor dat gebruikers de meest nauwkeurige en actuele informatie van alle dubbele records behouden, terwijl ze ook hun database opschonen en opschonen.
Dubbele records verwijderen
Het verwijderen van dubbele records is gemakkelijk gemaakt met de module Duplicaten zoeken. Gebruikers kunnen eenvoudig de dubbele records selecteren die ze willen verwijderen en met een paar klikken meerdere records tegelijk verwijderen. Records die worden verwijderd, worden ook 30 dagen in de prullenbak bewaard voordat ze volledig worden verwijderd, zodat gebruikers alle records en hun per ongeluk verwijderde gegevens kunnen herstellen.
Andere manieren om dubbele records te vinden
Er zijn drie andere manieren om duplicaten in het CRM te vinden. Ik heb ze hieronder verder samengevat:
Eén weergave
Na het installeren van Vtiger's Reken AI Extensie, gebruikers kunnen dubbele Deal-records zien en snel openen die worden weergegeven terwijl ze een Deal-record bekijken in Eén weergave. Standaard controleert Calculus AI het veld "Dealnaam" op dubbele tekst, maar geeft ook dubbele records weer op basis van velden die u hebt ingesteld met Dubbele preventie op de Deals-module.
Lijstweergave Zoeken
Gebruikers kunnen de lijstweergave gebruiken om dubbele records te vinden door unieke waarden in de zoekvakken in te voeren. Zodra dubbele records zijn gevonden, kunnen gebruikers meerdere records selecteren en gebruiken Acties in lijstweergave om de records samen te voegen of te verwijderen.
Wereldwijd zoeken
Net als bij Zoeken in lijstweergave kunnen gebruikers unieke waarden invoeren, zoals e-mailadressen, telefoonnummers, enz... Wereldwijd zoeken zoekvak om dubbele records te vinden. Er zijn beperkingen voor het omgaan met dubbele records nadat ze zijn gevonden met Globaal zoeken. U kunt bijvoorbeeld geen records samenvoegen of verwijderen met de functie Globaal zoeken. U hebt alleen toegang tot de records afzonderlijk om de records te verwijderen of om terug te keren naar het gebruik van de functies Lijstweergaveacties of Duplicaten zoeken om meerdere records tegelijk samen te voegen of te verwijderen.
Klik hier om u aan te melden voor een gratis proefperiode van 15 dagen of probeer onze voor altijd gratis Pilot-editie.
