Grote kleine dingen - Acties in lijstweergave

Welkom bij de eerste blog in onze nieuwe miniserie, 'Big Little Things', waar we enkele van de kleinere functies en verbeteringen in Vtiger CRM belichten die een grote klap uitdelen.

Horen over een grote nieuwe functie of versie-update is een veelvoorkomend verschijnsel voor gebruikers van Cloud-technologie. Waar mensen normaal niet over horen, zijn de kleine functies of verbeteringen die een enorme impact hebben op de bedrijven die ze gebruiken.

Deze blog belicht de List View menu en de individuele of massale acties die op records kunnen worden uitgevoerd zonder de lijstweergave te verlaten.
Hieronder heb ik de functies één voor één uitgesplitst en zal ik dieper ingaan op hun gebruik en de acties die kunnen worden uitgevoerd. Maar laten we eerst wat meer leren over wat de acties in de lijstweergave zijn.

Wat zijn lijstweergave (record) acties?

Lijstweergave-acties zijn de individuele of massale acties die kunnen worden uitgevoerd in de lijstweergave. Gebruikers hebben de mogelijkheid om individuele of meerdere records tegelijk te selecteren en verschillende acties uit te voeren, zoals Bewerken, Opmerkingen, Exporteren, PDF afdrukken/exporteren, Tags, Eigendom overdragen, E-mail verzenden, Eigenaar wijzigen, Geselecteerde records samenvoegen en Verwijderen.

Laten we dieper ingaan op elke functie hieronder:

Edit

De functie Bewerken in de lijstweergave is een efficiënte manier om velden in afzonderlijke records of meerdere records tegelijk te bewerken, zonder handmatig naar elk record te gaan om de wijzigingen aan te brengen. Standaard zijn veel velden in Vtiger beschikbaar voor massale bewerking. Beheerders kunnen deze optie ook in- en uitschakelen, zodat ze volledige controle hebben over welke velden op deze manier kunnen worden bewerkt. Beheerders hebben ook de mogelijkheid om nieuwe aangepaste velden te maken en de optie Massaal bewerken in te schakelen. Dit zorgt voor nog meer aanpasbaarheid en controle.

Stel je voor, je moet honderden records opnieuw toewijzen aan een andere gebruiker op basis van de waarde van een bepaald veld. U kunt eenvoudig een nieuwe lijst maken met behulp van voorwaarden of de Lijstweergave Zoeken gebruiken om op specifieke records te filteren. Van daaruit kunt u alle records in de lijst selecteren en ze in één klap opnieuw toewijzen.

Met deze functie kunnen gebruikers in een mum van tijd massale wijzigingen in records aanbrengen, waardoor waardevolle tijd wordt vrijgemaakt, zodat gebruikers zich kunnen concentreren op belangrijkere zaken.

Opmerking

Met de functie Opmerking in de lijstweergave kunnen gebruikers berichten plaatsen, bestanden bijvoegen en met hun teams samenwerken aan individuele of meerdere records zonder de lijstweergave te verlaten. Gebruikers kunnen @Mentions ook gebruiken om e-mails en meldingen naar specifieke collega's te sturen als iets hun aandacht nodig heeft.

Laten we eens kijken naar een scenario waarin een verkoopmanager deze functie zou kunnen gebruiken om een ​​opmerking te plaatsen bij alle leadrecords met de status 'Koud', en hun verkoopvertegenwoordigers te vragen om vervolggesprekken te voeren met een nieuw script. De verkoopmanager kan een aangepaste lijst maken met behulp van filters en voorwaarden om een ​​lijst te genereren van alle leads met de status 'Koud'. Van daaruit kan de verkoopmanager eenvoudig @Mentions gebruiken met vermelding van het @salesteam om de oproepen te doen en het nieuwe scriptbestand rechtstreeks toevoegen aan de sectie Opmerkingen in de leadrecord. Alle gebruikers die deel uitmaken van de @salesteam-groep worden vervolgens via e-mail en een melding in de CRM op de hoogte gebracht dat hun manager dit verzoek heeft gedaan. Ze hebben ook gemakkelijk toegang om het nieuwe scriptbestand te downloaden.

Intern vertrouwen we bij Vtiger sterk op de functies Comments en @Mention bij het bijwerken van records of het samenwerken met onze verschillende teams. Gebruikers de mogelijkheid geven om op meerdere records tegelijk commentaar te geven, is een eenvoudige maar effectieve manier om tijd te besparen.

Exporteren

Bij het exporteren van recordgegevens vanuit de lijstweergave, krijgen gebruikers drie verschillende opties te zien, zoals hieronder vermeld:

1. Geselecteerde records exporteren: Hiermee kunnen gebruikers specifieke records uit de lijst selecteren en exporteren door het selectievakje naast de record(s) in of uit te schakelen.
2. Gegevens exporteren in huidige pagina: Hiermee kunnen gebruikers alle gegevens op de pagina exporteren (20 records tegelijk).
3. Alle gegevens exporteren: exporteert alle records op alle pagina's die aan de module zijn gekoppeld.

Deze drie opties geven gebruikers de flexibiliteit om precies te bepalen welke records ze willen exporteren vanuit de lijstweergave. Dit is erg handig als gebruikers een paar of veel specifieke records naar een CSV-bestand willen exporteren om wijzigingen aan te brengen voordat ze de records in hun systeem opnieuw importeren en bijwerken.

PDF afdrukken/exporteren

Met de optie PDF afdrukken/exporteren kunnen gebruikers snel afzonderlijke of meerdere records selecteren om die records in PDF-indeling af te drukken of te exporteren. Gebruikers kunnen de gegevens die ze als PDF willen exporteren selecteren door:

• Aangepaste afdruksjablonen maken
• De standaardsjablonen van Vtiger . gebruiken

Een ander geweldig kenmerk van de functie PDF afdrukken/exporteren is dat het gebruikers in staat stelt een e-mail te sturen naar contactpersonen in het CRM, gebruikers of ad-hoc e-mailadressen en automatisch de geselecteerde PDF-bestanden bij te voegen.

Tags

Het gebruik van tags is een geweldige manier om records te labelen door een woord of korte zin met de naam 'Tags' toe te passen. Gebruikers kunnen specifieke records ordenen of zoeken op basis van het woord of de zin waarmee ze zijn getagd. In de lijstweergave kunnen gebruikers deze tags ook gebruiken om veel records tegelijk te taggen, zodat ze snel en eenvoudig specifieke records kunnen groeperen. Tags kunnen ook worden gebruikt in voorwaarden voor veel activiteiten, waaronder het maken van modulelijsten, marketinglijsten, enz.

Eigendom overdragen

Deze functie is alleen beschikbaar in de module Contacten en kan worden gebruikt om gerelateerde records over te dragen naar een gebruiker of groep in het CRM. Als een contactpersoon bijvoorbeeld gerelateerde cases, offertes, deals, enz. heeft, kunnen gebruikers de functie Eigendom overdragen gebruiken om alle gerelateerde records van specifieke modules over te dragen en toe te wijzen aan een specifieke gebruiker of groep in het CRM.

STUUR E-MAIL

De functie E-mail verzenden in de lijstweergave is beschikbaar in de modules Contacten, Organisaties en Leads en is een krachtig hulpmiddel om te gebruiken bij het verzenden van e-mails naar specifieke contactpersonen of prospects. Met deze functie kunnen gebruikers tot 10 e-mails tegelijk verzenden zonder een e-mailcampagne in te stellen en te plannen. Bij het verzenden van e-mails met behulp van deze lijstweergavefunctie, kunnen gebruikers kiezen uit een bestaande e-mailsjabloon of direct een e-mail maken voordat ze deze naar hun gewenste contactpersonen of potentiële klanten sturen. Gebruikers kunnen ook selecteren of ze alle ontvangers in één e-mail willen opnemen of afzonderlijke e-mails naar elke ontvanger willen sturen.

Wijzig eigenaar

Deze actie Lijstweergave is beschikbaar in de module Taken. Hiermee kunnen gebruikers de eigenaar ('Toegewezen aan') van individuele of meerdere taakrecords met slechts een paar klikken wijzigen, zelfs als de records de status 'Gesloten' hebben.

Een goed voorbeeld van hoe dit kan worden gebruikt, is als een gebruiker uw bedrijf verlaat en u zijn taken opnieuw moet toewijzen aan een andere gebruiker. Het enige wat u hoeft te doen is:

• Open de lijst Alle taken in de module Taken
• Gebruik de lijstweergave Zoeken om te filteren op de taken die zijn toegewezen aan de gebruiker die vertrekt
• Selecteer alle taken op basis van de zoekresultaten
• Wijs deze taken opnieuw toe aan een andere gebruiker

Dit kan in minder dan 30 seconden worden gedaan, waardoor enorme hoeveelheden tijd worden bespaard die zou worden verspild door naar elk record te gaan om ze handmatig opnieuw toe te wijzen.

Geselecteerde records samenvoegen

Met Lijstweergave-acties kunt u ook maximaal drie geselecteerde records samenvoegen tot één, wat erg handig is bij het omgaan met dubbele records. Zodra een gebruiker de records in de lijstweergave selecteert en op de knop Geselecteerde records samenvoegen klikt, wordt een pop-upvenster weergegeven. Het vraagt ​​​​hen om de velden te selecteren die ze willen behouden wanneer de records worden samengevoegd. Hierdoor kan de gebruiker de gegevens in afzonderlijke velden lokaliseren en selecteren die hij wil behouden. Ook worden alle activiteiten zoals opmerkingen en contactpunten en alle gerelateerde modulerecords automatisch samengevoegd en bewaard nadat de samenvoeging heeft plaatsgevonden.

Een voorbeeld hiervan zou zijn als u twee Contactrecords voor dezelfde persoon had, maar een van de records heeft een e-mailadres dat niet meer in gebruik is. De gebruiker kan de records samenvoegen en ervoor zorgen dat ze het huidige e-mailadres behouden dat hun contactpersoon gebruikt. Het is niet nodig om tussen records te stuiteren en de informatie in velden te kopiëren/plakken voordat u een van de records verwijdert.

De functie Geselecteerde records samenvoegen maakt dit proces eenvoudig, snel en nauwkeurig, waardoor tijd en energie wordt bespaard terwijl nauwkeurige en relevante gegevens behouden blijven.

Verwijder

De functie Verwijderen in acties in de lijstweergave is een uiterst efficiënte manier om afzonderlijke of meerdere records tegelijk te verwijderen.

Stel dat u bijvoorbeeld honderden leadrecords in de CRM hebt geïmporteerd die onjuiste of ontbrekende gegevens bevatten, zoals lege waarden in de velden Voornaam, Achternaam en E-mail. U kunt eenvoudig een nieuwe lijst maken met behulp van voorwaarden om deze records te filteren en te selecteren en ze rechtstreeks naar de prullenbak te sturen. De verwijderde records worden 30 dagen in de Prullenbak bewaard voordat ze definitief worden verwijderd. Deze functie helpt gebruikers:

• Ruim de records in hun CRM op
• Verminder snel de hoeveelheid gebruikte opslagruimte

Nu we alle functies hebben bekeken die beschikbaar zijn in Lijstweergave-acties, is het duidelijk dat deze functies zijn ontwikkeld om het uitvoeren van massabewerkingen op records efficiënt, naadloos en gemakkelijk te maken. Uiteindelijk kunnen Vtiger CRM-gebruikers tijd, energie en geld besparen.