Welkom terug bij een ander hoofdstuk in de blogserie Big Little Things, waar we enkele van de minder bekende en soms over het hoofd geziene functies en verbeteringen in Vtiger CRM belichten die een grote klap uitdelen. In dit bericht worden op rollen gebaseerde keuzelijsten belicht, waarmee gebruikers keuzelijstveldwaarden kunnen maken die alleen toegankelijk zijn voor bepaalde rollen in de CRM. Laten we erin duiken en meer te weten komen over deze functie.
Wat is een rol?
Om beter te begrijpen wat een op rollen gebaseerde keuzelijst is en hoe deze kan worden gebruikt, moeten we eerst begrijpen wat een rol is in het CRM. Een rol wordt toegepast op elke gebruiker in het CRM en definieert waar die gebruiker zich in de bedrijfshiërarchie bevindt. Daarnaast spelen rollen een belangrijke rol bij toegangscontrole. Beheerders kunnen machtigingen van een profiel toewijzen aan een rol of rechtstreeks machtigingen toewijzen aan een rol. Klik voor meer informatie over Rollen op hier.
Wat is een keuzelijstveld?
Er zijn veel verschillende soorten velden beschikbaar in Vtiger, inclusief keuzelijstvelden. Met een keuzelijstveld kunnen beheerders een vooraf gedefinieerde lijst met waarden maken waaruit gebruikers kunnen kiezen bij het bewerken van het veld. Keuzelijstvelden kunnen helpen om gegevensinvoer consistent te maken voor alle gebruikers en bieden een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat alle waarden die in een veld worden ingevoerd relevant en geschikt zijn.
Wat is een op rollen gebaseerd keuzelijstveld?
Een op rollen gebaseerd keuzelijstveld stelt beheerders in staat om keuzelijstvelden naar een hoger niveau te tillen en echt hun toegangscontrole in te voeren door hen in staat te stellen bepaalde waarden van een keuzelijst toe te wijzen aan bepaalde rollen.
Bijvoorbeeld: laten we zeggen dat een bedrijf twee verschillende niveaus van ondersteuningsagenten heeft en voor elke laag een rol heeft gemaakt: 'Ondersteuning op niveau 1' en 'Ondersteuning op niveau 2'. Ze willen niet dat gebruikers met de rol 'Ondersteuning op niveau 1' de prioriteitsstatus van een case kunnen markeren als 'Dringend'. Deze Case-status mag alleen worden toegewezen door een "Level 2 Support"-rol nadat ze de Case hebben beoordeeld.
Aangezien het veld "Prioriteit" in de module Cases een op rollen gebaseerd keuzelijstveld is, kan de beheerder alle statuswaarden van het veld "Prioriteit", behalve "Dringend" toewijzen aan de rol "Ondersteuning op niveau 1".
Vervolgens kan de beheerder alle statuswaarden, inclusief de waarde 'Dringend', toewijzen aan de rol 'Ondersteuning op niveau 2'.
Dit zorgt ervoor dat een gebruiker aan wie de rol "Ondersteuning op niveau 1" is toegewezen, niet de optie heeft om "Dringend" te selecteren bij het bewerken van het veld "Prioriteit" van een Case. De keuzelijstwaarde "Dringend" kan alleen worden geselecteerd door gebruikers met een rol "Ondersteuningsniveau 2" of andere rollen waaraan deze waarde is toegewezen.
Een op rollen gebaseerd keuzelijstveld maken
Het maken van een nieuw op rollen gebaseerd keuzelijstveld is heel eenvoudig en vereist slechts één extra klik tijdens het aanmaakproces. Nadat u het aangepaste veld een naam heeft gegeven en de beginwaarden hebt ingevoerd, schakelt u eenvoudig het selectievakje "Op rollen gebaseerde keuzelijst" in voordat u opslaat.
Opmerking* Bestaande keuzelijstvelden die niet zijn gemaakt als een op rollen gebaseerde keuzelijst, kunnen na het maken niet worden geconverteerd naar een op rollen gebaseerde keuzelijst.
Keuzelijstwaarden toewijzen aan een rol
Nadat een op rollen gebaseerd keuzelijstveld is gemaakt, zijn standaard alle waarden toegankelijk voor alle rollen in het CRM. Om keuzelijstwaarden aan een rol toe te wijzen, moeten beheerders naar de pagina Instellingen gaan en onder de kolom Configuratie de optie 'Keuzelijstveldwaarden' selecteren. De beheerder moet dan de module en het keuzelijstveld selecteren waarmee hij wil werken en op het tabblad "Waarden toegewezen aan een rol" klikken.
Zodra het tabblad "Waarden toegewezen aan een rol" is geopend, heeft de beheerder de mogelijkheid om uit alle bestaande rollen te kiezen en vervolgens de waarden van de geselecteerde keuzelijst aan de rollen toe te wijzen of te verwijderen. Ten slotte kan de beheerder ervoor kiezen om de waarden alleen toe te passen op de geselecteerde rol, ondergeschikte rollen van de geselecteerde rol of alle rollen voordat hij op Opslaan klikt.
Klik hier om u aan te melden voor een gratis proefperiode van 15 dagen of probeer onze voor altijd gratis Pilot-editie.
