Meteen naar de inhoud
Home » Grote kleine dingen - geplande rapporten

Grote kleine dingen - geplande rapporten

Welkom terug bij een ander hoofdstuk in de blogserie Big Little Things, waar we enkele van de minder bekende en soms over het hoofd geziene functies en verbeteringen in Vtiger CRM belichten die een grote klap uitdelen. Dit bericht belicht Geplande rapporten, waarmee gebruikers rapporten kunnen maken, genereren en verzenden volgens een schema naar keuze. Laten we erin duiken en meer te weten komen over deze functie.

Wat zijn geplande rapporten?

Geplande rapporten zijn beschikbaar in onze One Professional- en One Enterprise-edities en kunnen worden geïmplementeerd nadat een rapport is gemaakt. Met slechts een paar klikken en na het invoeren van een paar details kunnen gebruikers plannen dat rapporten automatisch worden gegenereerd en per e-mail worden verzonden op een specifieke datum of in een dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse cadans. Rapporten kunnen in CSV-, Excel- of PDF-indeling worden verzonden naar gebruikers, groepen en rollen (intern), met de optie om specifieke e-mailadressen te Cc naar ontvangers die geen gebruiker zijn (extern).

Geplande rapporten - Use Cases

Er zijn eindeloze scenario's voor het gebruik van de functie Geplande rapporten, waar organisaties van elke omvang en elke branche baat bij kunnen hebben. Hieronder vindt u enkele gebruiksvoorbeelden van hoe onze klanten deze functie gebruiken:

  1. Een organisatie die medische hulpmiddelen produceert en levert aan ziekenhuizen en klinieken gebruikt Scheduled Reports om te analyseren hoeveel ziekenhuizen er wekelijks door individuele verkoopagenten worden bezocht. Om dit te bereiken, hebben ze een rapport gemaakt in de module Gebeurtenissen waarin wordt beschreven hoeveel gebeurtenissen er in de afgelopen 7 dagen per gebruiker zijn toegewezen. Elke maandag wordt dit geplande rapport automatisch gegenereerd en per e-mail naar hun manager gemaild voor verdere beoordeling.
  2. Een bedrijf voor technische en technologische oplossingen wilde zien hoeveel actieve gebruikers zich de afgelopen 7 dagen niet hebben aangemeld bij het CRM. Ze plannen dat het "Laatste aanmeldingsrapport" elke maandag naar het management gaat om ervoor te zorgen dat hun gebruikers inloggen op de CRM zoals verwacht.
  3. Veel organisaties gebruiken rapporten om inzicht te krijgen in het aantal maandelijkse verkopen dat ze per jaar hebben uitgesplitst. Deze organisaties willen in een boekjaar zien hoeveel omzet er per maand wordt gegenereerd (Based on Deals). Ze gebruiken geplande rapporten om deze gegevens aan het einde van elke maand te verzenden, zodat het management het aantal verkopen en het gegenereerde bedrag in de afgelopen 1 jaar per maand kan zien.

Hieronder vindt u enkele aanvullende scenario's voor het gebruik van geplande rapporten:

  • Update uw collega's over specifieke dossiers
  • Genereer en verzend rapporten vóór vergaderingen om de productiviteit te optimaliseren
  • Informeer klanten en gebruikers over achterstallige actiepunten
  • Stuur geautomatiseerde prestatierapporten naar uw medewerkers en managers
  • Stuur achterstallige factuurrapporten naar management en klanten
  • Breng recordeigenaren op de hoogte van deals die zijn vastgelopen
  • Stuur topclose-rapporten naar verkoopvertegenwoordigers en management
  • Update ondersteuningsvertegenwoordigers en management over het aantal openstaande ondersteuningstickets per agent.

Dit zijn slechts enkele verschillende manieren waarop sommige van onze klanten geplande rapporten gebruiken om tijd te besparen, waardevolle inzichten te bieden en de productiviteit te verhogen zonder extra tijd te besteden aan het handmatig verzenden van rapporten.

Een gepland rapport maken

Een gepland rapport maken is een eenvoudig proces dat slechts een paar stappen vereist. Volg de onderstaande stappen om te beginnen met het plannen van uw rapporten in Vtiger:

  1. Nadat u een rapport hebt gemaakt, opent u het en klikt u op de drie puntjes (knop Meer) in de rechterbovenhoek van het record. Selecteer 'Rapport plannen'.
  2. Rapporten Blog (Afbeelding 1) Knop Meer

  3. Vervolgens moeten gebruikers de details invullen en selecteren van naar wie het rapport zal worden verzonden, de frequentie waarmee het zal worden verzonden, de starttijd en het bestandsformaat waarin het rapport zal worden verzonden. Er is ook een optie om het rapport via e-mail te verzenden, zelfs als het rapport blanco is.
  4. * Opmerking – Als een PDF-bestandsindeling is geselecteerd, worden slechts 1,000 records in het rapport verzonden. Gebruikers moeten plannen in CSV- of Excel-indeling als het rapport meer dan 1,000 records overschrijdt of naar verwachting zal overschrijden.

    Verslagen Blog (Afbeelding 2) Schema Details

  5. Nadat u op opslaan hebt geklikt, verschijnt er een pop-up in de rechterbovenhoek van het scherm die de gebruiker informeert dat het rapport met succes is gepland.
  6. Reports Blog (Afbeelding 3) Succesvol gepland

  7. Nadat het rapport met succes is gepland, kunnen gebruikers de ontvangers, frequentie, starttijd en bestandsindeling van het rapport aanpassen door het rapport te openen en nogmaals op de knop "Meer" te klikken.
  8. Gebruikers kunnen ook zien wanneer het rapport als volgende wordt geactiveerd, en ze hebben de optie om het rapport uit het schema te "verwijderen" op hetzelfde bewerkingsscherm.

    Rapporten Blog (Afbeelding 4) bewerkingen en triggertijd

    Waarom wachten, begin vandaag met het plannen van uw rapporten in Vtiger en laat de kracht van automatisering voor uw bedrijf werken.

    Neem Vtiger vandaag nog voor een proefrit

    Klik hier. om u aan te melden voor een gratis proefperiode van 15 dagen of probeer onze voor altijd gratis Pilot-editie.