Welkom terug bij de blogserie Big Little Things, waar we enkele van de minder bekende en soms over het hoofd geziene functies en verbeteringen in Vtiger CRM belichten die een grote klap uitdelen.
Voor dit hoofdstuk ga ik me concentreren op de Prullenbak. Nu weet ik dat het in eerste instantie misschien vreemd lijkt om je op zo'n functie te concentreren, maar er zijn verschillende taken die je kunt uitvoeren via de Prullenbak waarvan je je momenteel misschien niet bewust bent.
Wat is de Prullenbak?
In eenvoudige bewoordingen is de Prullenbak een archief van verwijderde CRM-records. Alle records die handmatig zijn verwijderd binnen de CRM of automatisch via een 2-wegsynchronisatie of importsamenvoeging, komen in de Prullenbak terecht. De records worden gesorteerd in de Prullenbak op basis van de module waarin ze zijn gemaakt.
De verwijderde records worden vervolgens dertig dagen in de Prullenbak bewaard. Zodra er dertig dagen zijn verstreken, worden de verwijderde records permanent uit de Prullenbak verwijderd en kunnen ze niet meer worden hersteld.
De Prullenbak heeft twee hoofdfuncties: het permanent verwijderen en herstellen van verwijderde records. U kunt de Prullenbak het beste zien als de laatste stap naar het permanent verwijderen van informatie uit het CRM.
Waar is de Prullenbak?
De Prullenbak is beschikbaar in het hoofdmenu van de app Tools.
Items uit de Prullenbak verwijderen
Het verwijderen van items uit de Prullenbak is net zo eenvoudig als het eerst de records zelf verwijderen. Uiteraard worden de records na dertig dagen automatisch verwijderd. Als u echter beveiligingsvoorschriften heeft die moeten worden gevolgd of extra opslagruimte binnen de CRM moet vrijmaken, is dit het proces dat u moet volgen.
U kunt alle records in de Prullenbak uit alle modules wissen door op de rode knop 'Prullenbak legen' te klikken.
Voor records in een specifieke module selecteert u eerst de module van de records die u wilt verwijderen.
Vanaf hier kunt u een of alle records selecteren door de vakjes links van elke record te selecteren en vervolgens op het rode prullenbakpictogram te klikken dat nu beschikbaar is als actiepictogram.
Records herstellen uit de Prullenbak
Als u een fout hebt gemaakt bij het verwijderen van een record, of dit nu afkomstig was van records die werden samengevoegd bij het importeren of van handmatig verwijderen van records, dan kan dat record worden hersteld uit de prullenbak.
Om records te herstellen, selecteert u eerst de module van de records die u wilt herstellen en selecteert u vervolgens een of alle records door op de vakjes links van elk record te klikken. Nadat de records zijn geselecteerd, klikt u op het pictogram Record herstellen om de records terug te brengen in het CRM.
Even terzijde, als het record is verwijderd vanwege: dubbele records samenvoegen, wordt de eerder gekoppelde informatie niet hersteld omdat deze nu wordt gekoppeld aan het record dat is behouden tijdens het samenvoegen van de twee records.
De Prullenbak is een functie die vaak over het hoofd wordt gezien en waarmee u en uw team de gegevens in uw CRM verder kunnen beheren en eenvoudig records kunnen herstellen die per ongeluk zijn verwijderd.
Klik hier om u aan te melden voor een gratis proefperiode van 15 dagen of probeer onze voor altijd gratis Pilot-editie.
