Grote kleine dingen: tijdlogboeken

Welkom terug bij de blogserie Big Little Things, waar we enkele van de minder bekende en soms over het hoofd geziene functies en verbeteringen in Vtiger CRM belichten die een grote klap uitdelen. Dit bericht belicht de module Tijdlogboeken, die de tijd kan bijhouden die door gebruikers of groepen aan taken is besteed. Laten we beginnen bij de basis.

Wat zijn tijdlogboeken?

Of u nu voor facturering afhankelijk bent van het nauwkeurig bijhouden van de tijd per minuut of als u de tijd die aan interne taken wordt besteed beter wilt bijhouden, de module Tijdlogboeken past bij uw behoeften.

Met tijdlogboeken kunt u uw tijd die u aan specifieke taken besteedt, documenteren. De module geeft u de mogelijkheid om de starttijd en -datum en de eindtijd en -datum van de activiteit te selecteren en indien nodig aanvullende details toe te voegen.

De tijdlogboeken zijn beschikbaar in Taken, Cases, Interne Tickets en Werkorders. U kunt de tijdlogboeken vinden in het gedeelte Eén weergave van elk record, zoals hieronder weergegeven.

U kunt de tijdlogboeken ook op twee andere locaties maken: de module Tijdlogboeken en het menu Snel maken.

Vanuit de module Tijdlogboeken kunt u naar behoefte nieuwe tijdlogboeken maken. Je kunt de module vinden door het Hoofdmenu > Projecten > Projectactivering > Tijdlogboeken te openen.

Als u een tijdlogboek moet maken vanuit een niet-gerelateerd gedeelte van de CRM, kunt u dit doen via het menu Snel maken boven aan het scherm met het label '+'.

Tijdlogboeken maken met de timerfunctie

Het kan zijn dat het geven van schattingen voor elk tijdlogboek dat u maakt, onnauwkeurig is. Voor nauwkeurige tijdregistratie is een timerfunctie beschikbaar binnen afzonderlijke records die compatibel zijn met de Tijdlogboeken-module.

Met de timer kunt u een timer starten, pauzeren en stoppen die optelt met elke seconde die verstrijkt. Zodra u de timer stopt, wordt er een tijdlog gemaakt die de opgenomen tijd bevat.

Ga naar de overzichtsweergave van een taak om de timer te vinden. In de taak is er een startpictogram in de rechterbovenhoek van het gedeelte met tijdlogboeken. Als u op dit pictogram klikt, wordt de timer gestart.

Door nogmaals op het pictogram te klikken, hoewel het nu de vorm van een stopwatch heeft, wordt een pop-up gemaakt met de totale verstreken tijd, de mogelijkheid om te pauzeren en de optie om de timer te stoppen.

Door de timer te pauzeren, kunt u de tijd opnieuw starten zonder een nieuw tijdlogboek te maken. Als u de timer stopt, wordt het tijdlogboekrecord gemaakt waarbij de laatste tijd aan het record wordt toegevoegd.

Facturering via tijdlogboeken

Als u facturering per uur of een ander tijdsbestek afhandelt, kunt u ook een tijdlogboek instellen als factureerbaar via het gerelateerde record. Dit kan worden bereikt door een paar stappen.

Stel bij het aanmaken of bewerken van het record eerst het record in op 'Is factureerbaar'. Dit kan worden geselecteerd in het blok Servicedetails van het record. Koppel vervolgens een gerelateerde dienst en stel het tarief in waartegen u de dienst factureert.

In het onderstaande voorbeeld heb ik een openstaande Case op 'Is Billable' gezet en de service gekoppeld aan de tijd die aan de Case is besteed. Het koppelen van een gerelateerde service is vereist om het record als factureerbaar in te stellen.

Nadat de wijziging is aangebracht, heeft u de mogelijkheid om ook een tijdlogboek als factureerbaar in te stellen.

Nadat het record is ingesteld op Afgesloten of Opgelost, kunt u vanuit het record een factuur maken. Deze factuur haalt de informatie rechtstreeks uit de tijdlogboeken die als factureerbaar zijn ingesteld op basis van het tarief dat in het record is ingesteld.

Door dit proces te volgen, kunt u nauwkeurig bijhouden hoeveel tijd u aan taken besteedt en uw klanten snel factureren vanuit hetzelfde record.

Tijdlogboeken in actie

De functie Tijdlogboeken wordt het best begrepen met een realistisch scenario.

Een bedrijf dat bijvoorbeeld adviesdiensten aanbiedt voor startende bedrijven, rekent zestig dollar per uur aan voor de tijd die ze besteden aan een van hun specialisten. De klanten bereiken eerst via e-mail. Deze actie genereert een case in het CRM die hun team kan beoordelen.

De door de klant ingestuurde e-mail wordt doorgestuurd naar de Mailroom van het CRM, die vervolgens een nieuwe case genereert.

Van daaruit gaat een teamlid aan de slag met het verzoek om overleg, wat vaak meerdere vergaderingen met de klant omvat, naast extra intern werk met andere afdelingen. Wetende dat het om consultatie ging, zou de gebruiker eerst het record als factureerbaar instellen en de gerelateerde service koppelen.

De vergaderingen en de interne bestede tijd konden worden berekend via tijdlogboeken en binnen elk tijdlogboek als factureerbaar worden gemarkeerd. Wanneer het consult is afgerond, kunnen zij een factuur genereren en naar de klant sturen voor het totaal aantal gewerkte uren. Zelfs als er meerdere tijdlogboeken aan de zaak zijn gekoppeld, worden ze allemaal automatisch aan de factuur toegevoegd wanneer deze voor het eerst wordt gemaakt.

Dit is slechts een algemene benadering van het proces. Misschien stuurt u eerst een offerte of handelt u de facturering via een ander proces af. U kunt het CRM en hoe u het gebruikt zo nodig aanpassen om beter bij uw bedrijfsproces te passen.

Hoewel Timelogs een kleine functie is, is het een krachtig hulpmiddel dat in staat is om de tijd die wordt besteed aan interne en externe taken bij te houden.