Bij het werken met klanten en documenten doen de meeste kleine en zelfs grote verkoop- en marketingteams het hopeloos inefficiënt. Medewerkers slaan documenten op harde schijven op en wisselen ze via e-mail uit. Als ze geluk hebben, hebben ze toegang tot tools zoals Dropbox of Google Drive om documenten intern te centraliseren – maar dit laat nog veel te wensen over als het gaat om het werken met klanten. Documenten delen met klanten betekent bijvoorbeeld het downloaden van documenten en deze uploaden naar e-mail. Samenwerken met klanten aan die documenten gebeurt via e-mailketens die pijnlijk lang zijn. Het is onmogelijk om vast te stellen hoeveel van een document een klant daadwerkelijk heeft gelezen om te bepalen wat hij moet zeggen in een vervolggesprek. En intern samenwerken aan documenten om het gebruik te verbeteren, of de documenten zelf, is een te frictief proces om daadwerkelijk te gebeuren. Dit zijn slechts enkele van de uitdagingen waarmee bedrijven met een groeimindset worden geconfronteerd, maar waarvoor vaak geen elegante oplossingen in zicht zijn.
Toen we begonnen te heroverwegen hoe bedrijven documenten zouden moeten gebruiken, waren dit en vele andere de uitdagingen die we wilden aangaan. Dat was een paar maanden geleden. Vandaag zijn we verheugd om de wraps uit te doen en de toekomst van verkoop- en marketingdocumentbeheer in Vtiger aan te kondigen met de documentbeheeroplossing.
Documentbeheeroplossing in Vtiger CRM
vtiger's oplossing voor documentbeheer pakt een aantal belangrijke uitdagingen aan die een belediging vormden voor de hoge potentiële waarde van documenten bij het werken met klanten. Laten we de lijst eens doornemen.
Vind sneller de documenten die u zoekt met de nieuwe documentbibliotheek
Als documenten niet allemaal op één plek staan, is het moeilijk om ze te vinden en te gebruiken. Dat is de eerste uitdaging die de oplossing voor documentbeheer aangaat. Gebruikers kunnen documenten rechtstreeks naar de gecentraliseerde documentbibliotheek uploaden, of vanuit tools zoals Dropbox en Google Drive. Als een document eenmaal in Vtiger staat, kan het worden georganiseerd in mappen, bijvoorbeeld voor verschillende producten of services. Vervolgens kunnen documenten worden doorzocht op basis van alle metagegevens van het document, zoals de toegewezen titel, uploaddatum, een aangepaste tag of zelfs een opmerking over het documentrecord (daarover later meer).
Zodra een verkoop- of marketingdocument zich in Vtiger bevindt, is het bedoeld om te worden gedeeld, en dit is waar de kracht van de nieuwe oplossing voor documentbeheer echt naar voren komt.
Deel documenten rechtstreeks vanuit de e-mailopsteller
Wanneer u klaar bent om een document met een contactpersoon te delen, kunt u dit doen vanuit het document of rechtstreeks in uw workflow wanneer u contact opneemt via e-mail. Om dat te doen, opent u gewoon de e-mailcomponist van Vtiger, waar u de knop "Documentlink invoegen" ziet. Als u erop klikt, kunt u een document selecteren om de document-URL in de e-mail in te sluiten. Die koppeling elimineert enkele belangrijke frustraties rond het delen van documenten. Ten eerste, als u een document met veel klanten deelt, hoeft u het document niet opnieuw naar meerdere e-mails te uploaden, aangezien het al in Vtiger staat - de link is alles wat u hoeft te delen. Ten tweede hoeft uw ontvanger het document niet te downloaden om het te kunnen bekijken. De link opent het document in Vtiger's in-browser documentviewer - en als de ontvanger het document moet downloaden, kunnen ze dat vanaf daar doen.
Werk online samen met klanten aan gevoelige documenten, met documentkamers en opmerkingen.
De documentviewer van Vtiger is een bijgehouden, samenwerkingsruimte voor het bekijken en bespreken van documenten. Dit is met name handig wanneer de verkoop consensus van klanten over een contract of overeenkomst moet verkrijgen. Klanten die het document bekijken, kunnen er rechtstreeks commentaar op geven in de documentviewer, die een in-CRM-melding stuurt naar de verkoper die het document heeft gedeeld. Sales kan dan antwoorden in de viewer en de klant via e-mail op de hoogte stellen van het antwoord. Zo blijft iedereen op de hoogte en wordt het gesprek overzichtelijk op één plek georganiseerd. Als er op enig moment meer mensen bij het gesprek moeten worden betrokken, kunnen ze via een deelknop aan de privé-documentruimte worden toegevoegd. Alles bij elkaar zorgt de nieuwe documentviewer ervoor dat deals sneller vooruit gaan.
Achter de schermen in de documentkamer volgt Vtiger alle interacties van ontvangers met een document. Dit helpt de volgende reeks gesprekken te begeleiden met datagestuurde inzichten.
Voer productievere verkoopgesprekken, met meetgegevens voor documentbetrokkenheid tot op de seconde en op paginaniveau
Verkoopgesprekken zijn productiever wanneer ze worden geleid door klantbetrokkenheid met documenten. Voor elke klant met wie een document wordt gedeeld, geeft Vtiger real-time openingen en betrokkenheid tot op de seconde op elke pagina weer. Dus als een prospect een document niet heeft geopend, kan het volgende verkoopgesprek zich richten op het onderzoeken of het document überhaupt nuttig was. Als ze ondertussen het document openen en het grootste deel van hun tijd op een pagina over een bepaald product doorbrengen, kan het volgende gesprek in plaats daarvan gericht zijn op het onderzoeken van de behoeften waaraan het product voldoet. Het verhaal dat de gegevens vertellen, is aan jou om te interpreteren en je betrokkenheid te stimuleren.
Terwijl documentstatistieken worden weergegeven in het documentrecord voor alle contactpersonen met wie een document is gedeeld, toont een documentenwidget die wordt weergegeven in contactrecords een lijst met documenten die met die contactpersoon zijn gedeeld, evenals gerelateerde betrokkenheidsstatistieken.
Werk intern samen om documenten te verbeteren, met interne documentopmerkingen
Terwijl mensen documenten gebruiken, wordt nuttige interne kennis opgedaan over hoe die documenten beter kunnen worden gebruikt en verbeterd. Die kennis kan een ideaal klantscenario zijn om een marketingdocument te gebruiken, of een nieuw idee voor hoe het document kan worden verbeterd om de klantbetrokkenheid te verbeteren. Met het opmerkingenvak van het documentrecord kunnen CRM-gebruikers notities toevoegen en mensen of teams @vermelden om hun aandacht op het gesprek te vestigen, waardoor het document de potentiële waarde beter kan realiseren.
Van het verbeteren van de manier waarop mensen documenten vinden, tot delen, inzicht in verbruik en samenwerking met zowel klanten om deals te sluiten, als intern om documenten te helpen verbeteren, de nieuwe oplossing voor documentbeheer zorgt voor een radicale verhoging van de waarde die verkoop- en marketingteams uit documenten halen. Probeer de oplossing voor documentbeheer in een gratis proefperiode van 15 dagen van Vtiger. Mocht je er vragen over hebben, lees de documenten, of neem contact met ons op via [e-mail beveiligd].
Bekijk deze video om te begrijpen hoe Vtiger CRM uw verkoopteam helpt:
