Mijn moeder maakte altijd checklists voor haar boodschappen, maandelijkse uitgaven, boodschappen, enzovoort. Haar reischecklists waren legendarisch. Afhankelijk van waar we reisden, zou ze elk item opsommen dat moest worden ingepakt, inclusief een magnetisch schaakspel, kleurpotloden en strips voor ons kinderen. Haar checklists waren echter flexibel en onderhevig aan wijzigingen volgens haar grillen.
Aan de andere kant werden de checklists in het ziekenhuis van mijn vader minutieus opgesteld en nauwgezet gevolgd. Als chirurg zorgde hij ervoor dat er checklists werden gemaakt voor verschillende procedures - voor, tijdens en na de operatie.
Uit een Amerikaans onderzoek bleek dat ziekenhuizen die de checklist voor chirurgische veiligheid van de Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) gebruikten, de mortaliteit na een operatie met 22% verminderden. 1
U kunt checklists maken voor zowel uw persoonlijke als uw professionele taken. Wist je dat een checklist een van de oudste en goedkoopste (als je het woord niet erg vindt) en de gemakkelijkste beheertechniek is? Hoewel Benjamin Franklin wordt beschouwd als de vader van de moderne checklist, ben ik er zeker van dat checklists al eeuwenlang worden gebruikt.
In deze blog bespreek ik hoe checklists je kunnen helpen om je productiviteit op het werk te verhogen, maar eerst…
Wat is een controlelijst?
Een checklist is een taakhulpmiddel dat taken of activiteiten opsomt die binnen een bepaalde duur moeten worden voltooid. Geavanceerde checklists bevatten ook verschillende vereisten, zoals hulpmiddelen, afhankelijkheden en gedrag, waarvoor u uw taken moet voltooien.
Hoe helpen checklists?
We maken ons allemaal zorgen over 'bewegende doelpalen' op het werk. Soms kan een sprint van honderd meter een marathon worden.
We worden ook gehinderd door het feit dat het menselijk geheugen beperkt is. Bovendien hebben velen van ons de neiging om onze taken uit te stellen, te verwaarlozen of weg te laten. Checklists helpen u bij projectbeheer, hoe klein een project ook is. Het kan zo simpel zijn als het schrijven van een blog of zo complex als het implementeren van een softwareoplossing.
Checklists helpen u bij:
- Controle hebben over je taken.
- Identificeren en prioriteren van stappen die deel moeten uitmaken van het proces.
- Splits uw taken op tot hun kleinste elementen, wijs mensen en datums toe.
- Ervoor zorgen dat cruciale taken niet worden overgeslagen.
- Gefocust op de taken die voorhanden zijn.
- Ervoor zorgen dat taken in de erkende volgorde worden voltooid.
- Consistent presteren om uw taken te voltooien om de gewenste resultaten te bereiken.
Hoe maak je een checklist aan?
Nu je weet hoe checklists je helpen, wat denk je dat een onderdeel van de checklist moet zijn? Hier zijn een paar punten waarmee u rekening moet houden wanneer u een checklist voor een procedure maakt:
- Definieer waarom er een checklist moet worden gemaakt.
- Identificeer alle taken en subtaken die moeten worden voltooid.
- Bepaal hoe, wanneer en wie de checklist gaat gebruiken.
- Identificeer de mensen die verantwoordelijk zijn voor elke taak.
- Geef afhankelijkheden voor taken op.
Voordelen van het gebruik van een checklist
Checklists bieden meerdere voordelen voor zowel de organisatie als individuen, met name het mentale welzijn van werknemers. Laten we eens kijken hoe.
Voordelen voor de organisatie
Betere toewijzing van tijd en moeite
Nauwkeurige checklists helpen u bij het identificeren van alle stappen die nodig zijn voor een proces. Je kunt vitale taken identificeren en prioriteren. Je zult in staat zijn om je aandacht, tijd en moeite af te leiden om deze voor anderen te voltooien.
Vermindering van fouten
Een checklist helpt je om alle taken en activiteiten voor een proces of project voor een bepaalde datum of duur op een rijtje te zetten. Omdat alle taken worden vermeld, is de kans op fouten kleiner en is er weinig ruimte voor medewerkers om een taak te missen.
Verhoging van efficiëntie
Met checklists voelen medewerkers zich op hun gemak bij het werken aan een proces als geheel. Fouten worden verminderd. De tijd en moeite die nodig is om een taak te voltooien, wordt ook verminderd. Deze leiden tot een verhoging van de efficiëntie. Soms helpen checklists u ook om overbodige of repetitieve stappen te identificeren, waardoor u ofwel overbodige stappen kunt elimineren of een proces kunt verbeteren.
Identificatie van repetitieve taken
Checklists maken het u gemakkelijk om repetitieve taken of taken die tijd kosten te identificeren. Voor degenen onder u met gedigitaliseerde processen of als u software gebruikt, is dit de eerste stap naar het automatiseren van deze taken. Stelt u zich eens voor hoeveel tijd u bespaart door automatisering.
Verhoging van de productiviteit
Lees het bovenstaande nog eens. Denk je niet dat ze allemaal leiden tot een verhoging van de productiviteit? Je krijgt tenslotte meer gedaan in minder tijd.
Voordelen voor de werknemer
Vergeleken met andere managementtechnieken of -tools is een checklist misschien een eenvoudige managementtool, maar het biedt uw medewerkers op veel manieren voordelen.
Verhoogt de motivatie
Checklists helpen om kleine doelen te bereiken. Bij elke voltooide taak voelen medewerkers zich voldaan. Als ze tevreden zijn op het werk, zijn ze gemotiveerd om in zichzelf en in de organisatie te investeren.
Verhoogt creativiteit
Onze hersenen zijn bedraad om de taken die onze aandacht nodig hebben, na te denken en te heroverwegen, waardoor een stressvolle situatie ontstaat. Omdat checklists alle taken vermelden die gedaan moeten worden, voelen medewerkers zich vrij en minder gestrest. Het helpt hen om creatief te zijn op het werk. Zij komen met nieuwe ideeën die daadwerkelijk kunnen helpen de gebruikte processen te verbeteren.
Creëert leiderschapskwaliteiten
Het regelmatig voltooien van taken zorgt voor een gevoel van voldoening bij uw medewerkers. Het bouwt vertrouwen op en helpt hen bij het zoeken naar uitdagende taken. Checklists helpen bij het ontwikkelen van leiderschapskwaliteiten bij uw medewerkers.
Soorten checklists
Nu moet je je afvragen of er verschillende soorten checklists zijn! Velen hebben geprobeerd ze te categoriseren, maar het hangt allemaal af van de type proces of activiteit waarvoor u een checklist wilt maken. Het kan een projectchecklist zijn, een veiligheidschecklist, een kwaliteitschecklist, enz. Ze kunnen worden gemaakt voor teams of voor individuen, en ze kunnen voor elk soort beroep worden gemaakt.
Het kan een eenvoudige checklist zijn waarin u de tien dingen opsomt die u moet doen, en die u afvinkt terwijl u ze voltooit. Of het kan een checklist zijn voor gecompliceerde processen met genoemde datums en afhankelijkheden.
Er zijn verschillende checklists die u kunt maken. Ik weet zeker dat je zelf een of twee checklists hebt gemaakt. Ik gebruik een EXCEL-blad om eenvoudige checklists te maken die me helpen prioriteiten te stellen en mijn taken dagelijks af te ronden. Taken die in behandeling zijn, worden naar de volgende dag verplaatst. Ze helpen me cruciale taken te identificeren die mijn aandacht nodig hebben en duwen anderen onderaan de lijst.
Sommige van mijn checklists bevatten ook taken verspreid over een week, aangezien de einddatum niet onmiddellijk is.
Ga je gang en maak een checklist aan het begin van je werkdag. Ontdek zelf hoe u meer gedaan krijgt in minder tijd.
--------------------------
Ref: 1 – https://www.bmj.com/content/357/bmj.j1935
