Deel 1 van onze serie op GDPR en CRM (wat is GDPR en hoe beïnvloedt het CRM?) legde de basisprincipes van de AVG uit - van waarom de wet werd aangenomen, tot hoe deze een nieuw paradigma creëert voor legale interactie met de gegevens van Europese burgers. Verwijs terug naar dat bericht voor een inleiding over GDPR en zijn mandaten. In dit deel zullen we bespreken hoe de wijzigingen die naar Vtiger komen, u zullen helpen om aan de wet te voldoen, in tegenstelling tot andere CRM-oplossingen.
De uitdagingen van het beheer van toestemmingen
Een van de meest uitdagende onderdelen van de nieuwe wet waaraan moet worden voldaan, is het verkrijgen van een geverifieerde toestemming voor elk gebruik van iemands gegevens. Dit is vooral om vier redenen een uitdaging:
Het beheren van toestemmingen kan een enorme weerstand zijn
Je zult te maken krijgen met ontelbare contacten, elk in een andere fase van hun relatie met jou, en dus toestemming moeten geven voor een ander doel. U kunt een nieuwe lead vragen om toestemming om hun informatie te delen met uw partner en een nieuwe klant om toestemming te geven om hun creditcardnummer op te slaan. Telkens moet u om toestemming vragen, wachten op hun reactie, hun reactie registreren en vervolgens actie ondernemen. Elk van deze neemt tijd in beslag, en het scheelt in veel leads en klanten per maand kan het een enorme tijdwinst worden.
Eenmaal verstrekt, moet toestemming gemakkelijk zijn voor contactpersonen om in te trekken
GDPR vereist dat u het iemand zo gemakkelijk maakt om toestemming in te trekken als voor hem om deze te verstrekken. Dit draagt bij aan de tijd die het kost om toestemmingen te beheren.
Je kunt niet toestaan dat toestemmingen door de kloven glippen
Te lang wachten om te handelen naar een toestemming kan het nut van het verkrijgen van de toestemming helemaal elimineren. Dit is met name het geval bij het delen van leadgegevens met partners, die moeten toeslaan wanneer het strijkijzer heet is. Bovendien is het juridisch gezien absoluut noodzakelijk dat u de keuzes van een contactpersoon niet laat verdwijnen. Als een contact de toestemming intrekt om hun gegevens te gebruiken, maar per ongeluk deelt met een partner omdat je dat niet hebt gemerkt, maak je inbreuk op GDPR.
Toestemmingen moeten moeilijk te vervalsen zijn
De reden om in de eerste plaats de toestemmingen van een contact te loggen, is om je te beschermen als ze beweren dat ze het nooit hebben verstrekt. Dat is aanzienlijk minder waarschijnlijk als u toestemming krijgt op een manier die moeilijk te verwerpen is. U kunt dat doen door een ID-formulier te vragen, of erom te vragen vanaf een geverifieerd e-mailadres of portal waartoe zij toegang hebben. Een veel minder nuttige toestemming is verkregen door middel van een openbaar toegankelijke bron, zoals een formulier op uw website, omdat iedereen het kan indienen en beweert iemand anders te zijn.
Naast alle andere wettelijke verplichtingen waaraan u moet voldoen, lijkt GDPR zoveel micromanagement te vereisen dat u geen tijd hebt om iets anders te doen.
Het beheren van toestemming hoeft niet zo moeilijk te zijn
Met dat als een inleiding, zijn we verheugd de nieuwe AVG-compliance- en privacytools van Vtiger aan te kondigen - die op of voor 9 mei worden gelanceerd. Ze zijn de meest moeiteloze manier om op grote schaal aan veel van de bepalingen van de AVG te voldoen. Het kost slechts een paar minuten om ze op te zetten en ze laten uw klanten uw beleid en verzoeken zien die voor hen relevant zijn, geven veilig toestemming en oefenen andere door de AVG verleende rechten uit, terwijl het u gemakkelijk wordt gemaakt om hun toestemmingen te zien en ernaar te handelen.
De nieuwe tools bestaan uit drie enorme veranderingen die samen de grootste privacy- en veiligheidsrevisie in de geschiedenis van Vtiger vormen. Zij zijn:
- Een nieuwe pagina met contactvoorkeuren
- Een nieuw gecodeerd gegevensveld
- Nieuwe GDPR-compatibele e-mailcampagnes
En hier is het kroonjuweel van deze GDPR-veranderingen:
Introductie van de nieuwe pagina met contactvoorkeuren van Vtiger
Op de toestemmingspagina gaan uw leads en contacten naar het volgende:
- Beheer hun abonnementen op e-maillijsten
- Meer informatie over uw datagebruik en ander beleid
- Beheers toestemming voor gegevens die u op hen bewaart
- Beheers de toestemming om bijgehouden te worden
- Beheers toestemming voor andere toestemmingen waar u om wilt vragen
- Vraag je om te stoppen met het gebruik van hun gegevens
- Vraag je om hun persoonlijk identificeerbare gegevens te wissen
De pagina is volledig aanpasbaar - van wie de pagina kan zien tot wat ze zien en ernaar handelen, tot zelfs hoe ze worden geïnformeerd over nieuwe toestemmingen die van hen vereist zijn. De voorkeuren die leads en contacten op deze pagina vermelden, worden waar mogelijk automatisch door Vtiger verwerkt (meer daarover in een seconde), of zijn beschikbaar in contactrecords die u kunt gebruiken in lijstfilters, rapporten en workflowautomatisering - waardoor uw werknemers worden geminimaliseerd nieuwe verantwoordelijkheden op zich moeten nemen.
Hoe zullen mijn leads en contactpersonen meer te weten komen en toegang krijgen tot hun voorkeurenpagina?
Zodra u de pagina hebt ingeschakeld en hebt gekozen wie er toegang toe heeft, ontvangen degenen met toestemming om het te gebruiken automatisch een e-mail om hen te laten weten. Dit maakt ze moeiteloos om te vragen.
U kunt gemakkelijker toekomstige toegang tot deze pagina inschakelen door een link naar hun voorkeurenpagina toe te voegen aan het voettekstbericht van e-mails die zijn verzonden door uw Vtiger-gebruikers. Dit voettekst kan worden aangepast.
Bovendien wijst de link "unsubscribe" in e-mailcampagnes verzonden vanuit Vtiger nu naar de voorkeurenpagina van de ontvanger. Als een ontvanger geen toegang heeft tot de voorkeurenpagina, zien ze alleen de opties voor e-mailvoorkeuren boven aan de pagina.
Welke toestemmingen kan ik mijn leads en contacten vragen?
Naast een aanpasbare schriftelijke verklaring, zijn er 5-soorten toestemmingen die u aan hun pagina kunt toevoegen.
Gegevensopslag en gebruik
Als u gevoelige gegevens opslaat, zoals het nationale ID-nummer of creditcardnummer van een contactpersoon, kunt u ervoor kiezen om contactpersonen controle te geven over dat veld door toestemming te vragen via hun toestemmingspagina. Als de contactpersoon toestemming geeft - geweldig! Als ze de toestemming intrekken, wordt het CRM-veld automatisch gewist en vergrendeld - zodat u zich aan uw regels houdt.
Engagement-tracking
Wanneer u een e-mail of een document naar een contact van Vtiger stuurt, worden hun interacties bijgehouden zodat uw verkoop-, marketing- en ondersteuningsteams meer informatie krijgen over de interesses van contactpersonen en toekomstige communicatie met hen kunnen afstemmen. Indien gewenst, kunt u uw contacten laten bepalen of u ze bijhoudt of niet via het bijhouden van engagementen.
Aangepaste toestemmingen
Als u dingen zoals het delen van contactgegevens met een derde partij doet of deze gebruikt bij geautomatiseerde besluitvorming, kunt u een aangepast toestemmingsveld toevoegen om toestemming voor dat gebruik te krijgen. Als een contactpersoon toestemming verleent of intrekt, ziet u hun beslissing in hun contactpersoonsrecord en kunt u hun antwoord gebruiken om gefilterde lijsten, gemaakte rapporten of zelfs workflow-automatiseringen te maken.
Stop met verwerken
GDPR vereist dat u contactpersonen de mogelijkheid geeft om zich volledig af te melden voor verwerking. U kunt de sleutels van het record van een contactpersoon aan hen overhandigen door een knop "Verwerking stoppen" toe te voegen aan hun voorkeurenpagina. Als ze erop klikken, vergrendelt Vtiger automatisch hun CRM-record zodat gebruikers veldwaarden niet kunnen bewerken en ze afmelden voor e-mailcampagnes - geen handmatige tussenkomst vereist.
Erasure
U kunt contacten u laten vragen om hun persoonlijk identificeerbare gegevens te verwijderen door een knop "Mijn gegevens wissen" toe te voegen aan hun voorkeurenpagina. Als ze erop klikken, wordt een selectievakje in hun record met de naam "wissen aangevraagd" ingeschakeld. Om ernaar te handelen, kunt u ofwel op deze contacten filteren en hun volledige records verwijderen - maar voor sommigen is dit een te brede benadering. Om chirurgischer te zijn in het niet-identificerend maken van de records, kunt u de nieuwe optie "Persoonlijke gegevens wissen" in het menu "meer" van de record gebruiken om de Vtiger-velden te wissen die u hebt gemarkeerd als persoonlijk identificerend.
Hoe gebruik ik hun toestemmingen?
Tenzij toestemmingen gemakkelijk te handelen zijn, worden ze duurder om te beheren dan nuttig. Dit is waar Vtiger echt schijnt.
Naast de bovengenoemde gegevensopslag en gebruik, betrokkenheid volgen en stoppen met verwerken van gegevensverwijderingsautomatisering, worden alle toestemmingsreacties opgeslagen in een nieuw "toestemmingen" -blok in hun CRM-record zodat uw gebruikers kunnen zien wanneer ze communiceren met leads en contacten .
U kunt deze toestemmingen gebruiken om lijsten of rapporten samen te stellen. Bovendien kunnen ze worden gebruikt als voorwaarden in geautomatiseerde workflows - dus, bijvoorbeeld, op het moment dat een contact ermee instemt dat contact wordt opgenomen door een partner, kan Vtiger hun informatie automatisch en onmiddellijk naar een partner e-mailen zonder uw tussenkomst.
Als mijn contactpersoon een e-mail doorstuurt die zijn voorkeurenlink naar iemand anders bevat, kan die andere persoon dan hun voorkeuren wijzigen?
Wijzigingen in de voorkeurenpagina van een contactpersoon vereisen een e-mailbevestiging - en dat maakt ze verifieerbaar. Wanneer een voorkeurswijziging wordt aangebracht, ontvangt de contactpersoon een vervolg-e-mail waarin hij wordt gevraagd op een link te klikken om die wijzigingen te bevestigen. Zelfs wijzigingen in e-mailvoorkeuren vereisen nu bevestiging, zodat uw contacten veilig uw e-mails kunnen doorsturen zonder zich zorgen te hoeven maken dat iemand hun voorkeuren kan wijzigen.
Hoe stel ik de toestemmingspagina in?
De nieuwe instellingen voor lead- en contactvoorkeuren zijn geconfigureerd op de pagina Consents in het gedeelte CRM-instellingen. Vanaf hier kunt u het volgende configureren:
- Wie krijgt meldingen voor toegang en wijzigingen in zijn voorkeurenpagina (bijv .: alleen contacten melden met regio = "EU")
- De footer voor e-mail die linken naar de voorkeurenpagina van het contact in e-mails van gebruikers
- Welke toestemmingen worden weergegeven op de voorkeurenpagina van een contact op basis van informatie in hun profiel (bijv .: vraag alleen om CC # voor contacten met verkoopstadium = "Klaar om te kopen").
- De standaardselectie van elke toestemming
De toestemmingspagina helpt u bij het bereiken van de naleving van GDPR met een ervaring die geweldig is voor uw klanten, en dat is moeiteloos voor u.
Versleutelde gegevensvelden
Als u gevoelige gegevens opslaat zoals een creditcardnummer of een nationaal ID-nummer, hebt u nu de mogelijkheid om het veld in Vtiger als gevoelig te markeren.
Dit bereikt drie doelen:
- Het codeert het veld in de databases van Vtiger. Eenmaal voltooid, kan niemand zonder uw toestemming de gegevens zien. Geen hackers (we zijn ons tot nu toe niet bewust van schendingen!), Niet wij, en niet uw andere gebruikers.
- Het verdoezelt de veldwaarde die aan uw gebruikers wordt getoond. U kunt bijvoorbeeld alle laatste 4-cijfers van een creditcardnummer verbergen. Dit betekent bijvoorbeeld dat het nog steeds door uw ondersteuningsagenten kan worden gebruikt om de identiteit van een contactpersoon te verifiëren, maar dat deze de volledige waarde niet kan zien, waardoor het risico dat het in gevaar wordt gebracht wordt verkleind.
- Hiermee kunt u bepaalde gebruikers autoriseren om de volledige veldwaarde te zien. Bijvoorbeeld - geautoriseerde factureringsteamleden kunnen met slechts een klik een volledig creditcardnummer onthullen. Die actie wordt geregistreerd en kan worden doorzocht via een nieuw gecodeerd veldtoegangslogboek in het instellingengebied.
Versleutelde velden hebben een aantal beperkingen die u moet overwegen voordat u ze inschakelt:
- Lijstweergaven, rapporten en geëxporteerde gegevens kunnen alleen versleutelde waarden weergeven
- Globaal zoeken zoekt alleen naar blootgestelde tekens
- Eenmaal ingeschakeld voor een veld, kan codering niet worden uitgeschakeld
Dat is alles voor gecodeerde velden voor nu.
GDPR-compatibele e-mailcampagnes
Laatste, maar zeker niet de minste zijn de nieuwe GDPR-compliante e-mailcampagnes van Vtiger.
GDPR vereist nu dat u nu duidelijke, ondubbelzinnige toestemming krijgt om marketing-e-mail te verzenden - dat betekent in feite dat u een dubbele opt-in verkrijgt (beschreven in deel 1 van deze blog).
Met Vtiger is dubbelen in leads en contacten eenvoudig. Als ze een webformulier hebben verzonden met het selectievakje 'stuur mij marketing-e-mail', ontvangen ze een dubbele e-mail met de opt-in om hen te vragen hun wens te bevestigen om uw marketingmail te ontvangen door op een link te klikken. Als ze niet via een webformulier zijn binnengekomen, kunt u deze e-mail sturen naar een lead of contact handmatig vanuit hun CRM-record of naar een volledige lijst in de module Marketinglijsten (tenzij ze zijn afgemeld).
Als u weet dat iemand niet in de Europese Unie is, of als u een andere acceptabele vorm van toestemming hebt ontvangen om deze te e-mailen, kunt u de noodzaak van een dubbele opt-in omzeilen door de contactpersoon in uzelf te kiezen. Om te begrijpen hoe dat te doen, laten we kijken hoe de rest van de nieuwe e-mailopt-ins werken.
De nieuwe stat-in-status voor e-mails
In plaats van ons oude "Opt Out" -veld, hebben leads en contactpersonen nu elk een "Email Opt-In Status" -veld dat het oude "Opt Out" -vakje vervangt. Daarin zijn 6-waarden.
- Geen
- Enkele opt-in (gebruiker)
- Single opt-in (webformulier)
- Double opt-in
- Opt-out (gebruiker)
- Opt-out (contact opnemen)
Deze waarden kunnen op een van de volgende manieren worden ingesteld. Als een contactpersoon op een link klikt in een dubbele opt-in-e-mail die hij heeft ontvangen, stelt Vtiger de waarde "Double Opt-In" in. Als een contactpersoon uw webformulier indient met het selectievakje 'Ik wil e-mailmarketing ontvangen' ingeschakeld, stelt Vtiger de waarde 'Enkele opt-in (webformulier)' in. Eenmalige opt-in (gebruiker) wordt alleen ingesteld door uw gebruikers - en kan worden gedaan bij het individueel aanmaken van een contact of tijdens een upload. Anders beginnen alle nieuwe contacten met de status "Geen".
Deze toestanden zijn belangrijk omdat u Vtiger kunt vertellen welke opt-ins u aanvaardbaar acht voor het verzenden van een e-mailadres voor contact via het systeem voor e-mailcampagnes. Uw opties zijn:
- Dubbele opt-in alleen
- Dubbele opt-in en enkele opt-in (gebruiker)
- Dubbele opt-in, enkele opt-in (gebruiker) en single opt-in (webformulier)
Welke instelling u moet kiezen, hangt van veel factoren af. We raden dubbele opt-in altijd alleen als de veiligste keuze aan, omdat het altijd moeilijk te achterhalen is of een contactpersoon een EU-burger is.
Hoe kunnen contacten zich afmelden voor mijn campagnes?
Uw contactpersonen kunnen zich op twee manieren afmelden voor uw e-mailcampagnes. Als ze contact met u opnemen en u vragen ze af te melden bij uw campagnes, kunt u hun aanmeldingsstatus wijzigen in 'Afmelden (gebruiker)'. U kunt deze status omkeren als ze vragen om opnieuw te worden aangemeld. Als de contactpersoon zijn voorkeurenpagina bezoekt en zich echter afmeldt, is zijn afmelding onomkeerbaar, behalve als hij opnieuw een webformulier verzendt om weer in te loggen.
Wat zijn de gevolgen van opt-outs?
Om ervoor te zorgen dat de voorkeuren van contactpersonen om geen commerciële e-mail te ontvangen gerespecteerd worden, stoppen opt-outs met het stoppen van alle nieuwe e-mails die aan de contactpersoon worden bezorgd. Dit omvat e-mailcampagnes, autoresponders, workflow-e-mails en ad-hoc-e-mails.
Om te voorkomen dat opt-outs bestaande relaties of gesprekken die door uw contactpersonen zijn geïnitieerd, beëindigen, kunnen deze altijd worden beantwoord, zelfs als u zich afmeldt voor contactpersonen.
Het opsommen
GDPR-naleving is een gecompliceerd onderwerp dat vereist dat u Europese burgers verstrekt waarvan u de gegevens gebruikt, met bepaalde nieuwe rechten. Deze rechten kunnen moeilijk zijn om op een manier te verstrekken die uw bedrijf niet verstoort.
Met de nieuwe GDPR- en privacybeheerhulpprogramma's van Vtiger kunt u eenvoudig aan GDPR voldoen door uw contacten een plaats te geven waar ze naartoe kunnen gaan om hun toestemming te beheren of hun GDPR-rechten uit te oefenen, niet langer dan nodig is om de pagina in te stellen.
Als we uw interesse hebben, blijf dan op de hoogte voor onze volgende blogpost over hoe u onze nieuwe GDPR- en privacytools en e-mailcampagnes kunt configureren, zodat u snel toestemming en naleving krijgt.
