Af en toe ben je een klant een terugbetaling verschuldigd voor iets waarvoor je hem al hebt gefactureerd. Misschien heb je op die factuur 5% korting toegevoegd in plaats van 10% korting zoals beloofd in een gesprek. Of je hebt de verkeerde stad op hun factuur vermeld, waardoor het belastingtarief op 10% in plaats van 8% is ingesteld. Om het proces van bijschrijving van het geld te starten, moet u een Kredietnota.
Met Vtiger kunt u nu eenvoudig beheren creditnota's in de CRM. Stel met een paar klikken een creditnota samen die het bedrag aangeeft dat u aan uw klant verschuldigd bent. En terwijl u de klant de volgende keer factureert, past u de creditnota op de factuur toe om het factuurbedrag automatisch aan te passen. U kunt meerdere keren op de factuur van een klant een tegoedbon toepassen totdat het verschuldigde geld volledig is betaald.
Wanneer u creditnota's beheert in Vtiger, kunt u:
Maak met een klik een creditnota van een factuur
Wanneer u een verkeerde klant factureert of een zending mist, moet u het volledige factuurbedrag terugbetalen. In dergelijke gevallen kunt u met een klik een creditnota maken van een factuur. Wanneer u ervoor kiest om een creditnota van een factuur te maken, vult Vtiger automatisch de bestelinformatie van de factuur. Aangezien de klant volledige restitutie ontvangt, hoeft u geen wijzigingen in de creditnota aan te brengen. Zodra een creditnota is aangemaakt, kunt u deze afstemmen op de factuur om de transactie in evenwicht te brengen. Dit proces bespaart u niet alleen gegevensinvoer, maar elimineert ook eventuele handmatige fouten.
In het geval van een gedeeltelijk krediet, kunt u met Vtiger de hoeveelheid en prijs in de creditnota bewerken. Stel dat een klant 40% van de bestelling heeft geannuleerd. Dus terwijl u de creditnota van de factuur maakt, kunt u de hoeveelheid verlagen tot 40% van de bestelling.
Automatiseer creditnota-goedkeuringen
Creditnota's die voor grote bedragen zijn uitgegeven, hebben vaak de goedkeuring van de manager nodig voordat ze naar de klant worden verzonden. Met het goedkeuringsproces van Vtiger kunt u het hele kredietgoedkeuringsproces gemakkelijk beheren. Het enige dat u hoeft te doen, is even de tijd nemen om de goedkeuringsworkflow voor creditnota's in te stellen. Zodra de workflow is op zijn plaats, elke keer dat aan de voorwaarden wordt voldaan, stuurt Vtiger de creditnota automatisch naar de goedkeurder die in de workflow is ingesteld. Dit proces zorgt ervoor dat er geen creditnota verloren gaat onder een stapel ongelezen e-mails.
Lees een voorbeeld om dit scenario beter te begrijpen. Laten we zeggen dat om een creditnota ter waarde van $ 5000 of hoger uit te geven, u goedkeuring moet krijgen van de eerste manager. En als u een creditnota ter waarde van $ 10000 of hoger wilt uitgeven, moet u goedkeuring krijgen van de manager van niveau twee. Hiervoor moet u de goedkeuringsworkflow configureren die de limieten en fiatteurs definieert. Zodra dit is gebeurd, stel je voor dat je 2 creditnota's van waarde $ 8000 en $ 12000 elk maakt. Vtiger routeert de creditnota met waarde $ 8000 automatisch naar de manager op niveau één en de creditnota met waarde $ 12000 naar de manager op niveau twee. Aangezien de betrokken manager de goedkeuringskennisgeving in realtime ontvangt, kan hij of zij snel actie ondernemen.
Genereer rapport over uitgegeven creditnota's
Met Vtiger kunt u aangepaste rapporten over creditnota's genereren om de meest voorkomende redenen te begrijpen voor het maken van een creditnota, factuur / creditnota-ratio, aantal creditnota's per maand of jaar en meer. Met de inzichten die u krijgt van deze aangepaste rapporten, kunt u uw interne proces verbeteren. U kunt bijvoorbeeld een gedetailleerd rapport genereren om de reden voor het maken van creditnota's in een maand te analyseren. Als u ziet dat er meer creditnota's zijn gemaakt als gevolg van vertraging in de bezorging, kunt u maatregelen nemen om de vertraging bij verzending te verkorten of de levertijd te verhogen om ervoor te zorgen dat de bestellingen op tijd bij de klant terechtkomen. Of, als u merkt dat factureringsfouten de belangrijkste reden zijn om creditnota's te genereren, kunt u dieper onderzoeken om de redenen voor deze fouten in de facturering te begrijpen en de nodige hulpmiddelen en training te bieden.
Wilt u leren hoe u een creditnota kunt aanmaken in Vtiger CRM? Lees de documentatie. Voel je vrij om een reactie achter te laten als je vragen hebt over creditnota's of iets anders in Vtiger CRM.
