Stel je dit scenario eens voor:
Als field sales manager ontdekte u dat uw field sales rep een on-site klantmeeting zou bijwonen om een nieuw gelanceerd product te demonstreren. U ontdekte echter dat de rep niet aanwezig was bij de klantmeeting, maar de taak als 'Voltooid' markeerde in de CRM-records.
Dit is een duidelijke schending van de regels. Het kan de klantrelaties beïnvloeden, verkeerde invoer voor voorraadniveaus creëren en zelfs laten zien dat de salesagent zijn taken heeft voltooid terwijl dat niet het geval is.
Als dit een uitdaging is waar u al lange tijd mee kampt, moet u een systeem creëren waarmee u foutieve check-ins op de clientsite of foutieve vermeldingen in het CRM kunt voorkomen. Het is tijd dat we het hebben over de One Time Password (OTP) Rules and Validation-functie in Vtiger CRM.
Wat zijn de Vtiger OTP-regels en validatiefuncties?
Er is een groeiende behoefte om uw CRM te beschermen tegen frauduleuze updates en de integriteit van de bedrijfsvoering te behouden. Vtiger's OTP-regels en validatie is een aanvullende functie die een extra beveiligingslaag toevoegt aan uw CRM-activiteiten.
Vtiger OTP-regels helpen u deze uitdagingen te bestrijden door een effectieve manier te bieden om uw activiteiten te beveiligen. Voordat we erin duiken, laten we de belangrijkste concepten begrijpen:
- OTP's: Het is een eenmalige code die doorgaans wordt gegenereerd voor authenticatiedoeleinden.
- OTP-regels: Dit zijn aanpasbare instellingen die bepalen wanneer en hoe OTP-verificatie nodig is voor specifieke acties.
- OTP-validatie: Hiermee wordt de authenticiteit van een uitgevoerde actie bevestigd, waarbij de ingevoerde eenmalige wachtwoord (OTP) wordt vergeleken met de gegenereerde wachtwoord (OTP).
In een notendop, OTP-regels in Vtiger CRM stellen beheerders in staat om voorwaarden in te stellen om OTP-gebaseerde verificatie te activeren voor specifieke CRM-records en -acties. Nu vraagt u zich misschien af hoe de OTP-regels van Vtiger kunnen helpen het bovenstaande probleem op te lossen.
Door OTP-regels toe te passen, stuurt u een OTP naar het berichtenplatform van de klant (de OTP wordt bijvoorbeeld via sms naar de telefoon van de klant verzonden). Uw vertegenwoordiger in het veld kan vervolgens de OTP bij de klant opvragen en deze OTP in het CRM invoeren om de taak als voltooid te markeren.
Dit zorgt ervoor dat taken correct worden uitgevoerd en foutloos worden vastgelegd in het CRM. Het zorgt ook voor transparantie tussen uw bedrijf en uw klanten.
Navigeren door OTP-regels in Vtiger CRM
Denk aan een voorbeeld uit de echte wereld om te begrijpen hoe OTP-regels werken in Vtiger. Stel dat u een bezorgbedrijf runt en Vtiger CRM gebruikt om uw dagelijkse activiteiten te beheren. U wilt ervoor zorgen dat de bezorgbevestigingen echt zijn en voorkomen dat leveringen als voltooid worden gemarkeerd.
Hier zijn 9 stappen die u wellicht wilt weten om OTP-regels in te stellen voor dit scenario:
- OTP-regel aanmaken: Maak een nieuwe regel met de naam 'Delivery Confirmation OTP' en geef Vtiger Delivery Notes als de doelmodule. Pas uw OTP aan door het type, de lengte, de maximale poging tot opnieuw verzenden, validatiepogingen, etc. te definiëren.
- OTP-optie: Configureer de OTP als een vijfcijferige numerieke code die vijf minuten geldig is.
- Triggercondities: Stel de voorwaarde in om een eenmalige betaling te activeren wanneer het veld wordt gewijzigd in 'Geleverd'.
- Leveringskanaal: Selecteer het afleverkanaal om de OTP automatisch of handmatig via e-mail, sms of WhatsApp naar de ontvanger te sturen.
Wanneer een bezorger nu een levering als 'Bezorgd' wil markeren:
- Vtiger genereert en verstuurt een OTP naar het gekozen afleverkanaal van uw klant.
- De OTP-ontvanger deelt de OTP met de bezorgagent.
- De bezorger moet deze eenmalige code invoeren voordat de status kan worden gewijzigd in 'Geleverd'.
- Het systeem vergelijkt de ingevoerde eenmalige wachtwoordcode met de gegenereerde wachtwoordcode.
- De status wordt automatisch bijgewerkt in het CRM-record.
Dit zijn eenvoudige maar effectieve processen om ervoor te zorgen dat uw leveringen worden voltooid, waardoor frauduleuze CRM-updates aanzienlijk worden verminderd.
Duik in de dit artikel om meer te leren.
Voordelen van OTP-regels in Vtiger CRM
De OTP-regels bieden tal van voordelen, zoals:
Robuuste gegevensintegriteit
Door OTP-verificatie te implementeren voor cruciale taken, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat alleen geverifieerde wijzigingen worden aangebracht in de CRM-records. Op deze manier kunt u de nauwkeurigheid van de bedrijfsgegevens behouden.
Verbeterd klantenvertrouwen
Wanneer uw klanten zien dat u extra moeite doet om hun informatie te beveiligen, bouwt dat vertrouwen op. Dit vertrouwen kan langdurige relaties bevorderen, herhaalaankopen stimuleren en een positieve impact hebben op de reputatie van uw merk.
Minder valse updates
Bedrijven kunnen valse updates aanzienlijk verminderen en klanttevredenheid bereiken. Wanneer klanten ervan verzekerd zijn dat taken pas na OTP-bevestiging als voltooid worden gemarkeerd, verbetert dit de klantervaring.
Toekomst van CRM-beveiliging
Als we vooruitkijken, is één ding zeker: de rol van OTP-regels zal zich op spannende manieren ontwikkelen. CRM's in de toekomst kunnen OTP-verificatie gaan gebruiken in combinatie met biometrische authenticatie, zoals vingerafdruk- of gezichtsherkenning. Maak je klaar, want de toekomst komt snel dichterbij.
Wilt u uw huidige situatie verbeteren door de beveiliging van uw CRM-processen te verbeteren? Implementeer dan direct de Vtiger OTP-regels.
